Ručná práca a zastaraný softvér nielenže spomaľujú finančné procesy a zvyšujú pracovnú náročnosť, ale existuje aj značné riziko, že z vašej spoločnosti nepozorovane unikne kapitál a poškodí to váš konečný výsledok. V spoločnostiach s veľkým objemom transakcií a stovkami tisícov, alebo dokonca miliónmi spracovaných faktúr, môžu drobné chyby v účtovníctve viesť k značným stratám. To je výzva pre finančné tímy, ktorú sme skúmali v našej sérii správ Lost in transaction.
Chyby v účtovných závierkach sa objavujú z rôznych dôvodov, ale všetky vedú k väčšej pracovnej záťaži a úniku peňazí z vášho procesu. Tu sú najčastejšie – a najdrahšie – chyby:
Zmätok okolo DPH č. 1
Legislatíva týkajúca sa dane z pridanej hodnoty je komplexná. Mení sa v čase a každá krajina má svoje vlastné pravidlá a výnimky. Aj malá chyba môže viesť k významným stratám pri odpočtoch.
Chyby v preplatkoch č. 2
Ručné chyby pri spracovaní faktúr (napr. zadanie nesprávneho čísla) alebo nekvalitné skenovanie predstavujú riziko priradenia nesprávnych čísel faktúr k platbám, čo má za následok vyššiu výšku odchádzajúcej platby, ako bolo pôvodne požadované.
Problémové dvojité platby č. 3
Ak je faktúra dodávateľa zaslaná viac ako raz alebo ak bola doručená upomienka, existuje riziko, že obe faktúry budú nakoniec zaplatené.
Nepoužité dobropisy č. 4
Mnohé spoločnosti majú u dodávateľov nevyrovnané dobropisy, pravdepodobne v dôsledku skorších neúspechov, ktoré boli dobropisované. Tieto môžu zostať nepovšimnuté a nevyužité. Kontrola, či existujú nevyrovnané dobropisy od dodávateľov, by sa mala považovať za dobrú obchodnú prax.
Zmeškané zľavy #5
Rovnako ako bežní spotrebitelia, ktorí pri nákupe potravín prichádzajú o zľavy, aj spoločnosti môžu prísť o zľavy, na ktoré majú nárok.
Bonus: úskalia skenovania a OCR
Údaje z faktúr dodávateľov sú často nesprávne interpretované počas procesu skenovania papierových faktúr a po prechode faktúr vo formáte PDF cez optické rozpoznávanie znakov (OCR). Predstavte si, čo sa môže stať, ak váš poskytovateľ OCR vám dodá číslo 5, keď na pôvodnej faktúre bolo uvedené číslo 2. A čo ak sa to zopakuje stovky alebo dokonca tisícky krát? Existuje značné riziko, že tieto chyby zostanú v ďalších fázach procesu úplne nepovšimnuté.
Opravovanie chýb v záväzkoch
Existuje niekoľko riešení, ako sa vyhnúť chybám v účtovníctve, zefektívniť a zjednodušiť spracovanie a znížiť riziko nezisteného úniku kapitálu.
Spoločnosti môžu analyzovať a opravovať historické údaje a získať prehľad o slabých miestach procesov vykonaním recovery audit, službu finančnej analýzy údajov. To je užitočné na overenie správnosti historických údajov a na správnu identifikáciu a vymáhanie strateného kapitálu.
Do budúcnosti existuje len málo možností okrem zvýšenej digitalizácie. Zameriavanie sa na kvalitu údajov, kontrolu a automatizáciu výrazne zefektívňuje vaše procesy a môže radikálne znížiť riziká. Prechodom na úplne digitálne formáty, ako je napríklad požiadavka elektronických faktúr od vašich dodávateľov, ste už urobili veľký krok na ceste k eliminácii chýb v účtovníctve.
Stiahnite si správu:
Náklady na chyby v účtovníctve
Stiahnite si správu a získajte ďalšie informácie o nákladoch spojených s chybami v účtovníctve.