كشفت دراسة جديدة أجرتها شركة «كفاليا» أن الأخطاء في معالجة الفواتير تؤدي إلى خسارة مستمرة وخفية في رأس المال. فقد تكبدت الشركات التي شملتها الدراسة خسارة سنوية بلغت في المتوسط 133,764 يورو بسبب أخطاء كان من الممكن تجنبها في عملياتها المالية.
حتى الأخطاء البسيطة في عملية معالجة الفواتير يمكن أن تتسبب في خسائر مالية جسيمة، كما كشف تقريرنا الجديد «التكلفة الخفية لأخطاء الفواتير في دول الشمال الأوروبي 2020».
قامت شركة «كفاليا» بتحليل 25.8 مليون فاتورة شراء صادرة عن 100 شركة ومنظمة من القطاع العام في دول الشمال الأوروبي، تبلغ مبيعاتها السنوية أكثر من 100 مليون يورو، ووجدت أن 0.53% من إجمالي الفواتير تمت معالجتها بشكل غير صحيح.
حتى لو تم إنفاق موارد كبيرة لتصحيح هذه الأخطاء — ما يعادل في المتوسط 31 يوم عمل بدوام كامل — فإن العديد من الأخطاء لا تزال تمر دون أن يلاحظها أحد.
ظلت الأخطاء المالية التي لم يُلاحظها أحد مخفية طوال العملية، وبلغت خسارة متوسطة قدرها 0.44 يورو لكل فاتورة شراء واردة.
ومن أمثلة الأخطاء التي تؤدي إلى تسرب رأس المال سوء إدارة ضريبة القيمة المضافة، والمدفوعات المزدوجة، والمدفوعات الزائدة. وغالبًا ما يكون ذلك نتيجة المعالجة اليدوية، والعمليات القديمة، والبرامج القديمة.
ملخص التقرير
- الشركات التي شملها التحليل: 100
- عدد الفواتير التي تم تحليلها: 25,840,061
- الفواتير التي تمت معالجتها بشكل خاطئ: 0.53%
- عدد أيام العمل بدوام كامل المخصصة للتصحيحات الداخلية: 31 يومًا
- أخطاء الفواتير غير المكتشفة: 0.11%
- نسبة تكلفة الأخطاء غير المكتشفة من إجمالي التكلفة التنظيمية لعملية قيد الفواتير: 29%
نصائح للشركات لتجنب الأخطاء
- ضع خطة للتخلص من أشكال الفواتير التناظرية مثل الفواتير الورقية وملفات PDF
- حفز مورديك على استخدام الفواتير الإلكترونية
- قم بتحديد مسار عملياتك وأنظمتك. حدد نقاط الاختناق مثل المهام اليدوية
- قم بتركيز إدارة دفتر حسابات الموردين لديك، واعمل على توفير المراقبة والتحديثات المستمرة