Handmatig werk en verouderde software zorgen er niet alleen voor dat financiële processen trager en arbeidsintensiever worden, maar er bestaat ook een aanzienlijk risico dat er onopgemerkt kapitaal uit uw bedrijf wegvloeit, wat uw nettoresultaat negatief beïnvloedt. Bij bedrijven met grote transactievolumes en honderdduizenden, of zelfs miljoenen, verwerkte facturen kunnen kleine fouten in de crediteurenadministratie oplopen tot aanzienlijke verliezen. Dit is een uitdaging voor financiële teams die we hebben onderzocht in onze rapportreeks ‘Lost in transaction’.
Fouten in de crediteurenadministratie ontstaan om verschillende redenen, maar ze leiden allemaal tot een hogere werkdruk en geldverlies binnen uw proces. Dit zijn de meest voorkomende – en duurste – fouten:
Verwarring rond de btw #1
De wetgeving inzake de belasting over de toegevoegde waarde is complex. Deze verandert in de loop van de tijd en elk land heeft zijn eigen regels en uitzonderingen. Een kleine fout kan leiden tot aanzienlijke verlies aan aftrekposten.
Fouten bij te veel betaalde bedragen #2
Handmatige fouten bij het verwerken van facturen (bijvoorbeeld het invoeren van een verkeerd nummer) of slechte scanresultaten brengen het risico met zich mee dat verkeerde factuurbedragen aan betalingen worden gekoppeld, waardoor de uitgaande betaling hoger uitvalt dan aanvankelijk was gevraagd.
Verontrustende dubbele betalingen #3
Als een leveranciersfactuur meer dan eens wordt verzonden, of als er een aanmaning is ontvangen, bestaat het risico dat beide facturen uiteindelijk worden betaald.
Ongebruikte creditnota’s #4
Veel bedrijven hebben nog openstaande creditnota’s bij leveranciers, wellicht als gevolg van eerdere fouten die zijn gecrediteerd. Deze kunnen onopgemerkt blijven en ongebruikt blijven. Het controleren of er nog openstaande tegoeden bij leveranciers zijn, moet worden beschouwd als een goede zakelijke gewoonte.
Gemiste kortingen #5
Net zoals gewone consumenten bij het boodschappen doen wel eens kortingen over het hoofd zien, kunnen bedrijven kortingen mislopen waarop ze recht hebben.
Bonus: valkuilen bij het scannen en OCR
Gegevens op leveranciersfacturen worden vaak verkeerd geïnterpreteerd tijdens het scannen van papieren facturen – en ook nadat de facturen via optische tekenherkenning (OCR) zijn omgezet naar PDF-bestanden. Stel je eens voor wat er kan gebeuren als je OCR-leverancier je een 5 levert terwijl op de originele factuur een 2 stond. En wat als dit honderden of zelfs duizenden keren wordt herhaald? Het risico is groot dat deze fouten verderop in het proces volledig onopgemerkt blijven.
Fouten in de crediteurenadministratie corrigeren
Er zijn verschillende oplossingen om fouten in de crediteurenadministratie te voorkomen, de verwerking te stroomlijnen en efficiënter te maken, en het risico op onopgemerkte kapitaalverliezen te verminderen.
Bedrijven kunnen historische gegevens analyseren en corrigeren en inzicht krijgen in zwakke punten in processen door een recovery audituit te voeren, een dienst voor het ontginnen van financiële gegevens. Dit is nuttig om ervoor te zorgen dat historische gegevens correct zijn en dat verloren kapitaal op de juiste wijze wordt geïdentificeerd en teruggevorderd.
In de toekomst zijn er weinig andere opties dan verdere digitalisering. Door de nadruk te leggen op gegevenskwaliteit, controle en automatisering worden uw processen veel efficiënter en kunnen risico’s drastisch worden verminderd. Door volledig digitale werkwijzen in te voeren, zoals het aanvragen van e-facturen bij uw leveranciers, hebt u al een grote stap gezet op weg naar het elimineren van fouten in de crediteurenadministratie.
Download het rapport:
De kosten van fouten bij de crediteurenadministratie
Download het rapport voor meer informatie over de kosten van fouten bij de crediteurenadministratie.