Manuaalinen työ ja vanhentuneet ohjelmistot eivät ainoastaan hidasta ja työläitä taloushallinnon prosesseja, vaan on myös olemassa merkittävä riski, että pääomaa vuotaa yrityksestäsi huomaamatta ja vahingoittaa lopputulosta. Yrityksissä, joissa on suuria tapahtumamääriä ja satoja tuhansia tai jopa miljoonia käsiteltyjä laskuja, pienet virheet ostoreskontrassa voivat johtaa merkittäviin tappioihin. Tämä on taloushallintotiimien haaste, jota olemme tutkineet Lost in transaction -raporttisarjassamme.
Virheitä syntyy kirjanpidossa eri syistä, mutta ne kaikki johtavat työmäärän lisääntymiseen ja rahan karkaamiseen prosessistasi. Tässä ovat yleisimmät - ja kalleimmat - virheet:
Arvonlisäverosekaannus #1
Arvonlisäverolainsäädäntö on monimutkainen. Se vaihtelee eri aikoina, ja jokaisella maalla on omat sääntönsä ja poikkeuksensa. Pienikin virhe voi johtaa merkittäviin vähennystappioihin.
Liian suuret virheet #2
Manuaaliset virheet laskujen käsittelyssä (esim. väärän numeron kirjoittaminen) tai heikkolaatuinen skannaus aiheuttavat riskin siitä, että väärät laskujen luvut liitetään maksuihin, jolloin lähtevä maksu on suurempi kuin alun perin pyydettiin.
Huolestuttavia kaksinkertaisia maksuja #3
Jos tavarantoimittajan lasku lähetetään useammin kuin kerran tai jos siitä on saatu muistutus, on olemassa riski, että molemmat laskut päätyvät maksettaviksi.
Käyttämättömät hyvityslaskut #4
Monilla yrityksillä on maksamattomia luottotodistuksia tavarantoimittajien kanssa, ehkä aiempien vahinkojen vuoksi, jotka on hyvitetty. Nämä saattavat jäädä huomaamatta ja käyttämättä. Toimittajien maksamattomien hyvitysten tarkistamista olisi pidettävä hyvänä liiketoimintatapana.
Unohdetut alennukset #5
Aivan kuten kuka tahansa tavallinen kuluttaja voi jäädä ilman alennuksia päivittäistavaroita ostaessaan, myös yritykset voivat jäädä paitsi oikeutetuista alennuksista.
Bonus: skannauksen ja OCR:n sudenkuopat
Toimittajan laskutiedot tulkitaan usein väärin paperilaskujen skannausprosessin aikana - ja sen jälkeen, kun ne on läpäisty optisen hahmontunnistuksen (OCR) PDF-laskuissa. Ajattele, mitä voi tapahtua, jos OCR-toimittaja tuo sinulle numeron 5, kun alkuperäisessä laskussa luki numero 2. Entä jos tämä toistuu satoja tai jopa tuhansia kertoja? On olemassa suuri riski, että nämä virheet jäävät täysin huomaamatta prosessin myöhemmässä vaiheessa.
Korjaa virheet maksettavassa kirjanpidossa
On olemassa useita ratkaisuja, joilla voidaan välttää virheitä maksettavassa kirjanpidossa, mahdollistaa virtaviivainen ja tehokkaampi käsittely ja vähentää havaitsemattoman pääomavuodon riskiä.
Yritykset voivat analysoida ja korjata historiatietoja ja saada tietoa prosessien heikkouksista tekemällä recovery audit, taloudellisen tiedon louhintapalvelun. Tämä on hyödyllistä, jotta voidaan varmistaa, että historiatiedot ovat oikeita ja että menetetty pääoma tunnistetaan ja otetaan takaisin asianmukaisesti.
Tulevaisuudessa on vain vähän muita vaihtoehtoja kuin digitalisoinnin lisääminen. Tietojen laatuun, valvontaan ja automatisointiin keskittyminen tehostaa prosesseja huomattavasti ja voi vähentää riskejä radikaalisti. Ottamalla käyttöön täysin digitaalisia muotoja, kuten sähköisten laskujen pyytäminen toimittajiltasi, olet jo edennyt pitkälle matkallasi kohti virheiden poistamista ostoreskontrasta.
Lataa raportti:
Kustannuksia kirjanpidon virheistä
Lataa raportti saadaksesi lisätietoa maksuvelvollisten virheiden kustannuksista.