En ny studie fra Qvalia viser at feil i fakturahåndteringen fører til et kontinuerlig skjult kapitaltap. Bedriftene som inngikk i studien, tapte i gjennomsnitt 133 764 euro per år på grunn av feil i økonomiprosessene som kunne vært unngått.
Selv mindre feil i fakturahåndteringsprosessen kan føre til et alvorlig tap av kapital, som avslørt i vår nye rapport The hidden cost of invoice errors in the Nordics 2020.
Qvalia analyserte 25,8 millioner innkjøpsfakturaer fra 100 nordiske selskaper og offentlige organisasjoner med en årlig omsetning på over 100 millioner euro, og fant at 0,53 % av alle fakturaene ble håndtert feil.
Selv om det brukes betydelige ressurser på å rette opp disse feilene, i gjennomsnitt 31 fulltidsarbeidsdager, er det fortsatt mange feil som ikke blir oppdaget.
Uoppdagede finansieringsfeil forble skjult gjennom hele prosessen og utgjorde et gjennomsnittlig tap på 0,44 euro for hver innkommende innkjøpsfaktura.
Eksempler på feil som fører til kapitallekkasje, er feil håndtering av merverdiavgift, dobbeltbetalinger og overbetaling. Det er ofte en konsekvens av manuell håndtering, utdaterte prosesser og eldre programvare.
Sammendrag av rapporten
- Analyserte selskaper: 100
- Fakturaer som ble analysert: 25 840 061
- Feilhåndterte fakturaer: 0.53%
- Heltidsarbeidsdager brukt på interne korreksjoner: 31 dager
- Uoppdagede feil i fakturaer: 0.11%
- Kostnader ved uoppdagede feil som andel av organisasjonskostnadene ved fakturaposteringsprosessen: 29%
Tips til bedrifter for å unngå feil
- Lag en plan for å eliminere analoge fakturaformater som papir og PDF-filer.
- Gi leverandørene dine insentiver til å bruke e-fakturaer.
- Kartlegg prosesser og systemer. Identifiser flaskehalser som manuelle oppgaver
- Sentraliser administrasjonen av leverandørreskontroen din og muliggjør kontinuerlig overvåking og oppdateringer.