Peppol: Der Aufstieg der elektronischen Rechnungsstellung der dritten Generation

Peppol ist heute eines der weltweit am meisten genutzten E-Invoicing-Netzwerke. Nach mehreren Entwicklungen der elektronischen Rechnungsstellung innoviert, integriert und optimiert Peppol in der dritten Generation die Welt des digitalen Rechnungsversands in der Geschäftswelt.

Marktforschungsinstitute schätzen, dass der globale Markt für elektronische Rechnungsstellung bis 2024 um 19 % oder 6,93 Milliarden Dollar wachsen wird. Da weltweit immer mehr Cloud- und standardisierte Technologien zur Optimierung der alltäglichen Finanzprozesse eingesetzt werden, hat sich Peppol als einer der Vorreiter für die globale oder einheitliche elektronische Rechnungsstellung etabliert.

Für kleine und große Unternehmen ist das Wissen um die Vorteile von Peppol bei der Implementierung der erste Schritt zu einer umfassenden Optimierung und Umgestaltung der Finanzprozesse, um mit einer zunehmend digitalen Welt Schritt zu halten.

Obwohl sich die elektronische Rechnungsstellung im Laufe der Jahre enorm weiterentwickelt hat, ist einer der größten Nachteile nach wie vor das Fehlen einer vollständig vereinheitlichten oder standardisierten Netzeinführung. Die Interoperabilität zwischen den Netzen und eine Vielzahl von Formaten sorgen immer noch für Verwirrung und unerwünschte Kosten. Derzeit gibt es zwei Arten von gängigen E-Invoice-Standards: globale Formate und nationale Formate. Ein gemeinsamer Nenner ist, dass die meisten Formate auf der UBL ( Universal Business Language) basieren.

Wie der Name schon sagt, haben viele Länder ihre eigenen nationalen Netzwerke eingerichtet, um die digitalen Finanzprozesse für Unternehmen zu optimieren. Ein weiteres Ziel ist es, die Transparenz bei Transaktionen zu erhöhen und die Einhaltung von Gesetzen zu verbessern. Andere Länder, die sich zusammengeschlossen haben, sind jedoch dazu übergegangen, Standards einzuführen, die eine länderübergreifende Verbreitung ermöglichen und die Eintrittsbarriere für die integrierte Rechnungsautomatisierung senken.

Eines der meistgenutzten und am schnellsten wachsenden Formate weltweit ist Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol).

Seit 2019 ist Peppol in über 31 europäischen Ländern als obligatorisches E-Invoicing-Netz für den gesamten öffentlichen Sektor in der Europäischen Union in Betrieb. Dies hat die Umstellung auf Peppol auch in der Privatwirtschaft rasch beschleunigt. Auch in außereuropäischen Ländern wie Australien, Kanada, Neuseeland, Singapur, Südafrika und den USA ist Peppol bereits weit verbreitet, weitere Länder werden folgen.

Bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz, ist es die erste Wahl für Finanzprozesse und elektronische Rechnungen für Unternehmen jeder Größe.

Die breitere Nutzung eines einzigen E-Invoicing-Netzes vereinfacht die internationale Interoperabilität und verringert die Zahl der Formate, die eine optimierte Benutzererfahrung und eine effizientere Rechnungsstellung behindern könnten. Die globale Einführung eines einheitlichen E-Invoicing-Netzes ist sinnvoll und wird auch beibehalten.

Der größte Vorteil von Peppol ist die Verwendung offener Netzstrukturen, die die Notwendigkeit der Interoperabilität unabhängiger und lokaler E-Invoice-Betreiber überflüssig machen, die traditionell stark auf Gebühren angewiesen sind, um in ihren geschlossenen Netzen Einnahmen zu erzielen.

Im Gegensatz zu einigen traditionellen geschlossenen Netzwerken und E-Invoicing-Plattformen der ersten Generation ist der Prozess der Registrierung Ihrer Peppol-Adresse zum Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen intuitiv und einfach.

Hier sind die grundlegenden Schritte, um mit Peppol zu beginnen:

Das Versenden einer elektronischen Rechnung ist so einfach wie das Erstellen der Rechnung, das Eingeben der richtigen Informationen und das Abschließen der Bestellung.

In Sekundenschnelle können die Nutzer die gewünschte Datei eingeben, und das Peppol-System wandelt die Rechnung in ein vom E-Invoice-Betreiber akzeptiertes Format um. Die Rechnungen werden dann über eine Portalanwendung versandt, eingesehen und dem Überweisungsempfänger zugänglich gemacht.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung kann ein Großteil der Debitorenprozesse weitgehend automatisiert werden, ebenso wie der gesamte Prozessorder-to-cash mit Mahnungen und Abstimmungen. Darüber hinaus kümmern sich die Anbieter von Unternehmenssoftware um alle Aspekte der Zustellung, so dass sich die Nutzer nicht um zusätzliche Schritte wie Drucken, Versenden und Stempeln kümmern müssen.

Der Empfang von elektronischen Rechnungen über Peppol ist genauso einfach, wenn nicht sogar einfacher, als der Versand. Die drei einfachen Schritte umfassen die Eingabe, die Vorbereitung und die Verarbeitung.

Diese Schritte sind weitgehend automatisiert, so dass die Empfänger eine hohe Genauigkeit, sichere, verschlüsselte Verteilungsprozesse und geringere Prozesskosten pro Rechnung erwarten können.

Ausführlichere Informationen zu diesem Verfahren finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden zur elektronischen Rechnungsstellung von Peppol.

Die Kreditorenbuchhaltung, also der Prozess, bei dem Lieferantenrechnungen eingehen und bezahlt werden, ist wohl der zeitaufwändigste und komplizierteste Aspekt des Finanzprozesses. Herkömmliche Systeme können menschliches Versagen und Probleme mit dem manuellen Versand von Papierrechnungen mit sich bringen, was oft das Risiko für falsche Zahlungen oder schlecht verwaltete Finanzen erhöht.

Netzwerke wie Peppol sorgen dafür, dass wichtige Informationen unverfälscht und konform mit anerkannten Industriestandards in Ihr System gelangen und jederzeit sicher an die richtigen Empfänger verteilt werden.

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