E-facturering in Europa: gevolgen geanalyseerd in nieuw EU-rapport

De Europese Commissie heeft een rapport gepubliceerd over elektronische facturering in Europa, waarin de effecten van het beleid inzake e-facturering en de acceptatie daarvan worden geanalyseerd op basis van de baanbrekende Richtlijn 2014/55/EU.

Het rapport „Over de gevolgen van Richtlijn 2014/55/EU voor de interne markt en de acceptatie van elektronische facturering bij overheidsopdrachten”, dat op 19 februari 2024 is gepubliceerd, geeft een overzicht van de stand van zaken op het gebied van e-facturering in de regio en biedt inzicht in de voortgang, de geleerde lessen en de uitdagingen bij het harmoniseren van de handel en het bevorderen van de digitale transformatie in heel Europa.

Het onderzoek werd uitgevoerd door middel van gegevensanalyse en overleg met belanghebbenden, waaronder nationale overheden, kleine en middelgrote ondernemingen, grote bedrijven en professionals uit de sector. Hierbij werd gebruikgemaakt van een extern onderzoek en veldonderzoek in de vorm van enquêtes, interviews en casestudy’s in verschillende landen. Hieronder volgen de belangrijkste bevindingen.

Ondanks de verschillende uitdagingen die in het rapport worden beschreven, wordt geconcludeerd dat de Europese Unie belangrijke stappen heeft gezet in de richting van de modernisering van de aanbestedingsprocedures, met bijzondere aandacht voor de invoering van e-facturering.

Richtlijn 2014/55/EU was een mijlpaal, bedoeld om belemmeringen voor de interne markt weg te nemen en de obstakels te verhelpen waarmee bedrijven te maken hebben als gevolg van uiteenlopende nationale regels en normen op het gebied van e-facturering. De richtlijn heeft een positief effect gehad en betekent een stap vooruit wat betreft grensoverschrijdende interoperabiliteit en een grotere acceptatie van e-facturering bij overheidsopdrachten.

Het wordt ook geprezen vanwege zijn bijdrage aan internationale vooruitgang en het bevorderen van wereldwijde interoperabiliteit. Deze prestatie komt duidelijk naar voren uit de brede acceptatie van het Peppol Interoperability Framework buiten de Europese Unie, in landen als Australië, Japan, Maleisië, Nieuw-Zeeland en Singapore, waardoor het toepassingsgebied en de invloed van de richtlijn worden vergroot.

De richtlijn sluit nauw aan bij de wetgevingsvoorstellen van de Europese Commissie uit 2022 inzake btw in het digitale tijdperk (ViDA), waarin het belang van e-facturering wordt benadrukt. Deze voorstellen beogen het EU-btw-kader te moderniseren om problemen aan te pakken die voortvloeien uit de digitale economie, en om btw-processen te vereenvoudigen door de invoering van een uniforme btw-registratie, waardoor meerdere registraties binnen de EU overbodig worden. Daarnaast is het de bedoeling een btw-rapportagemechanisme voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU in te voeren, waarbij gebruik wordt gemaakt van e-facturering en de Europese norm. Bovendien zullen EU-landen die een btw-rapportagesysteem voor binnenlandse transacties willen invoeren, ook gebruik moeten maken van e-facturering. De voorstellen omvatten een richtlijn om e-facturering tegen januari 2028 tot de standaardfactureringsmethode te maken .

Een van de belangrijkste doelstellingen van de richtlijn was het waarborgen van de interoperabiliteit van e-facturen in de hele EU. Dit werd bereikt door alle openbare aanbesteders te verplichten e-facturen te accepteren die voldoen aan de Europese norm voor e-facturering. De maatregel heeft niet alleen de interoperabiliteit verbeterd, maar ook geleid tot een aanzienlijke toename van het gebruik van e-facturering. Door technische vereisten en normen te harmoniseren, concludeert het rapport dat de EU verdere fragmentatie binnen de interne markt effectief heeft voorkomen, waardoor transacties tussen lidstaten gestroomlijnd en minder belastend zijn geworden.

