E-Invoicing in Europa: Auswirkungen in neuem EU-Bericht analysiert

Die Europäische Kommission hat einen Bericht über die elektronische Rechnungsstellung in Europa veröffentlicht, in dem die Auswirkungen der E-Invoicing-Politik und deren Einführung auf der Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU analysiert werden.

Der am 19. Februar 2024 veröffentlichte Bericht "On the effects of Directive 2014/55/EU on the Internal Market and on the uptake of electronic invoicing in public procurement" (Über die Auswirkungen der Richtlinie 2014/55/EU auf den Binnenmarkt und die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen) fasst den Stand der elektronischen Rechnungsstellung in der Region zusammen und gibt Einblicke in die Fortschritte, Erkenntnisse und Herausforderungen bei der Harmonisierung des Handels und der Förderung der digitalen Transformation in ganz Europa.

Sie wurde durch die Analyse von Daten und die Konsultation von Interessengruppen, einschließlich nationaler Behörden, KMU, Großunternehmen und Fachleuten der Branche, durchgeführt. Dazu gehörten eine externe Studie, Feldforschung durch Umfragen, Interviews und Fallstudien in verschiedenen Ländern. Hier sind die wichtigsten Ergebnisse.

Trotz einiger in dem Bericht beschriebener Herausforderungen kommt man zu dem Schluss, dass die Europäische Union bedeutende Schritte zur Modernisierung der öffentlichen Beschaffungsprozesse unternommen hat, wobei der Schwerpunkt auf der Einführung elektronischer Rechnungen liegt.

Die Richtlinie 2014/55/EU war ein Meilenstein, der darauf abzielte, Binnenmarktbarrieren und die Hindernisse zu beseitigen, denen sich Unternehmen aufgrund unterschiedlicher nationaler E-Invoicing-Vorschriften und -Standards gegenübersehen. Die Richtlinie hat sich positiv ausgewirkt und einen Schritt nach vorn in Bezug auf die grenzüberschreitende Interoperabilität und die verstärkte Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen gebracht.

Sie wurde auch für ihren Beitrag zum internationalen Fortschritt und zur Förderung der globalen Interoperabilität anerkannt. Diese Leistung wird durch die weit verbreitete Annahme des Peppol-Interoperabilitätsrahmens über die Europäische Union hinaus in Ländern wie Australien, Japan, Malaysia, Neuseeland und Singapur unterstrichen, wodurch der Anwendungsbereich und Einfluss der Richtlinie erweitert wurde.

Die Richtlinie steht in engem Zusammenhang mit den Legislativvorschlägen der Europäischen Kommission zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) aus dem Jahr 2022, in denen die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung betont wird. Diese Vorschläge zielen darauf ab, den EU-Mehrwertsteuerrahmen zu aktualisieren, um die Probleme zu lösen, die sich aus der digitalen Wirtschaft ergeben, und die Mehrwertsteuerprozesse durch die Einführung einer einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung zu vereinfachen, wodurch die Notwendigkeit von Mehrfachregistrierungen in der gesamten EU entfällt. Außerdem soll ein Mechanismus für die MwSt-Meldung bei grenzüberschreitenden Umsätzen in der EU eingeführt werden, der sich auf die elektronische Rechnungsstellung und den europäischen Standard stützt. Darüber hinaus müssen EU-Länder, die ein MwSt-Meldesystem für Inlandsumsätze einführen wollen, ebenfalls die elektronische Rechnungsstellung nutzen. Die Vorschläge beinhalten eine Richtlinie, die die elektronische Rechnungsstellung bis Januar 2028 zur Standardrechnungsmethode macht.

Eines der Hauptziele der Richtlinie war es, die Interoperabilität elektronischer Rechnungen in der EU zu gewährleisten. Dies wurde erreicht, indem alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet wurden, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Die Maßnahme verbesserte nicht nur die Interoperabilität, sondern führte auch zu einem deutlichen Anstieg der Akzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung. Der Bericht kommt zu dem Schluss, dass die EU durch die Harmonisierung der technischen Anforderungen und Standards eine weitere Zersplitterung des Binnenmarktes wirksam verhindert und dafür gesorgt hat, dass die Transaktionen zwischen den Mitgliedstaaten rationalisiert und weniger aufwändig sind.

