Manuelt arbeid og utdatert programvare gjør ikke bare økonomiprosessene tregere og mer arbeidskrevende, det er også en betydelig risiko for at kapital lekker ut av bedriften uten at det oppdages, noe som kan gå ut over bunnlinjen. I selskaper med store transaksjonsvolumer og hundretusener, eller til og med millioner, av behandlede fakturaer, kan mindre feil i leverandørgjelda føre til betydelige tap. Dette er en utfordring for økonomiteamene som vi har utforsket i vår rapportserie om tapte transaksjoner.
Feil i leverandørgjeld oppstår av ulike årsaker, men de fører alle til økt arbeidsbelastning og tap av penger. Her er de vanligste - og mest kostbare - feilene:
Momsforvirring #1
Merverdiavgiftslovgivningen er kompleks. Den varierer over tid, og hvert land har sine egne regler og unntak. En liten feil kan føre til betydelige fradragstap.
Feil ved overbetaling nr. 2
Manuelle feil ved håndtering av fakturaer (f.eks. inntasting av feil nummer) eller skanning av lav kvalitet utgjør en risiko for å knytte feil fakturatall til betalinger, noe som resulterer i en utgående betaling som er høyere enn opprinnelig forespurt.
Problematiske dobbeltbetalinger #3
Hvis en leverandørfaktura sendes mer enn én gang, eller hvis det er mottatt en påminnelse, er det en risiko for at begge fakturaene blir betalt.
Ubrukte kreditnotaer #4
Mange selskaper vil ha utestående kreditnotaer hos leverandører, kanskje på grunn av tidligere uhell som har blitt kreditert. Disse kan gå ubemerket hen og bli ubrukt. Å sjekke om det finnes utestående kreditter fra leverandører bør anses som god forretningspraksis.
Glemte rabatter #5
Akkurat som alle vanlige forbrukere som går glipp av rabatter når de handler dagligvarer, kan bedrifter gå glipp av rabatter de har krav på.
Bonus: fallgruver ved skanning og OCR
Leverandørfakturadata blir ofte feiltolket under skanningen av papirfakturaer - og etter at PDF-fakturaene har passert den optiske tegngjenkjenningen (OCR). Tenk bare på hva som kan skje hvis OCR-leverandøren din gir deg et nummer 5 når det står nummer 2 på den opprinnelige fakturaen. Og hva om dette gjentas hundrevis eller til og med tusenvis av ganger? Risikoen er betydelig for at disse feilene går helt ubemerket hen nedstrøms i prosessen.
Retting av feil i leverandørgjeld
Det finnes flere løsninger for å unngå feil i leverandørgjeld, muliggjøre strømlinjeformet og mer effektiv behandling og redusere risikoen for uoppdaget kapitallekkasje.
Bedrifter kan analysere og korrigere historiske data og få innsikt i svakheter i prosessene ved å utføre en recovery audit, en finansiell datamining-tjeneste. Dette er nyttig for å sikre at historiske data er korrekte, og at tapt kapital blir identifisert og gjenvunnet.
Fremover er det få alternativer i tillegg til økt digitalisering. Fokus på datakvalitet, kontroll og automatisering gjør prosessene dine mye mer effektive og kan redusere risikoen radikalt. Ved å ta i bruk helt digitale formater, for eksempel ved å be om e-fakturaer fra leverandørene dine, har du allerede kommet langt på veien mot å eliminere feil i leverandørgjelden.
Last ned rapporten:
Kostnadene ved feil i leverandørgjeldsregnskapet
Last ned rapporten for å få mer innsikt i kostnadene ved leverandørgjeldsfeil.