Kun on kyse yrityksesi kustannusten säästämisestä ja sen tehokkuuden parantamisesta, yksi lupaavimmista keinoista taloushallinnon tiimeille on automatisointi. Olet todennäköisesti kuullut automaatioteknologioiden massiivisista parannuksista pelkästään viime vuosina.
Ja nyt saatat ajatella, että jonkinlainen automaatioratkaisu on juuri se, mitä yrityksesi tarvitsee. Mutta onko automaatio oikea suunta yrityksellesi?
Vaikka automaatio voi viisaasti käytettynä parantaa tehokkuutta huomattavasti, kaikki ratkaisut eivät ole samanlaisia. Monet yritykset investoivat tarpeettomaan ja skaalautumattomaan automaatioon ja päätyvät tuhlaamaan budjettinsa järjestelmään, joka ei paranna niiden ydinjärjestelmiä kovinkaan paljon.
Mistä tiedät, onko yrityksesi nyt oikea aika investoida rahoituksen automatisointiin? Se riippuu yrityksesi automaatiopotentiaalista. Jos automatisointipotentiaali on suuri, automatisointiin investoimisen pitäisi tuottaa nopeaa kannattavuutta.
Kun etsit erityisiä tapoja, joilla automaatio voi parantaa liiketoimintaasi, voit arvioida automaatiopotentiaalia melko helposti. Seuraavassa on kolme näkökohtaa, joita taloushallinnon tulisi tutkia määrittääkseen yrityksesi automaatiopotentiaalin.
1. Analysoi maksettavan kirjanpidon rutiinit
Maksettava kirjanpito on hyvä lähtökohta mille tahansa yritykselle muutamasta syystä. Ensinnäkin tämä osa liiketoimintaa on työvoimavaltainen ja voi aiheuttaa paljon resurssien tuhlausta. Toiseksi asiakkaat eivät näe kulissien takaa, miten käsittelet maksutapahtumia, joten heitä ei voi lannistaa, jos parannat tätä liiketoiminnan osaa.
Ostotapahtumien automatisointi on sekä budjettiystävällistä että yksinkertaista toteuttaa, joten jos voit parantaa liiketoimintasi tätä osa-aluetta, se on hyvä ensimmäinen askel kohti kokonaisvaltaista automatisointia.
Perusteellinen ja potentiaalisesti kannattava tapa analysoida ostoja on tehdä recovery audit, joka on taloudellisen tiedon louhinnan konsultointipalvelu, jossa keskitytään virheellisten laskujen käsittelyn, piilossa olevien prosessien heikkouksien ja pääomavuotojen tunnistamiseen. Aiemmissa liiketoimissa esimerkiksi maksu- tai alv-virheiden vuoksi menetetty raha on (monissa tapauksissa) mahdollista saada takaisin.
2. Tarkista saapuvat laskut
Sinun tulisi tarkastella, miten olet vuorovaikutuksessa toimittajiesi kanssa. Päivitetäänkö toimittajakirjaasi jatkuvasti? Seurataanko petosten tai maksukyvyttömyyden varalta? Kuinka moni toimittajista antaa sinulle paperisia tai PDF-laskuja?
Formaattikysymys on luonnollinen lähtökohta, kun taloushallinnon prosesseja digitalisoidaan. Paperitiedostot ja PDF-tiedostot ovat suuri este automatisoinnille yleensä, sillä niiden lukeminen, tulkitseminen ja tietojen syöttäminen vaatii lähes aina ihmisen työtä.
Jos saat korvattua nämä analogiset tietomuodot digitaalisilla, sinun on paljon helpompi käsitellä niitä tehokkaasti automaation avulla. Kun talousprosessisi syöttötiedot ovat strukturoituja, voit muuttaa prosessejasi aina kirjanpitoon ja raportteihin asti. Toisin sanoen jokainen analogisen paperityön lähde lisää yrityksesi automaatiopotentiaalia.
Qvalian verkkolaskuratkaisu on suunniteltu juuri tätä varten. Se on vankka työkalu, jonka avulla yritykset, jopa pienimmät toimittajasi, voivat digitalisoida laskutusprosessin kaikki osa-alueet ja tarjota sinulle tarvitsemasi jäsennellyt laskutiedot.
3. Älä unohda omia papereitasi
Sinun ei pitäisi tarkastella vain tavarantoimittajiesi laskuja. Käyttämästäsi formaatista riippuen myös omat laskusi ja muut lähettämäsi paperit saattavat heikentää tehokkuuttasi.
Jos yrityksesi on toiminut jo jonkin aikaa, on todennäköistä, että käytät yhä paperia jossain määrin. Saatat jopa luottaa vanhanaikaisiin ratkaisuihin, kuten pelättyyn Excel-taulukkoon, arkistokaappeihin ja muihin vanhentuneisiin ohjelmistoihin.
Siirtyminen paperilaskuista digitaalisiin laskuihin ei ehkä vaikuta erityisen vaikuttavalta muutokselta, mutta se voi tehdä ihmeitä tehokkuuden parantamisessa ja kustannusten vähentämisessä. Mutta millaisia hyötyjä se tarjoaa? Eräässä tilitoimisto EY: n vuonna 2018 laatimassa raportissa todettiin seuraavaa:
- Paperilasku maksaa keskimäärin 15 euroa, kun taas digitaalinen lasku maksaa 0,30 euroa.
- Ihminen voi käsitellä keskimäärin 6 000 paperilaskua vuodessa ja 90 000 verkkolaskua vuodessa.
- Paperilaskujen käsittely kestää noin 15 päivää ja verkkolaskujen 3 päivää.
Ja nämä ovat vain muutamia tärkeimmistä eduista. On selvää, että siirtymisestä helppokäyttöisempään digitaaliseen muotoon on paljon hyötyä. Kaiken kaikkiaan tämäntyyppisestä automatisoinnista voi olla hyötyä lähes kaikille yrityksille, joten sinun kannattaa varmistaa, että etsit tilaisuutta ottaa se käyttöön.
Automaatiopotentiaali: Mitä yrityksellesi on seuraavaksi luvassa?
Kun tiedät, mitkä liiketoimintasi osa-alueet sisältävät eniten automaatiopotentiaalia, voit alkaa etsiä keinoja automaatioratkaisun toteuttamiseksi. Jos arvioit yrityksesi automaatiopotentiaalin, tehokkuutta eniten lisäävien menetelmien pitäisi löytyä luonnostaan.
Automaattiset ostotapahtumat ovat yksi helppo tapa parantaa tehokkuutta. Toinen tapa on korvata saapuvat ja lähtevät laskut verkkolaskuilla, mikä on avainasemassa niiden käsittelyssä automaattisella järjestelmällä. Kun olet digitalisoinut kaiken paperityön, käsittelynäkökulman ja kirjanpidon automatisointi helpottuu huomattavasti.
Jos harkitset talousprosessin digitalisointia ja automatisointia, käytännön vinkkejä ja ohjeita on saatavilla e-kirjassa Automating Finance - lataa se ilmaiseksi.