Peppol: De opkomst van de derde generatie elektronische facturering

Peppol is inmiddels een van de meest gebruikte netwerken voor elektronische facturering ter wereld. Na verschillende ontwikkelingsfasen op het gebied van elektronische facturering zorgt de derde generatie van Peppol voor innovatie, integratie en optimalisatie van de digitale factuurverwerking in het bedrijfsleven.

Volgens marktonderzoek zal de wereldwijde markt voor e-facturering tegen 2024 met 19% of 6,93 miljard dollar groeien. Nu wereldwijd steeds vaker gebruik wordt gemaakt van cloudtechnologieën en gestandaardiseerde oplossingen om dagelijkse financiële processen te optimaliseren, heeft Peppol zich geprofileerd als een van de koplopers op het gebied van wereldwijde of uniforme e-facturering.

Voor zowel kleine als grote bedrijven is inzicht in hoe Peppol werkt en welke voordelen de implementatie ervan voor uw bedrijf oplevert, de eerste stap naar een volledige optimalisatie en transformatie van financiële processen, om zo gelijke tred te houden met een steeds verder digitaliserende wereld.

Hoewel e-facturering in de loop der jaren enorm is geëvolueerd, blijft een van de grootste nadelen het ontbreken van een volledig uniforme of gestandaardiseerde netwerkimplementatie. De onderlinge compatibiliteit tussen netwerken en de grote verscheidenheid aan formaten zorgen nog steeds voor verwarring en ongewenste kosten. Op dit moment zijn er, eenvoudig gezegd, twee soorten gangbare standaarden voor e-facturen: internationale formaten en nationale formaten. Een gemeenschappelijk kenmerk is dat de meeste formaten zijn gebaseerd op UBL, de Universal Business Language.

Zoals de naam al aangeeft, hebben veel landen hun eigen nationale netwerken opgezet om digitale financiële processen voor bedrijven te optimaliseren. Een ander doel was het vergroten van de transparantie bij transacties en het verbeteren van de naleving van de wetgeving. Andere landen hebben echter gekozen voor de invoering van standaarden die distributie tussen verschillende landen mogelijk maken en de drempel voor geïntegreerde factuurautomatisering verlagen.

Een van de meest gebruikte en snelst groeiende systemen wereldwijd is Pan-European Public Procurement Online, oftewel Peppol.

Sinds 2019 is Peppol in meer dan 31 Europese landen actief als het verplichte netwerk voor elektronische facturering voor de gehele publieke sector in de Europese Unie. Dit heeft de overstap naar Peppol ook in de particuliere sector in een stroomversnelling gebracht. Daarnaast breidt het wereldwijde gebruik zich ook uit naar landen buiten Europa, zoals Australië, Canada, Nieuw-Zeeland, Singapore, Zuid-Afrika en de Verenigde Staten. Naar verwachting zullen nog meer landen volgen.

Het staat bekend om zijn gebruiksgemak en kostenefficiëntie en is daarmee de voorkeursoplossing voor financiële processen en elektronische facturering voor bedrijven van elke omvang.

Een breder gebruik van één enkel netwerk voor elektronische facturering vereenvoudigt de internationale interoperabiliteit en vermindert het aantal formaten dat een soepelere gebruikerservaring en financiële facturering in de weg zou kunnen staan. De overstap naar en het vasthouden aan de wereldwijde invoering van één uniform netwerk voor elektronische facturering is gewoonweg logisch.

Het grootste voordeel van Peppol is dat het gebruikmaakt van open netwerkstructuren, waardoor er geen behoefte meer is aan interoperabiliteit tussen onafhankelijke en lokale aanbieders van e-facturatie, die van oudsher sterk afhankelijk zijn van vergoedingen om inkomsten te genereren binnen hun gesloten netwerken.

Bovendien verloopt het registreren van uw Peppol-adres voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, in tegenstelling tot sommige traditionele gesloten netwerken en e-facturatieplatforms van de eerste generatie, intuïtief en eenvoudig.

Hieronder volgen de basisstappen om aan de slag te gaan met Peppol:

Een e-factuur versturen is heel eenvoudig: u maakt de factuur aan, vult de juiste gegevens in en rondt de bestelling af.

Binnen enkele seconden kunnen gebruikers het gewenste bestand uploaden, waarna het Peppol-systeem de factuur omzet naar een formaat dat door de e-factuurprovider wordt geaccepteerd. De facturen worden vervolgens via een portaaltoepassing verzonden, bekeken en toegankelijk gemaakt voor de ontvanger.

Dankzij e-facturering kunnen veel processen op het gebied van debiteurenbeheer grotendeels worden geautomatiseerd, evenals het volledige order-to-cash , inclusief aanmaningen en afstemming. Bovendien nemen leveranciers van bedrijfssoftware alle aspecten van de verzending voor hun rekening, zodat gebruikers zich geen zorgen hoeven te maken over extra handelingen zoals afdrukken, verzenden en frankeren.

Het ontvangen van e-facturen via Peppol is net zo eenvoudig, zo niet eenvoudiger, dan het versturen ervan. De drie eenvoudige stappen zijn invoer, voorbereiding en verwerking.

Deze stappen zijn grotendeels geautomatiseerd, waardoor ontvangers kunnen rekenen op een hoge nauwkeurigheid, veilige, versleutelde verzendprocessen en lagere verwerkingskosten per factuur.

Voor meer gedetailleerde informatie over dit proces kun je onze gratis gids over Peppol-e-facturering raadplegen.

De crediteurenadministratie, het proces waarbij facturen van leveranciers worden ontvangen en betaald, is misschien wel het meest tijdrovende en ingewikkelde onderdeel van het financiële proces. Bij traditionele systemen kunnen menselijke fouten en problemen met het handmatig versturen van papieren facturen een rol spelen, wat vaak het risico op onjuiste betalingen of een gebrekkig financieel beheer vergroot.

Netwerken zoals Peppol zorgen ervoor dat essentiële informatie ongewijzigd en conform erkende industrienormen in uw systeem terechtkomt en telkens weer veilig naar de juiste bestemmingen wordt verzonden.

Geef uw financiële processen een nieuwe impuls met de moderne e-facturering van Peppol. Met Qvalia kunt u uw bedrijfsprocessen optimaliseren dankzij geautomatiseerde factuurverwerking via een van ’s werelds populairste netwerken voor e-facturering.

Bezoek onze website om u gratis aan te melden en aan de slag te gaan met het optimaliseren van uw processen met innovatieve oplossingen voor elektronische facturering.