5 kostspielige Fehler in der Kreditorenbuchhaltung, die Sie vermeiden sollten

Manuelle Arbeit und veraltete Software machen die Finanzprozesse nicht nur langsamer und arbeitsintensiver, sondern bergen auch ein erhebliches Risiko, dass Kapital unentdeckt aus Ihrem Unternehmen entweicht und Ihr Endergebnis beeinträchtigt. In Unternehmen mit großen Transaktionsvolumina und Hunderttausenden oder gar Millionen von verarbeiteten Rechnungen können sich kleine Fehler in der Kreditorenbuchhaltung zu erheblichen Verlusten summieren. Dies ist eine Herausforderung für Finanzteams, die wir in unserer Berichtsserie Lost in Transaction untersucht haben.

Fehler in der Kreditorenbuchhaltung haben unterschiedliche Gründe, aber sie alle führen zu einer höheren Arbeitsbelastung und zu Geldverlusten in Ihrem Prozess. Hier sind die häufigsten - und kostspieligsten - Fehler:

Das Mehrwertsteuerrecht ist komplex. Sie ändert sich im Laufe der Zeit, und jedes Land hat seine eigenen Regeln und Ausnahmen. Ein kleiner Fehler kann zu erheblichen Abzugsverlusten führen.

Manuelle Fehler bei der Bearbeitung von Rechnungen (z. B. Eingabe einer falschen Nummer) oder minderwertige Scans bergen die Gefahr, dass den Zahlungen falsche Rechnungsbeträge zugeordnet werden, was zu einer höheren Ausgangszahlung als ursprünglich beantragt führt.

Wird eine Lieferantenrechnung mehr als einmal versandt oder ist eine Mahnung eingegangen, besteht das Risiko, dass beide Rechnungen bezahlt werden.

Viele Unternehmen haben ausstehende Gutschriften bei Lieferanten, vielleicht aufgrund früherer Pannen, die gutgeschrieben wurden. Diese können unbemerkt und ungenutzt bleiben. Die Überprüfung ausstehender Gutschriften von Lieferanten sollte als gute Geschäftspraxis angesehen werden.

So wie jeder normale Verbraucher beim Lebensmitteleinkauf Rabatte verpasst, können auch Unternehmen berechtigte Preisnachlässe verpassen.

Die Daten von Lieferantenrechnungen werden beim Scannen von Papierrechnungen - und nach dem Durchlaufen der OCR-PDF-Rechnungen - oft falsch interpretiert. Stellen Sie sich nur einmal vor, was passieren kann, wenn Ihr OCR-Anbieter Ihnen eine Nummer 5 liefert, obwohl auf der ursprünglichen Rechnung die Nummer 2 stand. Und was ist, wenn sich dies Hunderte oder gar Tausende von Malen wiederholt? Das Risiko ist groß, dass diese Fehler im weiteren Verlauf des Prozesses völlig unbemerkt bleiben.

Es gibt mehrere Lösungen, um Fehler in der Kreditorenbuchhaltung zu vermeiden, eine rationellere und effizientere Bearbeitung zu ermöglichen und das Risiko eines unentdeckten Kapitalabflusses zu verringern.

Unternehmen können historische Daten analysieren und korrigieren und Einblicke in Prozessschwächen erhalten, indem sie einen recovery auditeinen Finanz-Data-Mining-Dienst. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass die historischen Daten korrekt sind und dass verlorenes Kapital ordnungsgemäß ermittelt und zurückgewonnen wird.

Für die Zukunft gibt es nur wenige Optionen außer einer verstärkten Digitalisierung. Die Konzentration auf Datenqualität, Kontrolle und Automatisierung macht Ihre Prozesse viel effizienter und kann die Risiken radikal reduzieren. Durch die Einführung vollständig digitaler Formate, wie z. B. die Anforderung elektronischer Rechnungen von Ihren Lieferanten, haben Sie bereits einen großen Schritt auf dem Weg zur Beseitigung von Fehlern in der Kreditorenbuchhaltung getan.

Laden Sie den Bericht herunter, um weitere Einblicke in die Kosten von Fehlern in der Kreditorenbuchhaltung zu erhalten.