Im Gegensatz zu den meisten anderen E-Invoice-Netzen ist Peppol ein offenes Netz. Die Nutzer sind nicht von der Interoperabilität lokaler E-Invoice-Betreiber abhängig und vermeiden die Komplexität und Kosten, die mit herkömmlichen E-Invoice-Netzen verbunden sind.
Jahrzehntelang waren die Betreibernetze die vorherrschende Infrastruktur für den elektronischen Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Organisationen.
Die Netze sind im Wesentlichen Verbindungen zwischen Dienstleistern, die den Zugang zu verschiedenen E-Invoice-Netzen ermöglichen. Diese Dienstleister werden als E-Invoice-Betreiber, VAN services, VAN operators bezeichnet. VAN ist die Abkürzung für Value Added Networks.
Die Einrichtung eines geschlossenen Netzes
In der Vergangenheit war die Einrichtung etwas problematisch, was eine Schwelle für eine schnellere Einführung der elektronischen Rechnungsstellung darstellte.
Im Allgemeinen sind die Unternehmen verpflichtet, diese Schritte zu durchlaufen:
- Sowohl der Absender als auch der Empfänger der elektronischen Rechnung müssen getrennte Vereinbarungen mit einem E-Invoice-Betreiber treffen.
- Die Betreiber der elektronischen Rechnungen des Senders und des Empfängers müssen eine Interoperabilitätsvereinbarung haben, um ihre elektronischen Rechnungen zu verarbeiten.
- Die Betreiber müssen die technischen Voraussetzungen für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen schaffen, einschließlich Tests.
- Häufig ist eine zusätzliche Formatkonvertierung erforderlich, damit die elektronische Rechnung im ERP-System des Unternehmens weiterverarbeitet werden kann.
Die Gatekeeping-Position der traditionellen Betreiber hat diese "geschlossene Netzstruktur" aufrechterhalten, Innovationshindernisse aufgebaut und die Kosten der elektronischen Rechnungsstellung für die Nutzer hoch gehalten. Diese Praxis wird sich jedoch bald ändern.
Verbesserte und vereinfachte elektronische Rechnungsstellung
Das entstehende offene Netzwerk Peppol ermöglicht Unternehmen und Organisationen den schnellen Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten, indem sie einfach ihre Peppol-Teilnehmerkennung verwenden, Peppol ID. Das macht es in der Praxis so einfach wie das Versenden einer E-Mail.
Durch Zugriff auf einen Peppol-zertifizierten Access Point können elektronische Rechnungen und andere elektronische Dokumente einfach erstellt und ausgetauscht werden. Es sind keine Betreibervereinbarungen oder maßgeschneiderte Einrichtungen erforderlich.
Zugang zu Peppol
Geschäftspartner, die elektronische Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzes austauschen wollen, müssen sich gesondert bei einem EU-zertifizierten Peppol-Zugangspunkt anmelden, bei dem es sich häufig um einen E-Invoice-Betreiber handelt (VAN service).
Der nächste Schritt besteht darin, sich eine spezielle Peppol ID zu besorgen. Diese ist die einzige Voraussetzung für den Empfang von elektronischen Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten innerhalb des Peppol-Netzes. Für den Versand von elektronischen Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzwerks benötigen Sie jedoch keine Peppol ID .
Der Betreiber kann Ihnen ein Tool zur Verfügung stellen, mit dem Sie Ihre Rechnungen verwalten können (in der Regel über eine webbasierte Schnittstelle), oder Sie müssen es, je nach Ihrem speziellen Prozess und Ihrer Einrichtung, in Ihr ERP-System integrieren.
Die Gebühren für die Registrierung und den Austausch elektronischer Rechnungen können variieren, aber Nutzer von Qvalia können sich kostenlos anmelden und innerhalb weniger Minuten eine oder mehrere Adressen registrieren. Das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen ist ebenfalls kostenlos. Qvalia verwendet die aktuellste Version des Datenformats von Peppol, das UBL-basierte Peppol BIS Billing 3.0.
Peppol ID: Ihre eindeutige Adresse
Eine Peppol ID besteht aus zwei Teilen: einem anfänglichen vierstelligen Code, der die Art der Kennung angibt, und der eindeutigen Kennungsnummer für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Organisation, die durch einen Doppelpunkt getrennt ist.
In Schweden und anderen Ländern wird empfohlen, die Organisationsnummer als Identifizierungsnummer zu verwenden. Der vierstellige Code für eine schwedische Organisationsnummer ist zum Beispiel "0007", und Qvalia, das seine Organisationsnummer verwendet, hat Peppol ID "0007: 5567321707".
Die Vermittlungsstellen innerhalb von Peppol können jedoch auch GLN-Nummern verwenden , um elektronische Rechnungen und andere Dokumente an den richtigen Empfänger zu leiten. Größere Unternehmen mit Unterabteilungen oder Gruppen können GLN-Nummern verwenden, da mehrere Instanzen dieselbe Organisationsnummer nutzen können.
Bei Unternehmen, die GLN-Nummern verwenden, wird der Code "0088" von 13 Ziffern für die GLN-Nummer gefolgt, z. B. "0088: 1234567891234". Peppol hat die vierstelligen Codes für den Identifizierungstyp festgelegt, und die Codes unterscheiden sich von Land zu Land.
Die Betreiber lokaler Netze mit dem Status eines Peppol-Zugangspunkts müssen nicht im Voraus miteinander Kontakt aufnehmen und spezielle Einstellungen vornehmen. Die meisten E-Invoice-Betreiber sind heute Zugangspunkte, so dass das Risiko, dass Ihre Transaktionen nicht durchgeführt werden, relativ gering ist.
Finden Sie Peppol-IDs mit Hilfe unseres globalen Peppol-Verzeichnisses, in dem Sie ganz einfach nach Unternehmen und Organisationen suchen können, die derzeit im Netzwerk aufgeführt sind.
Auf Peppol.eu finden Sie technische Informationen und Anleitungen dazu, wie Nachrichten zwischen Peppol-Zugangspunkten ausgetauscht werden. Strenge Kontrollen und Validierungen sind in das Netzwerk integriert, so dass elektronische Rechnungen und andere Dokumente garantiert technisch korrekt zugestellt werden und allen Regeln für eine EU-konforme Rechnung entsprechen.
Zusammengefasst: Die offene Netzwerkstruktur von Peppol stellt eine deutliche Verbesserung gegenüber der traditionellen lokalen Netzwerkstruktur dar. Von der Reichweite des Netzwerks bis hin zu den Wartungskosten und der Benutzerfreundlichkeit: Unternehmen und Organisationen, die Peppol als Kerninfrastruktur für den Finanzprozess nutzen, haben einen Vorsprung.
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Qvalia ist an mehreren Projekten beteiligt, um das Netzwerk weiterzuentwickeln und die Einführung bei Unternehmen und Organisationen zu unterstützen.
AS4EDI zielt darauf ab, die Nutzung der eDelivery DSI (Digital Service Infrastructure) zu fördern, indem das AS4-Protokoll in ausgewählte Peppol-Zugangspunkte und deren jeweilige Service Metadata Publisher (SMP) integriert wird.
Ziel von EURINV19 ist es, fortschrittliche E-Invoicing-Funktionen zu entwickeln und in die Software ausgewählter Teilnehmer aus mehreren EU-Mitgliedstaaten zu implementieren, einschließlich der vollständigen Einhaltung der europäischen E-Invoicing-Norm EN.
Der Inhalt dieser Veröffentlichung liegt in der alleinigen Verantwortung von Qvalia und spiegelt nicht unbedingt die Meinung der Europäischen Union wider.
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