Als het gaat om het verlagen van de kosten en het verbeteren van de efficiëntie van uw bedrijf, is automatisering een van de meest veelbelovende wegen voor financiële teams. U heeft vast wel gehoord over de enorme vooruitgang die de automatiseringstechnologieën alleen al in de afgelopen jaren hebben geboekt.
Misschien denkt u nu wel dat een automatiseringsoplossing precies is wat uw bedrijf nodig heeft. Maar is automatisering wel de juiste keuze voor uw bedrijf?
Hoewel automatisering de efficiëntie aanzienlijk kan verbeteren als deze op de juiste manier wordt ingezet, zijn niet alle oplossingen even geschikt. Veel bedrijven investeren in overbodige en niet-schaalbare automatisering en geven uiteindelijk hun budget uit aan een systeem dat hun kernsystemen niet veel beter maakt.
Hoe weet u nu of dit het juiste moment is voor uw bedrijf om te investeren in financiële automatisering? Dat hangt af van het automatiseringspotentieel van uw bedrijf. Als u een groot automatiseringspotentieel heeft, zou een investering in automatisering snel rendement moeten opleveren.
Door te kijken naar concrete manieren waarop automatisering uw bedrijf kan verbeteren, kunt u vrij eenvoudig uw automatiseringspotentieel in kaart brengen. Hieronder volgen drie aspecten die financiële teams moeten onderzoeken om het automatiseringspotentieel van uw bedrijf te bepalen.
1. Analyseer uw procedures voor crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie is om verschillende redenen een uitstekend startpunt voor elk bedrijf. Ten eerste is dit onderdeel van uw bedrijf arbeidsintensief en kan het veel verspilling van middelen met zich meebrengen. Ten tweede krijgen klanten geen kijkje achter de schermen bij de verwerking van transacties, dus zullen ze er geen bezwaar tegen hebben als u dit onderdeel van uw bedrijf verbetert.
Het automatiseren van uw inkooptransacties is budgetvriendelijk en eenvoudig te implementeren. Als u dit onderdeel van uw bedrijf kunt verbeteren, is dat dus een uitstekende eerste stap op weg naar volledige automatisering.
Een grondige en potentieel winstgevende manier om aankopen te analyseren is het uitvoeren van een recovery audit, een adviesdienst op het gebied van financiële datamining die zich richt op het opsporen van fouten in de factuurverwerking, verborgen zwakke plekken in processen en kapitaalverlies. Geld dat in eerdere transacties verloren is gegaan als gevolg van betalings- of btw-fouten, kan (in veel gevallen) worden teruggevorderd.
2. Inkomende facturen controleren
Kijk eens naar hoe je met je leveranciers omgaat. Wordt je leveranciersadministratie voortdurend bijgewerkt? Houd je in de gaten of er sprake is van fraude of insolventie? Hoeveel van hen sturen je facturen op papier of als pdf?
De kwestie van de bestandsindeling is een logisch startpunt bij het digitaliseren van financiële processen. Papieren documenten en pdf-bestanden vormen een groot obstakel voor automatisering, omdat er bijna altijd iemand nodig is om de informatie te lezen, te interpreteren en in te voeren.
Als u deze analoge gegevensformaten kunt vervangen door digitale, wordt het veel eenvoudiger om ze efficiënt te verwerken via automatisering. Met gestructureerde invoergegevens in uw financiële processen kunt u uw processen volledig transformeren, tot en met de boekhouding en rapportages. Met andere woorden: elke bron van analoog papierwerk draagt bij aan het automatiseringspotentieel van uw bedrijf.
De oplossing voor elektronische facturering van Qvalia is speciaal hiervoor ontwikkeld. Het is een robuuste tool waarmee bedrijven, zelfs uw kleinste leveranciers, elk onderdeel van het factureringsproces kunnen digitaliseren en u de gestructureerde factuurgegevens kunnen leveren die u nodig hebt.
3. Vergeet je eigen papieren niet
Je moet niet alleen naar de facturen van je leveranciers kijken. Afhankelijk van de indelingen die je gebruikt, kunnen je eigen facturen en andere documenten je efficiëntie beïnvloeden.
Als uw bedrijf al een tijdje bestaat, is de kans groot dat u nog steeds op de een of andere manier met papier werkt. Misschien maakt u zelfs nog gebruik van verouderde oplossingen, zoals die beruchte oude Excel-sheets, archiefkasten en andere achterhaalde software.
De overstap van papieren naar digitale facturen lijkt misschien geen bijzonder ingrijpende verandering, maar het kan wonderen doen voor het verbeteren van uw efficiëntie en het verlagen van de kosten. Maar welke voordelen biedt het precies? Uit een rapport uit 2018 van accountantskantoor EY bleek dat:
- De gemiddelde kosten van een papieren factuur bedragen 15 euro, terwijl die van een digitale factuur 0,30 euro bedragen
- Een mens kan gemiddeld 6.000 papieren facturen en 90.000 e-facturen per jaar verwerken
- De verwerking van papieren facturen duurt ongeveer 15 dagen, en die van e-facturen 3 dagen
Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen. De overstap naar een toegankelijker digitaal formaat biedt tal van voordelen. Over het algemeen kan dit soort automatisering voor vrijwel alle bedrijven voordelig zijn, dus zorg ervoor dat u op zoek gaat naar mogelijkheden om het in te voeren.
Automatiseringsmogelijkheden: wat is de volgende stap voor uw bedrijf?
Zodra u weet welke onderdelen van uw bedrijf het meeste potentieel voor automatisering bieden, bent u klaar om op zoek te gaan naar manieren om een automatiseringsoplossing te implementeren. Als u het automatiseringspotentieel van uw bedrijf in kaart brengt, zullen de methoden die uw efficiëntie het meest verhogen vanzelf duidelijk worden.
Automatische inkooptransacties zijn een eenvoudige manier om de efficiëntie te verbeteren. Een andere manier is het vervangen van uw inkomende en uitgaande facturen door e-facturen, wat essentieel is om ze via een geautomatiseerd systeem te verwerken. Zodra u uw papierwerk hebt gedigitaliseerd, wordt het automatiseren van de verwerking en de boekhouding aanzienlijk eenvoudiger.
Als u overweegt uw financiële processen te digitaliseren en te automatiseren, vindt u praktische tips en advies in het e-book ‘Automating Finance’ – download het gratis.
Gerelateerde artikelen
Als u zich voorbereidt op een SAP S/4HANA-migratie of de invoering van e-facturering, bent u waarschijnlijk al in aanraking gekomen met UNSPSC — het classificatiesysteem dat SAP aanbeveelt voor producten …
Kunstmatige intelligentie zorgt voor een ingrijpende verandering in bedrijfsvoering, en de financiële sector vormt daarop geen uitzondering. In onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in de financiële sector en de boekhouding, bespreken we praktische toepassingen en leggen we uit hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.