Når det drejer sig om at spare på virksomhedens omkostninger og forbedre effektiviteten, er automatisering en af de mest lovende muligheder for finansteams. Du har sikkert hørt om de massive forbedringer inden for automatiseringsteknologier alene i løbet af de seneste par år.
Og nu tænker du måske, at en eller anden form for automatiseringsløsning er præcis, hvad din virksomhed har brug for. Men er automatisering den rigtige retning for din virksomhed?
Selv om automatisering kan forbedre effektiviteten betydeligt, når den bruges fornuftigt, er det ikke alle løsninger, der er lige gode. Mange virksomheder investerer i unødvendig og uskalerbar automatisering og ender med at sprænge deres budget på et system, der ikke forbedrer deres kernesystemer så meget.
Hvordan ved du så, om det er det rigtige tidspunkt for din virksomhed at investere i automatisering af finansadministrationen? Det afhænger af din virksomheds automatiseringspotentiale. Hvis du har et højt automatiseringspotentiale, bør en investering i automatisering give en hurtig ROI.
Ved at kigge efter specifikke måder, hvorpå automatisering kan forbedre din virksomhed, kan du ret nemt måle dit automatiseringspotentiale. Her er tre aspekter, som finansteams bør undersøge for at bestemme virksomhedens automatiseringspotentiale.
1. Analyser dine rutiner for kreditorerne
Kreditorbogholderi er et godt sted at starte for enhver virksomhed af flere grunde. For det første er denne del af din virksomhed arbejdskrævende og kan stå for mange spildte ressourcer. For det andet kan kunderne ikke se bag kulisserne på, hvordan du behandler transaktioner, så de kan ikke blive afskrækket af, at du forbedrer denne del af din virksomhed.
Automatisering af dine købstransaktioner er både budgetvenlig og enkel at implementere, så hvis der er plads til at forbedre dette aspekt af din virksomhed, er det et godt første skridt på vejen mod end-to-end automatisering.
En grundig og potentielt lukrativ måde at analysere indkøb på er at udføre en recovery audit, en finansiel data-mining konsulenttjeneste med fokus på at identificere fejlagtig fakturahåndtering, skjulte processvagheder og kapitallækage. De penge, der er gået tabt i tidligere transaktioner på grund af ting som betalings- eller momsfejl, er (i mange tilfælde) mulige at inddrive.
2. Kontrol af indgående fakturaer
Du bør se på, hvordan du interagerer med dine leverandører. Bliver din leverandørbog løbende opdateret? Overvåger du, om der er tale om svindel eller insolvens? Hvor mange af dem giver dig papir- eller PDF-fakturaer?
Formatspørgsmålet er et naturligt udgangspunkt, når man digitaliserer finansprocesser. Papir- og PDF-filer er en stor hindring for automatisering generelt, da de næsten altid kræver, at et menneske skal læse, fortolke og indtaste oplysninger.
Hvis du er i stand til at få udskiftet disse analoge dataformater med digitale formater, vil du have meget lettere ved at behandle dem effektivt via automatisering. Med strukturerede inputdata i din finansproces vil du kunne transformere dine processer hele vejen til regnskab og rapporter. Med andre ord øger enhver kilde til analogt papirarbejde din virksomheds automatiseringspotentiale.
Qvalia's e-faktureringsløsning er designet til dette formål. Det er et robust værktøj, der gør det muligt for virksomheder, selv dine mindste leverandører, at digitalisere alle aspekter af faktureringsprocessen og give dig de strukturerede fakturadata, du har brug for.
3. Glem ikke dit eget papirarbejde
Det er ikke kun dine leverandørers fakturaer, du skal kigge på. Afhængigt af de formater, du bruger, kan dine egne fakturaer og andet papirarbejde, du sender ud, også være en belastning for din effektivitet.
Hvis din virksomhed har eksisteret i et stykke tid, er der stor sandsynlighed for, at du stadig bruger papir i en eller anden form. Måske benytter du endda arkaiske løsninger som det frygtede excelark, arkivskabe og anden forældet software.
At skifte fra papirfakturaer til digitale fakturaer virker måske ikke som en særlig imponerende ændring, men det kan gøre underværker for at forbedre din effektivitet og reducere omkostningerne. Men hvilke fordele giver det egentlig? En rapport fra 2018 fra revisionsfirmaet EY afslørede, at:
- Den gennemsnitlige pris for en papirfaktura er 15 euro, mens en digital faktura koster 0,30 euro.
- Et menneske kan i gennemsnit behandle 6.000 papirfakturaer om året og 90.000 e-fakturaer
- Det tager ca. 15 dage at behandle papirfakturaer og 3 dage for e-fakturaer
Og det er kun nogle få af de vigtigste fordele. Det er klart, at der er mange fordele ved at gå over til et mere tilgængeligt digitalt format. Samlet set kan denne type automatisering være til gavn for næsten alle virksomheder, så du bør sørge for at kigge efter en mulighed for at implementere den.
Automatiseringspotentiale: Hvad er det næste for din virksomhed?
Når du ved, hvilke områder af din virksomhed der har det største automatiseringspotentiale, kan du begynde at lede efter måder at implementere en automatiseringsløsning på. Hvis du vurderer din virksomheds automatiseringspotentiale, bør de metoder, der vil øge din effektivitet mest, komme helt naturligt.
Automatiske købstransaktioner er en nem måde at forbedre effektiviteten på. En anden måde er at erstatte dine ind- og udgående fakturaer med e-fakturaer, hvilket er nøglen til at behandle dem med et automatiseret system. Når du har digitaliseret alt dit papirarbejde, bliver det betydeligt mere enkelt at automatisere behandlingsaspektet og bogføringen.
Hvis du overvejer at digitalisere og automatisere din finansproces, kan du få praktiske tips og vejledning i e-bogen Automating Finance - download den gratis.