Le travail manuel et les logiciels obsolètes ne rendent pas seulement les processus financiers plus lents et laborieux, mais ils présentent aussi un risque important de fuite de capitaux de votre entreprise sans être détectés et de nuire à votre résultat net. Dans les entreprises dont les volumes de transactions sont importants et qui traitent des centaines de milliers, voire des millions de factures, des erreurs mineures dans les comptes fournisseurs peuvent entraîner des pertes considérables. Il s'agit d'un défi pour les équipes financières que nous avons exploré dans notre série de rapports sur les transactions perdues.
Les erreurs dans les comptes fournisseurs apparaissent pour différentes raisons, mais elles entraînent toutes une charge de travail plus lourde et une fuite d'argent dans votre processus. Voici les erreurs les plus fréquentes et les plus coûteuses :
Confusion n°1 sur la TVA
La législation relative à la taxe sur la valeur ajoutée est complexe. Elle varie dans le temps et chaque pays a ses propres règles et exceptions. Une légère erreur peut entraîner des pertes de déduction importantes.
Erreurs de paiement excessif #2
Les erreurs manuelles lors du traitement des factures (par exemple, la saisie d'un mauvais numéro) ou une numérisation de mauvaise qualité constituent un risque d'associer des chiffres de factures erronés à des paiements, ce qui entraîne un paiement sortant plus élevé que celui qui avait été initialement demandé.
Double paiement troublant #3
Si une facture fournisseur est envoyée plusieurs fois, ou si un rappel a été reçu, il y a un risque que les deux factures soient payées.
Notes de crédit non utilisées #4
De nombreuses entreprises ont des notes de crédit en suspens auprès de leurs fournisseurs, peut-être en raison d'incidents antérieurs qui ont été pris en compte. Ces notes de crédit peuvent passer inaperçues et ne pas être utilisées. Vérifier s'il existe des crédits en cours auprès des fournisseurs devrait être considéré comme une bonne pratique commerciale.
Réductions manquées #5
Tout comme les consommateurs ordinaires qui risquent de rater des rabais lorsqu'ils font leurs courses, les entreprises peuvent passer à côté de remises qui leur reviennent de droit.
Bonus : les pièges de la numérisation et de l'OCR
Les données des factures des fournisseurs sont souvent mal interprétées au cours du processus de numérisation des factures papier - et après avoir passé la reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures PDF. Imaginez ce qui peut se passer si votre fournisseur de reconnaissance optique de caractères vous donne un numéro 5 alors que la facture originale mentionnait le numéro 2. Et si cela se répète des centaines, voire des milliers de fois ? Le risque est grand que ces erreurs passent totalement inaperçues en aval du processus.
Correction des erreurs dans les comptes créditeurs
Il existe plusieurs solutions pour éviter les erreurs dans les comptes fournisseurs, permettre un traitement rationalisé et plus efficace, et réduire le risque de fuite de capitaux non détectée.
Les entreprises peuvent analyser et corriger les données historiques et obtenir des informations sur les faiblesses des processus en effectuant une analyse des données financières. recovery auditun service d'exploration de données financières. Cela permet de s'assurer que les données historiques sont correctes et que le capital perdu est correctement identifié et récupéré.
À l'avenir, il n'y a guère d'autres options que la numérisation accrue. En mettant l'accent sur la qualité des données, le contrôle et l'automatisation, vous rendez vos processus beaucoup plus efficaces et vous pouvez réduire radicalement les risques. En adoptant des formats entièrement digitale , par exemple en demandant des factures électroniques à vos fournisseurs, vous avez déjà fait un grand pas vers l'élimination des erreurs dans la comptabilité fournisseurs.
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Le coût des erreurs de comptabilité fournisseurs
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