Sähköinen laskutus Euroopassa: vaikutuksia analysoidaan uudessa EU:n raportissa.

Euroopan komissio on julkaissut raportin sähköisestä laskutuksesta Euroopassa, jossa analysoidaan sähköisen laskutuksen politiikan ja käyttöönoton vaikutuksia vaikuttavan direktiivin 2014/55/EU pohjalta.

19. helmikuuta 2024 julkaistussa raportissa Direktiivin 2014/55/EU vaikutuksista sisämarkkinoihin ja sähköisen laskutuksen käyttöönotosta julkisissa hankinnoissa esitetään yhteenveto sähköisen laskutuksen tilanteesta alueella sekä näkemyksiä kaupan yhdenmukaistamisen ja digitaalisen muutoksen edistämisen edistymisestä, opitusta ja haasteista koko Euroopassa.

Se toteutettiin analysoimalla tietoja ja kuulemalla sidosryhmiä, kuten kansallisia viranomaisia, pk-yrityksiä, suuryrityksiä ja alan ammattilaisia. Tähän liittyi ulkoinen tutkimus, kenttätutkimus kyselyjen, haastattelujen ja tapaustutkimusten avulla eri maissa. Tässä ovat keskeiset tulokset.

Huolimatta useista raportissa kuvatuista haasteista todetaan, että Euroopan unioni on ottanut merkittäviä askelia julkisten hankintojen prosessien nykyaikaistamiseksi ja keskittynyt erityisesti sähköisten laskujen käyttöönottoon.

Direktiivi 2014/55/EU oli virstanpylväs, jonka tavoitteena oli poistaa sisämarkkinaesteet ja esteet, joita yritykset kohtaavat erilaisten kansallisten sähköistä laskutusta koskevien sääntöjen ja standardien vuoksi. Direktiivin vaikutus on ollut myönteinen, sillä se on merkinnyt edistysaskelta rajatylittävän yhteentoimivuuden osalta ja sähköisen laskutuksen yleistymistä julkisissa hankinnoissa.

Se on myös saanut tunnustusta siitä, että se on edistänyt kansainvälistä kehitystä ja maailmanlaajuista yhteentoimivuutta. Tätä saavutusta korostaa se, että Peppolin yhteentoimivuuspuitteet on hyväksytty laajalti Euroopan unionin ulkopuolella, esimerkiksi Australiassa, Japanissa, Malesiassa, Uudessa-Seelannissa ja Singaporessa, mikä on laajentanut direktiivin soveltamisalaa ja vaikutusta.

Direktiivi liittyy läheisesti Euroopan komission 2022 VAT in the Digital Age (ViDA) - lainsäädäntöehdotuksiin, joissa korostetaan sähköisen laskutuksen merkitystä. Näillä ehdotuksilla pyritään päivittämään EU:n arvonlisäveropuitteet, jotta voidaan käsitellä digitaalitaloudesta johtuvia kysymyksiä ja yksinkertaistaa arvonlisäveroprosesseja ottamalla käyttöön yhtenäinen arvonlisäverorekisteröinti, joka poistaa tarpeen moninkertaisiin rekisteröinteihin eri puolilla EU:ta. Lisäksi ehdotuksissa on tarkoitus ottaa käyttöön EU:n rajatylittäviä liiketoimia koskeva alv-raportointimekanismi, joka perustuu sähköiseen laskutukseen ja eurooppalaiseen standardiin. Lisäksi niiden EU-maiden, jotka haluavat ottaa käyttöön alv-raportointijärjestelmän kotimaisia liiketoimia varten, on käytettävä myös sähköistä laskutusta. Ehdotuksiin sisältyy direktiivi, jonka mukaan sähköisestä laskutuksesta on tehtävä vakiolaskutusmenetelmä tammikuuhun 2028 mennessä.

Yksi direktiivin päätavoitteista oli varmistaa sähköisten laskujen yhteentoimivuus koko EU:ssa. Tämä saavutettiin määräämällä, että kaikkien julkisten ostajien on hyväksyttävä eurooppalaisen verkkolaskustandardin mukaiset verkkolaskut. Toimenpide ei ainoastaan parantanut yhteentoimivuutta, vaan se johti myös sähköisen laskutuksen käyttöönoton merkittävään lisääntymiseen. Raportissa todetaan, että teknisten vaatimusten ja standardien yhdenmukaistamisella EU on tehokkaasti estänyt sisämarkkinoiden pirstaloitumisen jatkumisen ja varmistanut, että jäsenvaltioiden väliset liiketoimet ovat sujuvampia ja kevyempiä.