Im Jahr 2008 wurde das von der EU finanzierte Projekt Pan-European Public Procurement On-Line (später in Peppol umbenannt) von Regierungsbehörden in elf Mitgliedstaaten ins Leben gerufen, um die grenzüberschreitende elektronische Beschaffung zu erleichtern und auf der Arbeit des Europäischen Komitees für Normung (CEN) aufzubauen. Das Projekt, das heute von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol verwaltet wird, bietet eine Reihe technischer Spezifikationen, die in bestehende Lösungen für das elektronische Beschaffungswesen implementiert werden können, um sie interoperabel zu machen, und entwickelte sich zu einem Netz von Zugangspunkten für den Austausch elektronischer Geschäftsnachrichten, einschließlich elektronischer Rechnungen.

Die Schaffung von Peppol, einer europäischen Norm für elektronische Rechnungen, hat die Interoperabilität sowohl auf semantischer als auch auf syntaktischer Ebene erleichtert. Dies bedeutet, dass die in elektronischen Rechnungen enthaltenen Informationen in verschiedenen Systemen und Ländern innerhalb der EU einheitlich verstanden und verarbeitet werden können. Die Umsetzung der Richtlinie hat jedoch gezeigt, dass zur Erreichung einer vollständigen Interoperabilität auch Probleme auf der Übertragungsebene angegangen werden müssen. Dieser Aspekt bleibt ein kritisches Element für den nahtlosen Austausch elektronischer Rechnungen über Grenzen hinweg.

Die Richtlinie sah einen erheblichen Anstieg der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vor, insbesondere im Bereich Business-to-Government (B2G); die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen ist erheblich gestiegen, von 10 % im Jahr 2013 auf 32 % im Jahr 2020.

Es wurde erwartet, dass die Verpflichtung der Behörden, konforme elektronische Rechnungen zu akzeptieren, diesen Anstieg fördern würde. Einige Mitgliedstaaten haben eine 100-prozentige Akzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen erreicht, insbesondere diejenigen, die ihre Verwendung vorschreiben oder bereits digital fortgeschritten sind.

Schätzungen in dem Bericht legen nahe, dass die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses quantifizierbare Vorteile bringt, mit Einsparungen von etwa 5,28 EUR für jede ausgestellte elektronische Rechnung und 8,4 EUR für jede erhaltene elektronische Rechnung, basierend auf Arbeitskosten von 46 EUR pro Stunde. Darüber hinaus führt die Automatisierung des gesamten Zyklus order-to-cash und purchase-to-pay zu noch größeren Einsparungen.

Obwohl die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in ganz Europa spürbar zugenommen hat, kommt der Bericht zu dem Schluss, dass sie noch nicht die vorherrschende Rechnungsstellungsmethode geworden ist. Das Wachstum der elektronischen Rechnungsstellung und anderer elektronischer Geschäftsnachrichten wird noch jahrelang anhalten.

Trotz der Erfolge gibt es auf EU-Ebene weiterhin Herausforderungen. In dem Bericht wird festgestellt, dass weitere Anstrengungen erforderlich sind, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Region zu fördern. Darüber hinaus bleibt die Förderung der Interoperabilität eine Priorität, um sicherzustellen, dass die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in allen Mitgliedstaaten voll ausgeschöpft werden können. Diese Herausforderungen verdeutlichen, dass die digitale Transformation des öffentlichen Auftragswesens in der EU noch nicht abgeschlossen ist.

Alle Mitgliedstaaten haben die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt, aber die Fortschritte sind uneinheitlich. In 17 von 27 EU-Ländern sind Lieferanten verpflichtet, elektronische Rechnungen für den öffentlichen Sektor auszustellen, in 13 Ländern vollständig und in vier Ländern nur teilweise.

Um die Transparenz weiter zu fördern, müssen die Statistiken verbessert werden. Die EU-Länder sind nicht verpflichtet, über Transaktionen zu berichten, und nur wenige nationale Behörden haben detaillierte Informationen vorgelegt, und noch weniger auf grenzüberschreitender Ebene.

Während die EU mit der Umsetzung fortfährt, bleibt das gemeinsame Ziel klar: ein effizienteres, transparenteres und harmonisiertes Umfeld für das öffentliche Auftragswesen zu schaffen. Die im Rahmen der Richtlinie erzielten Fortschritte sind lobenswert, aber der weitere Weg erfordert ein kontinuierliches Engagement für Innovation und Zusammenarbeit, damit die elektronische Rechnungsstellung auf breiter Basis eingeführt werden kann.

Der Bericht unterstreicht, dass neue Technologien und die allgemeine digitale Transformation die Entwicklung der elektronischen Rechnungen vorantreiben.

Diese Entwicklungen verändern die elektronische Rechnungsstellung grundlegend, und die EU und ihre Mitgliedstaaten müssen die Zusammenarbeit fortsetzen, um optimale Bedingungen für Regierungen, Unternehmen und Innovatoren zu schaffen.