Ruční práce a zastaralý software nejenže zpomalují finanční procesy a zvyšují jejich náročnost, ale také představují značné riziko, že z vaší společnosti nepozorovaně unikne kapitál a poškodí to vaše konečné výsledky. Ve společnostech s velkým objemem transakcí a stovkami tisíců, nebo dokonce miliony zpracovaných faktur, mohou drobné chyby v účtování závazků vést k významným ztrátám. To je výzva pro finanční týmy, kterou jsme zkoumali v naší sérii zpráv Lost in transaction.
Chyby v účtech splatných se objevují z různých důvodů, ale všechny vedou k větší pracovní zátěži a úniku peněz z vašeho procesu. Zde jsou nejčastější – a nejnákladnější – chyby:
Zmatek ohledně DPH č. 1
Legislativa týkající se daně z přidané hodnoty je složitá. Mění se v průběhu času a každá země má svá vlastní pravidla a výjimky. I malá chyba může vést k významným ztrátám při odpočtech.
Chyby v přeplatcích č. 2
Ruční chyby při zpracování faktur (např. zadání nesprávného čísla) nebo nekvalitní skenování představují riziko přiřazení nesprávných údajů z faktury k platbám, což může vést k vyšší výplatě, než byla původně požadovaná částka.
Problémové dvojité platby #3
Pokud je faktura dodavatele zaslána více než jednou nebo pokud byla zaslána upomínka, existuje riziko, že budou zaplaceny obě faktury.
Nepoužité dobropisy č. 4
Mnoho společností má u dodavatelů nevyřízené dobropisy, možná kvůli dřívějším neshodám, které byly připsány k dobru. Tyto dobropisy mohou zůstat nepovšimnuty a nevyužity. Kontrola, zda existují nevyřízené dobropisy od dodavatelů, by měla být považována za dobrý obchodní postup.
Zmeškané slevy #5
Stejně jako běžní spotřebitelé, kteří při nákupu potravin přicházejí o slevy, i firmy mohou přijít o slevy, na které mají nárok.
Bonus: úskalí skenování a OCR
Údaje na fakturách dodavatelů jsou často nesprávně interpretovány během skenování papírových faktur a po převodu do formátu PDF pomocí optického rozpoznávání znaků (OCR). Zamyslete se nad tím, co se může stát, pokud váš poskytovatel OCR převede číslo 5, zatímco na původní faktuře bylo uvedeno číslo 2. A co když se to opakuje stovky nebo dokonce tisícekrát? Existuje značné riziko, že tyto chyby zůstanou v dalším procesu zcela bez povšimnutí.
Opravování chyb v závazcích
Existuje několik řešení, jak se vyhnout chybám v účtování závazků, umožnit zjednodušené a efektivnější zpracování a snížit riziko nezjištěného úniku kapitálu.
Společnosti mohou analyzovat a opravovat historická data a získat přehled o slabých stránkách procesů provedením recovery audit, což je služba pro těžbu finančních dat. To je užitečné pro zajištění správnosti historických dat a pro správnou identifikaci a navrácení ztraceného kapitálu.
Do budoucna existuje jen několik možností kromě zvýšené digitalizace. Zaměření na kvalitu dat, kontrolu a automatizaci výrazně zefektivní vaše procesy a může radikálně snížit rizika. Přechodem na zcela digitální formáty, jako je například požadavek na elektronické faktury od dodavatelů, jste již udělali velký krok na cestě k eliminaci chyb v účtování závazků.
Stáhněte si zprávu:
Náklady spojené s chybami v účtování závazků
Stáhněte si zprávu a získejte další informace o nákladech spojených s chybami v účtování závazků.