Manuelt arbejde og forældet software gør ikke blot finansprocesserne langsommere og arbejdskrævende, der er også en betydelig risiko for, at kapital uopdaget slipper ud af din virksomhed og skader din bundlinje. I virksomheder med store transaktionsmængder og hundredtusindvis eller endog millioner af behandlede fakturaer kan mindre fejl i kreditorbogholderiet føre til betydelige tab. Dette er en udfordring for finansteams, som vi har undersøgt i vores rapportserie Lost in transaction.
Fejl i kreditorbogholderiet opstår af forskellige årsager, men de resulterer alle i en større arbejdsbyrde og penge, der forsvinder fra din proces. Her er de hyppigste - og dyreste - fejl:
Momsforvirring nr. 1
Lovgivningen om merværdiafgift er kompleks. Den varierer over tid, og hvert land har sine egne regler og undtagelser. En lille fejl kan føre til betydelige tab af fradrag.
Overbetalingsfejl nr. 2
Manuelle fejl ved håndtering af fakturaer (f.eks. indtastning af det forkerte nummer) eller scanning af dårlig kvalitet udgør en risiko for at knytte forkerte fakturatal til betalinger, hvilket resulterer i en udgående betaling, der er højere end oprindeligt anmodet.
Bekymrende dobbeltbetalinger #3
Hvis en leverandørfaktura sendes mere end én gang, eller hvis der er modtaget en påmindelse, er der en risiko for, at begge fakturaer ender med at blive betalt.
Ubrugte kreditnotaer #4
Mange virksomheder har udestående kreditnotaer hos leverandører, måske på grund af tidligere uheld, som er blevet krediteret. Disse kan gå ubemærket og ubrugt hen. Det bør betragtes som en god forretningspraksis at kontrollere, om der er udestående kreditter fra leverandører.
Glemte rabatter #5
Ligesom alle almindelige forbrugere går glip af rabatter, når de handler dagligvarer, kan virksomheder gå glip af rabatter, som de har ret til.
Bonus: faldgruber ved scanning og OCR
Data fra leverandørfakturaer misfortolkes ofte under scanningen af papirfakturaer - og efter at have passeret OCR (optical character recognition) PDF-fakturaerne. Tænk bare på, hvad der kan ske, hvis din OCR-udbyder giver dig et nummer 5, når den oprindelige faktura angav nummer 2. Og hvad hvis dette gentages hundredvis eller endda tusindvis af gange? Risikoen er betydelig for, at disse fejl passerer helt ubemærket videre i processen.
Rettelse af fejl i kreditorbogholderiet
Der findes flere løsninger til at undgå fejl i kreditorbogholderiet, muliggøre en strømlinet og mere effektiv behandling og reducere risikoen for uopdaget kapitallækage.
Virksomheder kan analysere og korrigere historiske data og få indsigt i processvagheder ved at udføre en recovery audit, en finansiel datamining-tjeneste. Det er nyttigt for at sikre, at historiske data er korrekte, og at tabt kapital identificeres og genvindes korrekt.
Fremadrettet er der kun få muligheder ud over øget digitalisering. Fokus på datakvalitet, kontrol og automatisering gør dine processer meget mere effektive og kan reducere risiciene radikalt. Ved at indføre helt digitale formater, f.eks. ved at anmode om e-fakturaer fra dine leverandører, er du allerede nået langt på din rejse mod at eliminere fejl i kreditorbogholderiet.
Download rapporten:
Omkostningerne ved fejl i kreditorerne
Download rapporten for at få yderligere indsigt i omkostningerne ved fejl i kreditorerne.