Analýza výdajů: 10 výhod, které si nemůžete nechat ujít

Jaké jsou výhody analýzy výdajů? Základní definice analýzy výdajů ji popisuje jako využití údajů o výdajích, nákupních politikách a procesech zadávání veřejných zakázek za účelem nalezení způsobů, jak snížit náklady, vyjednat lepší smlouvy a zlepšit vztahy s dodavateli. Správně provedená analýza výdajů může ve skutečnosti snížit náklady na proces zadávání veřejných zakázek téměř o 50 %.

Výdaje a nákupy na úrovni podniku mohou být složité, protože je třeba spravovat mnoho různých dodavatelů a zvažovat různé možnosti, pokud jde o objednávky, slevy a hromadné objednávky. Přesto se odborníci shodují, že výhody stojí za to, protože přinášejí až 20% úsporu nákladů za každý nový dolar.

Analytici výdajů musí pracovat s různými finančními výkazy, objednávkami, smlouvami a dalšími dokumenty. Je zřejmé, že data jsou základem většiny poznatků v analýze výdajů a digitalizace je klíčem k zefektivnění tohoto procesu.

Nový cloudový software, jako je Spend Monitor, řešení pro snadné získávání informací v reálném čase, umožnil společnostem rychle implementovat robustní analytické funkce, ale jaké jsou výhody analýzy výdajů? Čtěte dále a dozvíte se více o klíčových výhodách, kterých můžete dosáhnout díky úspěšnému programu analýzy výdajů.

Slyšeli jste někdy o pojmu „výdajová kostka“? Jedná se o krok, který je součástí téměř všech procesů zadávání veřejných zakázek, při kterém analytik rozděluje firemní výdaje do různých kategorií. Je to nejlepší způsob, jak rozdělit odpovědnost za správu výdajů.

Řízení kategorií hraje významnou roli v analýze výdajů, ale také zabere hodně času, protože je třeba shromáždit všechny druhy údajů o výdajích z různých zdrojů a vyčistit je pro správnou analýzu.

Někdy je snazší provést rychlý nákup, než zkoumat, jak by se to hodilo do výdajového plánu podniku. K neplánovaným výdajům dochází, když tyto rychlé rozhodnutí vedou k ukvapeným smlouvám a neefektivním transakcím.

Analýza nákupů pomáhá těmto nákupům předcházet a zajišťuje vám lepší ceny a smlouvy za to, za co platíte. Je také silným odstrašujícím prostředkem proti porušování zákonů a neschváleným dodavatelům.

Jednou z prvních optimalizací, kterou tým analytiků výdajů provádí, je vyladění profilu dodavatelů organizace. Rozpoznáním neefektivních dodavatelů a snížením celkového počtu dodavatelů můžete spravovat vedlejší výdaje a snížit náklady.

Představte si situaci, kdy dvě samostatná oddělení nakupují přibližně stejný produkt od dvou různých dodavatelů. Kontrola dodavatelů by odhalila, že obě oddělení mohou provést společnou objednávku u jednoho dodavatele, aby se transakce zjednodušila.

Zároveň někdy dává smysl nakoupit stejný produkt na různých trzích, aby bylo možné využít drobné rozdíly v ceně. Tyto krátkodobé výměny mohou být pro vás výhodné, pokud máte k dispozici analytické schopnosti, které vám umožní je využít.

Bez ohledu na vaše interní úsilí jsou ceny, které platíte, nakonec určovány dynamikou trhu a událostmi, které jsou mimo kontrolu vaší společnosti. Externí benchmarking posuzuje vaše výdaje na nákup v kontextu měnících se cen na trhu.

Jak si vaše nákupy vedou ve srovnání s ostatními na trhu? Benchmarking spolu s vývojem trhu (konkrétně tržními indexy) vám umožní správně porovnat vaše výsledky s minulými výkony a s trhem obecně.

Benchmarking může probíhat také na interní úrovni. Jak porovnáváte finanční výkonnost různých obchodních poboček? Je některá z nich méně výkonná a vyžaduje pozornost?

Experimentováním s různými platebními podmínkami mohou analytici výdajů měnit výši provozního kapitálu, ke kterému má podnik v průběhu času přístup. Důležitým úkolem je zajistit, abyste měli kdykoli k dispozici dostatek hotovosti.

Společnosti mají obvykle pro tento účel týmy„závazky“a„pohledávky“, ale analýza výdajů stále hraje roli při správě rozpočtu v reálném čase.

Často oddělené oddělení v podniku, finance a nákup musí spolupracovat, aby bylo možné vytěžit maximum z firemních výdajů. Konkrétně musí nákup přesvědčit zainteresované strany v podniku, aby přijaly změny ve výdajích.

Většina manažerů se zdráhá měnit dodavatele na základě doporučení jiného oddělení, protože tím ztrácejí určitou míru kontroly nad svými surovinami a zdroji. Pokud se všichni shodnou na výhodách analýzy výdajů, může podnik spolupracovat na získání této přidané hodnoty.

Jaký je nejlepší způsob, jak udržovat vztahy s dodavateli? Zajistěte, abyste plně dodržovali dohodnuté podmínky. Dodavatelé si cení dodržování smluvních podmínek ze strany svých klientů a pokud tak budete činit, pravděpodobně s vámi zůstanou déle nebo vám dokonce nabídnou slevy. Vždy se například ujistěte, že platby přicházejí včas.

Analýza výdajů úzce souvisí se správou skladových zásob. Příliš malé zásoby vedou k narušení vaší schopnosti vyrábět produkty a nabízet služby vašim zákazníkům. Příliš velké zásoby vedou k nevyužitým zdrojům. Oba případy vedou ke ztrátě příjmů pro společnost.

Analýza výdajů umožňuje synchronizovat vaše výdaje s výstupy, čímž udržuje ideální úroveň zásob bez ohledu na to, jak moc kolísá poptávka ze strany spotřebitelů.

Více informací o výhodách analýzy výdajů naleznete v našem e-booku„Průvodce analýzou výdajů: Jak umožnit rozhodování na základě dat v oblasti nákupu“. Stáhněte si jej zdarma.