Vuonna 2008 EU:n rahoittama Pan-European Public Procurement On-Line -hanke (myöhemmin Peppol) käynnistettiin 11 jäsenvaltion valtion virastojen toimesta, ja sen tarkoituksena oli helpottaa sähköisiä hankintoja yli rajojen Euroopan standardointikomitean (CEN) työn pohjalta. Nykyisin sitä hallinnoi voittoa tavoittelematon OpenPeppol, ja se tarjoaa joukon teknisiä eritelmiä, jotka voidaan toteuttaa olemassa oleviin sähköisiin hankintaratkaisuihin niiden yhteentoimivuuden lisäämiseksi, ja siitä on kehittynyt sähköisten liikesanomien, myös verkkolaskujen, vaihtoon tarkoitettujen yhteyspisteiden verkosto.

Eurooppalaisen sähköisen laskutuksen Peppol-standardin luominen on helpottanut yhteentoimivuutta sekä semanttisella että syntaktisella tasolla. Tämä tarkoittaa, että verkkolaskujen sisältämät tiedot voidaan ymmärtää ja käsitellä johdonmukaisesti eri järjestelmissä ja EU:n eri maissa. Direktiivin täytäntöönpanossa kävi kuitenkin ilmi, että täydellisen yhteentoimivuuden saavuttaminen edellyttää myös siirtotason ongelmien ratkaisemista. Tämä näkökohta on edelleen kriittinen tekijä sähköisten laskujen saumattoman rajatylittävän vaihdon kannalta.

Direktiivissä ennakoitiin, että sähköisen laskutuksen käyttöönotto lisääntyisi merkittävästi erityisesti yritysten ja julkishallinnon välisessä kaupassa (Business to Government, B2G); sähköisen laskutuksen käyttö julkisissa hankinnoissa on lisääntynyt merkittävästi, 10 prosentista vuonna 2013 32 prosenttiin vuonna 2020.

Julkisten viranomaisten velvoitteen hyväksyä vaatimustenmukaiset verkkolaskut odotettiin lisäävän tätä kasvua. Joissakin jäsenvaltioissa sähköinen laskutus on otettu käyttöön 100-prosenttisesti B2G-kaupoissa, erityisesti niissä maissa, jotka ovat määränneet sähköisen laskutuksen käytön tai jotka ovat jo edistyneet digitaalisesti.

Raportissa esitettyjen arvioiden mukaan laskutusprosessin digitalisoinnista ja automatisoinnista saadaan mitattavissa olevia etuja: säästöt ovat noin 5,28 euroa kutakin lähetettyä verkkolaskua kohden ja 8,4 euroa kutakin vastaanotettua verkkolaskua kohden, kun työtuntikustannukset ovat 46 euroa. Lisäksi koko order-to-cash ja purchase-to-pay -syklin automatisointi tuo vielä merkittävämpiä säästöjä.

Vaikka sähköisen laskutuksen käyttöönotto on lisääntynyt huomattavasti Euroopassa, raportissa todetaan, että siitä ei ole vielä tullut vallitsevaa laskutusmenetelmää. Verkkolaskutuksen ja muiden sähköisten liiketoimintaviestien kasvu jatkuu vielä vuosia.

Saavutuksista huolimatta EU:n tasolla on edelleen haasteita. Raportissa todetaan, että sähköisen laskutuksen käyttöönoton edistämiseksi koko alueella tarvitaan selvästi lisätoimia. Lisäksi yhteentoimivuuden edistäminen on edelleen ensisijaisen tärkeää, jotta sähköisen laskutuksen hyödyt voidaan hyödyntää täysimääräisesti kaikissa jäsenvaltioissa. Nämä haasteet korostavat EU:n julkisten hankintojen käynnissä olevaa digitaalista muutosta.

Kaikki jäsenvaltiot ovat saattaneet direktiivin osaksi kansallista lainsäädäntöään, mutta edistyminen on epätasaista. EU:n 27 jäsenvaltiosta 17 on tehnyt sähköisten laskujen toimittamisen julkiselle sektorille pakolliseksi tavarantoimittajille, mutta 13 maassa se on tehty kokonaan ja neljässä maassa vain osittain.

Avoimuuden lisäämiseksi tarvitaan parempia tilastoja. EU:n jäsenvaltioilla ei ole velvollisuutta raportoida liiketoimista, ja vain muutamat kansalliset viranomaiset ovat toimittaneet yksityiskohtaisia tietoja, ja vielä harvempi rajatylittävällä tasolla.

Kun EU jatkaa täytäntöönpanoa, yhteinen tavoite on edelleen selkeä: luoda tehokkaampi, avoimempi ja yhdenmukaisempi julkisten hankintojen ympäristö. Direktiivin nojalla saavutettu edistys on kiitettävää, mutta eteneminen edellyttää jatkuvaa sitoutumista innovointiin ja yhteistyöhön, jotta sähköinen laskutus saadaan laajasti käyttöön.

Raportissa korostetaan, että kehittyvät teknologiat ja laajempi digitaalinen muutos ovat sähköisten laskujen kehityksen taustalla.

Tämä kehitys muuttaa sähköistä laskutusta perusteellisesti, ja EU:n ja sen jäsenvaltioiden on jatkettava yhteistyötä luodakseen optimaaliset olosuhteet hallituksille, yrityksille ja innovoijille.