Hoe Peppol e-facturering vereenvoudigt

In tegenstelling tot de meeste andere netwerken voor elektronische facturering is Peppol een open netwerk. Gebruikers zijn niet afhankelijk van de interoperabiliteit van lokale aanbieders van elektronische facturering en ontlopen zo de complexiteit en kosten die gepaard gaan met traditionele netwerken voor elektronische facturering. 

Al tientallen jaren vormende netwerken van netwerkexploitanten de belangrijkste infrastructuur voor de elektronische uitwisseling van e-facturen en andere zakelijke documenten tussen bedrijven en organisaties.

De netwerken zijn in feite verbindingen tussen dienstverleners die toegang bieden tot diverse netwerken voor elektronische facturering. Deze dienstverleners staan bekend alse-facturatie-exploitanten, VAN ofVAN . VAN de afkorting van Value Added Networks.

Van oudsher is de implementatie enigszins problematisch geweest, wat een belemmering vormt voor een snellere invoering van e-facturering.

Over het algemeen moeten bedrijven de volgende stappen doorlopen:

De traditionele poortwachtersrol van de providers heeft deze structuur van een „gesloten netwerk“ in stand gehouden, belemmeringen voor innovatie opgeworpen en de kosten van e-facturering voor de gebruikers hoog gehouden. Hier komt echter verandering in.

Het opkomende open netwerk Peppol stelt bedrijven en organisaties in staat om snel e-facturen en andere elektronische documenten uit te wisselen, enkel met behulp van hun Peppol-deelnemers-ID, Peppol ID. In de praktijk is het net zo eenvoudig als het versturen van een e-mail.

Door verbinding te maken met een Peppol-gecertificeerd toegangspunt kunnen e-facturen en andere elektronische documenten eenvoudig worden aangemaakt en uitgewisseld. Er zijn geen operatorovereenkomsten of maatwerkoplossingen nodig.

Zakenpartners die e-facturen willen uitwisselen binnen het Peppol-netwerk, moeten zich apart aanmelden bij een door de EU gecertificeerd Peppol Access Point, vaak een aanbieder van e-facturatiediensten (VAN ).

De volgende stap is het aanvragen van een eigen Peppol ID; dit is het enige wat je nodig hebt om binnen het netwerk Peppol-e-facturen en andere e-documenten te ontvangen. Je hebt echter geen Peppol ID nodig Peppol ID zelf e-facturen te versturen binnen het Peppol-netwerk. 

De provider biedt u wellicht een tool aan waarmee u uw facturen kunt beheren (meestal via een webinterface), of, afhankelijk van uw specifieke werkwijze en configuratie, moet u deze mogelijk in uw ERP-systeem integreren.

De kosten voor het registreren en uitwisselen van e-facturen kunnen variëren, maar gebruikers van Qvalia kunnenzich gratis aanmeldenen binnen enkele minuten een of meer adressen registreren. Ook het verzenden en ontvangen van e-facturen is gratis. Qvalia maakt gebruik van de meest recente versie van het Peppol-gegevensformaat: het op UBL gebaseerdePeppol BIS Billing .0.

Een Peppol ID uit twee delen: een eerste viercijferige code die het type identificatiecode aangeeft, en het unieke identificatienummer voor een bepaald bedrijf of een bepaalde organisatie, gescheiden door een dubbele punt.

In Zweden en andere landen wordt aanbevolen om het organisatienummer als identificatienummer te gebruiken. De viercijferige code voor een Zweeds organisatienummer is bijvoorbeeld „0007“, en Qvalia, dat zijn organisatienummer gebruikt, heeft Peppol ID : 5567321707“.

Binnen Peppol kunnen uitwisselingenechterook gebruikmaken van GLN-nummers ome-facturen en andere documenten naar de juiste ontvanger te sturen. Grotere bedrijven met dochterondernemingen of concerns kunnen GLN-nummers gebruiken, omdat meerdere entiteiten hetzelfde organisatienummer kunnen delen.

Voor bedrijven die GLN-nummers gebruiken, wordt de code „0088“ gevolgd door 13 cijfers voor het GLN-nummer, bijvoorbeeld „0088: 1234567891234“. Peppol heeft de viercijferige identificatiecodes vastgesteld; deze codes verschillen per land.

Lokale netwerkexploitanten met de status van Peppol-toegangspunt hoeven niet vooraf contact met elkaar op te nemen of specifieke instellingen te configureren. Aangezien de meeste exploitanten van elektronische facturatiesystemen tegenwoordig toegangspunten zijn, is het risico dat uw transacties niet worden verwerkt vrij klein.

Zoek Peppol-ID’s via onze wereldwijde Peppol-lijst, waar u eenvoudig kunt zoeken naar bedrijven en organisaties die momenteel in het netwerk zijn opgenomen.

Op Peppol.eu vindt u technische informatie en instructies over hoe berichten worden uitgewisseld tussen Peppol-toegangspunten. Strenge controles en validaties zijn standaard in het netwerk ingebouwd, zodat e-facturen en andere documenten gegarandeerd technisch correct worden afgeleverd en voldoen aan alle regels voor een conforme EU-factuur.

Samenvattend: de open netwerkstructuur van Peppol biedt een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de traditionele lokale netwerkstructuur. Van netwerkbereik tot onderhoudskosten en gebruiksvriendelijkheid: bedrijven en organisaties die Peppol als kerninfrastructuur voor hun financiële processen gebruiken, lopen voorop.

—

Qvalia is betrokken bij verschillende projecten om het netwerk uit te breiden en de acceptatie ervan bij bedrijven en organisaties te bevorderen.

AS4EDI heeft tot doel het gebruik van de eDelivery DSI (Digital Service Infrastructure) te bevorderen door het AS4-protocol te integreren in geselecteerde Peppol-toegangspunten en de bijbehorende Service Metadata Publishers (SMP).

Het doel van EURINV19 is het ontwikkelen en implementeren van geavanceerde functionaliteiten voor elektronische facturering, waaronder volledige naleving van EN, de Europese norm voor elektronische facturering, in de software van geselecteerde deelnemers in verschillende EU-lidstaten.

De inhoud van deze publicatie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van Qvalia en geeft niet noodzakelijkerwijs de mening van de Europese Unie weer.