لا تؤدي الأعمال اليدوية والبرامج القديمة إلى إبطاء العمليات المالية وجعلها تتطلب جهدًا كبيرًا فحسب، بل هناك خطر كبير من تسرب رأس المال من شركتك دون أن يُكتشف، مما يضر بنتائجك المالية النهائية. ففي الشركات التي تتعامل مع أحجام معاملات ضخمة ومئات الآلاف، بل وملايين الفواتير المعالجة، يمكن أن تؤدي الأخطاء البسيطة في حسابات الدائنين إلى خسائر كبيرة. وهذا يمثل تحديًا لفرق الشؤون المالية، وهو ما نستكشفه في سلسلة تقاريرنا «Lost in transaction».
تحدث الأخطاء في حسابات الدائنين لأسباب متنوعة، لكنها تؤدي جميعها إلى زيادة عبء العمل وتسرب الأموال من عملياتك. وفيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا — والأكثر تكلفة:
الالتباس الأول بشأن ضريبة القيمة المضافة
تشريعات ضريبة القيمة المضافة معقدة. فهي تتغير بمرور الوقت، ولكل بلد قواعده واستثناءاته الخاصة. وقد يؤدي أي خطأ بسيط إلى خسائر كبيرة في الخصومات.
أخطاء الدفع الزائد #2
تشكل الأخطاء اليدوية التي تحدث عند معالجة الفواتير (مثل كتابة رقم خاطئ) أو المسح الضوئي ذي الجودة المنخفضة خطرًا يتمثل في ربط أرقام خاطئة من الفواتير بالمدفوعات، مما يؤدي إلى دفع مبلغ أكبر من المبلغ المطلوب في البداية.
حالات الدفع المزدوج المثيرة للقلق #3
إذا تم إرسال فاتورة المورد أكثر من مرة، أو في حالة تلقي تذكير، فهناك خطر أن يتم سداد كلتا الفاتورتين.
مذكرات الائتمان غير المستخدمة رقم 4
تكون لدى العديد من الشركات أرصدة دائنة معلقة لدى الموردين، ربما بسبب أخطاء سابقة تم تعويضها. وقد تمر هذه الأرصدة دون أن يلاحظها أحد أو تُستخدم. وينبغي اعتبار التحقق من وجود أرصدة دائنة معلقة لدى الموردين ممارسة تجارية جيدة.
الخصومات الفائتة #5
تمامًا مثلما يفوت المستهلك العادي الحصول على الخصومات المباشرة أثناء تسوقه لشراء البقالة، قد تفوت الشركات الحصول على الخصومات المستحقة لها.
ملاحظة إضافية: مخاطر المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف
غالبًا ما تُفسَّر بيانات فواتير الموردين تفسيرًا خاطئًا أثناء عملية مسح الفواتير الورقية ضوئيًّا، وكذلك بعد تحويل فواتير PDF التي خضعت لعملية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). تخيل فقط ما قد يحدث إذا قدم لك مزود خدمة OCR الرقم «5» في حين أن الفاتورة الأصلية تنص على الرقم «2». وماذا لو تكرر هذا الأمر مئات أو حتى آلاف المرات؟ فهناك خطر كبير من أن تمر هذه الأخطاء دون أن يلاحظها أحد على الإطلاق في المراحل اللاحقة من العملية.
تصحيح الأخطاء في حسابات الدائنين
هناك عدة حلول لتجنب الأخطاء في حسابات الدائنين، وتمكين معالجة أكثر سلاسة وكفاءة، والحد من مخاطر تسرب رأس المال دون أن يُكتشف.
يمكن للشركات تحليل البيانات التاريخية وتصحيحها والحصول على رؤى حول نقاط الضعف في العمليات من خلال إجراء recovery audit، وهي خدمة لاستخراج البيانات المالية. وهذا مفيد للتأكد من صحة البيانات التاريخية، ومن تحديد رأس المال المفقود واسترداده بشكل صحيح.
في المستقبل، لا توجد خيارات كثيرة سوى زيادة الرقمنة. فالتركيز على جودة البيانات ومراقبتها وأتمتتها يجعل عملياتك أكثر كفاءةً بكثير، ويمكن أن يقلل المخاطر بشكل جذري. ومن خلال اعتماد صيغ رقمية بالكامل، مثل طلب الفواتير الإلكترونية من الموردين، تكون قد قطعت شوطًا طويلاً بالفعل في مسيرتك نحو القضاء على الأخطاء في حسابات الدفع.
تنزيل التقرير:
تكلفة الأخطاء في حسابات الدائنين
قم بتنزيل التقرير للحصول على مزيد من المعلومات حول تكلفة الأخطاء المتعلقة بالذمم الدائنة.