In 2008 werd het door de EU gefinancierde project „Pan-European Public Procurement On-Line” (later omgedoopt tot Peppol) door overheidsinstanties in elf lidstaten opgezet om grensoverschrijdende elektronische aanbestedingen te vergemakkelijken, voortbouwend op het werk van het Europees Comité voor Normalisatie (CEN). Het project, dat nu wordt beheerd door de non-profitorganisatie OpenPeppol, biedt een reeks technische specificaties die kunnen worden geïmplementeerd in bestaande e-aanbestedingsoplossingen om deze interoperabel te maken, en is uitgegroeid tot een netwerk van toegangspunten voor de uitwisseling van elektronische zakelijke berichten, waaronder e-facturen.

De invoering van Peppol, een Europese norm voor elektronische facturering, heeft de interoperabiliteit zowel op semantisch als op syntactisch niveau bevorderd. Dit betekent dat de informatie in elektronische facturen binnen de EU in verschillende systemen en landen op een consistente manier kan worden begrepen en verwerkt. Uit de uitvoering van de richtlijn is echter gebleken dat voor volledige interoperabiliteit ook problemen op transmissieniveau moeten worden aangepakt. Dit aspect blijft een cruciaal element voor de naadloze uitwisseling van elektronische facturen over de grenzen heen.

De richtlijn voorzag een aanzienlijke toename in het gebruik van e-facturering, met name in de sector business-to-government (B2G); het gebruik van e-facturering bij overheidsopdrachten is aanzienlijk gestegen, van 10% in 2013 tot 32% in 2020.

Verwacht werd dat de verplichting voor overheidsinstanties om aan de voorschriften beantwoordende e-facturen te accepteren, deze stijging zou stimuleren. In sommige lidstaten is het gebruik van e-facturering voor B2G-transacties gestegen tot 100%, met name in landen die het gebruik ervan verplicht hebben gesteld of die op digitaal gebied al ver gevorderd waren.

Uit schattingen in het rapport blijkt dat het digitaliseren en automatiseren van het factureringsproces meetbare voordelen oplevert, met een besparing van ongeveer 5,28 euro per verzonden e-factuur en 8,4 euro per ontvangen e-factuur, uitgaande van arbeidskosten van 46 euro per uur. Bovendien leidt het automatiseren van de volledige order-to-cash purchase-to-pay tot nog grotere besparingen.

Hoewel het gebruik van e-facturering in heel Europa duidelijk is toegenomen, concludeert het rapport dat dit nog niet de meest gangbare factureringsmethode is geworden. De groei van e-facturering en andere elektronische zakelijke berichten zal zich de komende jaren voortzetten.

Ondanks de behaalde resultaten blijven er op EU-niveau uitdagingen bestaan. In het rapport wordt gesteld dat er duidelijk behoefte is aan verdere inspanningen om het gebruik van e-facturering in de hele regio te stimuleren. Daarnaast blijft het bevorderen van interoperabiliteit een prioriteit om ervoor te zorgen dat de voordelen van e-facturering in alle lidstaten ten volle kunnen worden benut. Deze uitdagingen onderstrepen dat het traject naar digitale transformatie op het gebied van overheidsopdrachten binnen de EU nog lang niet ten einde is.

Alle lidstaten hebben de richtlijn in nationale wetgeving omgezet, maar de voortgang verloopt niet overal even soepel. 17 van de 27 EU-landen hebben leveranciers verplicht gesteld om e-facturen aan de publieke sector te verstrekken: in 13 landen geldt deze verplichting volledig, en in vier landen slechts gedeeltelijk.

Om de transparantie verder te vergroten, zijn betere statistieken nodig. De EU-lidstaten zijn niet verplicht om transacties te rapporteren; slechts enkele nationale autoriteiten hebben gedetailleerde informatie verstrekt, en op grensoverschrijdend niveau zijn dat er nog minder.

Naarmate de EU de richtlijn verder implementeert, blijft het gemeenschappelijke doel duidelijk: het creëren van een efficiënter, transparanter en beter geharmoniseerd klimaat voor overheidsopdrachten. De vooruitgang die in het kader van de richtlijn is geboekt, is prijzenswaardig, maar om verder te komen is een voortdurende inzet voor innovatie en samenwerking nodig om e-facturering op grote schaal ingang te doen vinden.

In het rapport wordt benadrukt dat opkomende technologieën en de bredere digitale transformatie de ontwikkeling van e-facturen stimuleren.

Deze ontwikkelingen zorgen voor een ingrijpende verandering in de wereld van e-facturering, waarbij de EU en haar lidstaten moeten blijven samenwerken om optimale omstandigheden te creëren voor overheden, bedrijven en innovators.