E-fakturering i Europa: Effekten analyseret i ny EU-rapport

Europa-Kommissionen har udgivet en rapport om elektronisk fakturering i Europa, der analyserer effekten af e-faktureringspolitik og -indførelse på baggrund af det effektive direktiv 2014/55/EU.

Rapporten On the effects of Directive 2014/55/EU on the Internal Market and on the uptake of electronic invoicing in public procurement, der blev offentliggjort den 19. februar 2024, opsummerer status for e-fakturering i regionen og giver indsigt i fremskridt, erfaringer og udfordringer i forbindelse med harmonisering af handel og fremme af digital transformation i hele Europa.

Den blev gennemført ved at analysere data og konsultere interessenter, herunder nationale myndigheder, SMV'er, store virksomheder og branchefolk. Dette involverede en ekstern undersøgelse, feltforskning gennem undersøgelser, interviews og casestudier på tværs af forskellige lande. Her er de vigtigste resultater.

På trods af flere udfordringer, der er beskrevet i rapporten, konkluderes det, at EU har taget betydelige skridt i retning af at modernisere offentlige indkøbsprocesser, med særligt fokus på indførelsen af e-fakturaer.

Direktiv 2014/55/EU var en milepæl, der havde til formål at fjerne barrierer på det indre marked og de forhindringer, som virksomheder står over for på grund af forskellige nationale regler og standarder for e-fakturering. Direktivet har haft en positiv effekt og markeret et skridt fremad med hensyn til grænseoverskridende interoperabilitet og øget anvendelse af e-fakturering i offentlige indkøb.

Det er også blevet anerkendt for at bidrage til internationale fremskridt og fremme global interoperabilitet. Denne præstation understreges af den udbredte anvendelse af Peppol Interoperability Framework uden for EU, i lande som Australien, Japan, Malaysia, New Zealand og Singapore, hvilket udvider direktivets rækkevidde og indflydelse.

Direktivet er tæt forbundet med Europa-Kommissionens lovforslag om moms i den digitale tidsalder (ViDA) fra 2022, der understreger vigtigheden af e-fakturering. Disse forslag søger at opdatere EU's momsramme for at tackle problemer, der opstår som følge af den digitale økonomi, og for at forenkle momsprocesser ved at indføre en samlet momsregistrering, der eliminerer behovet for flere registreringer i hele EU. Derudover planlægger de at etablere en momsrapporteringsmekanisme for grænseoverskridende transaktioner i EU, der bygger på e-fakturering og den europæiske standard. Desuden vil EU-lande, der ønsker at implementere et momsrapporteringssystem for indenlandske transaktioner, også skulle bruge e-fakturering. Forslagene omfatter et direktiv om at gøre e-fakturering til standardfaktureringsmetoden inden januar 2028.

Et af hovedformålene med direktivet var at sikre interoperabilitet mellem e-fakturaer i hele EU. Det blev opnået ved at kræve, at alle offentlige indkøbere accepterer e-fakturaer, der er i overensstemmelse med den europæiske e-faktureringsstandard. Foranstaltningen forbedrede ikke kun interoperabiliteten, men førte også til en betydelig stigning i udbredelsen af e-fakturering. Ved at harmonisere tekniske krav og standarder konkluderer rapporten, at EU effektivt har forhindret yderligere fragmentering på det indre marked og sikret, at transaktioner på tværs af medlemslandene er strømlinede og mindre byrdefulde.

I 2008 blev det EU-finansierede projekt Pan-European Public Procurement On-Line (senere omdøbt til Peppol) igangsat af regeringsorganer i 11 medlemsstater for at lette e-indkøb på tværs af grænserne og bygge videre på arbejdet i Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN). Det styres nu af non-profit-organisationen OpenPeppol og indeholder et sæt tekniske specifikationer, der kan implementeres i eksisterende e-indkøbsløsninger for at gøre dem interoperable, og det har udviklet sig til et netværk af adgangspunkter til udveksling af elektroniske forretningsbeskeder, herunder e-fakturaer.

Oprettelsen af Peppol, en europæisk e-faktureringsstandard, har lettet interoperabiliteten på både det semantiske og syntaktiske niveau. Det betyder, at oplysninger i e-fakturaer kan forstås og behandles ensartet på tværs af forskellige systemer og lande i EU. Men implementeringen af direktivet afslørede, at fuld interoperabilitet også kræver, at der tages hånd om problemer på transmissionsniveau. Dette aspekt er fortsat et kritisk element for problemfri udveksling af e-fakturaer på tværs af grænser.

Direktivet forventede et betydeligt løft i indførelsen af e-fakturering, især inden for business-to-government (B2G); brugen af e-fakturering i offentlige indkøb er steget betydeligt, fra 10% i 2013 til 32% i 2020.

Forpligtelsen for offentlige myndigheder til at acceptere kompatible e-fakturaer forventedes at drive denne stigning. Nogle medlemslande har set en 100% adoptionsrate for e-fakturering for B2G-transaktioner, især dem, der påbød brugen af det eller allerede var digitalt avancerede.

Estimater i rapporten tyder på, at digitalisering og automatisering af faktureringsprocessen giver kvantificerbare fordele med besparelser på ca. 5,28 euro for hver udstedt e-faktura og 8,4 euro for hver modtaget e-faktura, baseret på en timeløn på 46 euro. Desuden resulterer automatisering af hele order-to-cash og purchase-to-pay cyklussen i endnu mere betydelige besparelser.

Selvom der har været en mærkbar stigning i e-fakturering i hele Europa, konkluderer rapporten, at det endnu ikke er blevet den dominerende faktureringsmetode. Væksten i e-fakturering og andre elektroniske forretningsbeskeder vil fortsætte i årevis.

På trods af resultaterne er der stadig udfordringer på EU-niveau. Rapporten fastslår, at der er et tydeligt behov for en yderligere indsats for at stimulere udbredelsen af e-fakturering i hele regionen. Derudover er det fortsat en prioritet at fremme interoperabilitet for at sikre, at fordelene ved e-fakturering kan realiseres fuldt ud i alle medlemslande. Disse udfordringer fremhæver den igangværende rejse mod digital transformation inden for offentlige indkøb i EU.

Alle medlemslande har implementeret direktivet i national lovgivning, men fremskridtene er ujævne. 17 ud af 27 EU-lande har gjort det obligatorisk for leverandører at udstede e-fakturaer til den offentlige sektor, fuldt ud i 13 og kun delvist i fire lande.

For at fremme yderligere gennemsigtighed er der behov for bedre statistikker. Der er ingen forpligtelse for EU-landene til at rapportere om transaktioner, kun få nationale myndigheder gav detaljerede oplysninger, og endnu færre på grænseoverskridende niveau.

Mens EU fortsætter med at implementere direktivet, er det fælles mål stadig klart: at skabe et mere effektivt, gennemsigtigt og harmoniseret miljø for offentlige indkøb. De fremskridt, der er gjort under direktivet, er prisværdige, men vejen frem kræver fortsat engagement i innovation og samarbejde for en udbredt anvendelse af e-fakturering.

Rapporten understreger, at nye teknologier og den bredere digitale transformation driver udviklingen af e-fakturaer.

Denne udvikling forandrer e-fakturering fundamentalt, og EU og dets medlemslande er nødt til at fortsætte samarbejdet for at skabe optimale betingelser for regeringer, virksomheder og innovatører.