E-fakturering i Europa: Konsekvensene analyseres i ny EU-rapport

EU-kommisjonen har publisert en rapport om elektronisk fakturering i Europa, som analyserer effekten av e-fakturapolitikken og innføringen av e-fakturering med utgangspunkt i det innflytelsesrike direktivet 2014/55/EU.

Rapporten On the effects of Directive 2014/55/EU on the Internal Market and on the uptake of electronic invoicing in public procurement, publisert 19. februar 2024, oppsummerer status for e-fakturering i regionen og gir innsikt i fremskritt, erfaringer og utfordringer knyttet til harmonisering av handel og fremme av digital transformasjon i Europa.

Den ble gjennomført ved å analysere data og konsultere interessenter, inkludert nasjonale myndigheter, små og mellomstore bedrifter, store bedrifter og bransjefolk. Dette innebar en ekstern studie, feltundersøkelser gjennom spørreundersøkelser, intervjuer og casestudier i ulike land. Her er de viktigste funnene.

Til tross for flere utfordringer som beskrives i rapporten, konkluderes det med at EU har tatt betydelige skritt i retning av å modernisere offentlige anskaffelsesprosesser, med særlig fokus på innføring av e-faktura.

Direktiv 2014/55/EU var en milepæl som hadde som mål å fjerne hindringene i det indre markedet og de hindringene bedrifter møter på grunn av ulike nasjonale regler og standarder for e-fakturering. Direktivet har hatt en positiv effekt, og har vært et skritt fremover når det gjelder interoperabilitet på tvers av landegrensene og økt bruk av e-fakturering i offentlige anskaffelser.

Det har også blitt anerkjent for å bidra til internasjonal fremgang og fremme global interoperabilitet. Dette understrekes av at Peppol-rammeverket for interoperabilitet har fått stor utbredelse utenfor EU, i land som Australia, Japan, Malaysia, New Zealand og Singapore, noe som har utvidet direktivets omfang og innflytelse.

Direktivet er nært knyttet til EU-kommisjonens lovforslag VAT in the Digital Age (ViDA) fra 2022, som understreker viktigheten av e-fakturering. Disse forslagene tar sikte på å oppdatere EUs merverdiavgiftsregelverk for å håndtere problemer som oppstår som følge av den digitale økonomien, og å forenkle merverdiavgiftsprosessene ved å innføre en enhetlig merverdiavgiftsregistrering som eliminerer behovet for flere registreringer i hele EU. I tillegg planlegger de å etablere en momsrapporteringsmekanisme for grenseoverskridende transaksjoner i EU, basert på e-fakturering og den europeiske standarden. EU-land som ønsker å innføre et momsrapporteringssystem for innenlandske transaksjoner, må også bruke e-fakturering. Forslagene inkluderer et direktiv om å gjøre e-fakturering til standard faktureringsmetode innen januar 2028.

Et av direktivets hovedmål var å sikre interoperabilitet for e-fakturaer i hele EU. Dette ble oppnådd ved å pålegge alle offentlige innkjøpere å godta e-fakturaer som er i samsvar med den europeiske e-faktureringsstandarden. Tiltaket forbedret ikke bare interoperabiliteten, men førte også til en betydelig økning i bruken av e-fakturering. Ved å harmonisere de tekniske kravene og standardene konkluderer rapporten med at EU effektivt har forhindret ytterligere fragmentering av det indre markedet og sørget for at transaksjoner på tvers av medlemslandene er strømlinjeformet og mindre byrdefulle.

I 2008 ble det EU-finansierte prosjektet Pan-European Public Procurement On-Line (senere omdøpt til Peppol) initiert av offentlige etater i 11 medlemsland for å legge til rette for e-innkjøp på tvers av landegrensene, med utgangspunkt i arbeidet til Den europeiske standardiseringskomiteen (CEN). Prosjektet, som nå styres av den ideelle organisasjonen OpenPeppol, inneholder et sett med tekniske spesifikasjoner som kan implementeres i eksisterende e-innkjøpsløsninger for å gjøre dem interoperable, og det har utviklet seg til et nettverk av tilgangspunkter for utveksling av elektroniske forretningsmeldinger, inkludert e-fakturaer.

Utviklingen av Peppol, en europeisk standard for e-fakturering, har gjort det lettere å oppnå interoperabilitet på både semantisk og syntaktisk nivå. Det betyr at informasjonen i e-fakturaer kan forstås og behandles på samme måte på tvers av ulike systemer og land i EU. Implementeringen av direktivet har imidlertid vist at for å oppnå full interoperabilitet må man også løse problemer på overføringsnivå. Dette aspektet er fortsatt avgjørende for sømløs utveksling av e-fakturaer på tvers av landegrensene.

Direktivet la opp til en betydelig økning i bruken av e-fakturering, særlig innen business-to-government (B2G); bruken av e-fakturering i offentlige anskaffelser har økt betydelig, fra 10 % i 2013 til 32 % i 2020.

Forpliktelsen for offentlige myndigheter til å godta e-fakturaer som er i samsvar med kravene, var forventet å drive denne økningen. I noen medlemsland har e-fakturering for B2G-transaksjoner blitt tatt i bruk i 100 % av tilfellene, særlig i de landene som har pålagt bruk av e-faktura eller allerede er digitalt avanserte.

Estimater i rapporten tyder på at digitalisering og automatisering av faktureringsprosessen gir kvantifiserbare fordeler, med besparelser på ca. 5,28 euro for hver utstedte e-faktura og 8,4 euro for hver mottatte e-faktura, basert på en timekostnad på 46 euro. I tillegg gir automatisering av hele order-to-cash og purchase-to-pay syklusen enda større besparelser.

Selv om det har vært en merkbar økning i bruken av e-faktura i Europa, konkluderer rapporten med at e-faktura ennå ikke har blitt den dominerende faktureringsmetoden. Veksten i e-fakturering og andre elektroniske forretningsmeldinger vil fortsette i mange år fremover.

Til tross for de gode resultatene er det fortsatt utfordringer på EU-nivå. Rapporten slår fast at det er behov for ytterligere innsats for å stimulere til økt bruk av e-fakturering i hele regionen. I tillegg er det fortsatt viktig å fremme interoperabilitet for å sikre at fordelene ved e-fakturering kan utnyttes fullt ut i alle medlemslandene. Disse utfordringene understreker den pågående digitaliseringen av offentlige anskaffelser i EU.

Alle medlemslandene har implementert direktivet i nasjonal lovgivning, men utviklingen er ujevn. 17 av 27 EU-land har gjort det obligatorisk for leverandører å utstede e-fakturaer til offentlig sektor, 13 fullt ut og fire bare delvis.

For å fremme ytterligere åpenhet er det behov for bedre statistikk. EU-landene er ikke forpliktet til å rapportere om transaksjoner, og bare noen få nasjonale myndigheter har gitt detaljert informasjon, og enda færre på tvers av landegrensene.

Mens EU fortsetter å implementere direktivet, er det felles målet fortsatt klart: å skape et mer effektivt, transparent og harmonisert miljø for offentlige anskaffelser. Fremskrittene som er gjort i henhold til direktivet, er prisverdige, men veien videre krever fortsatt satsing på innovasjon og samarbeid for at e-fakturering skal kunne tas i bruk i stor skala.

Rapporten legger vekt på at ny teknologi og den generelle digitale transformasjonen er drivkraften bak utviklingen av e-fakturaer.

Denne utviklingen er i ferd med å endre e-fakturering fundamentalt, og EU og medlemslandene må fortsette samarbeidet for å skape optimale forhold for myndigheter, bedrifter og innovatører.