Při snižování nákladů a zvyšování efektivity podniku je pro finanční týmy jednou z nejslibnějších cest automatizace. Pravděpodobně jste již slyšeli o obrovském pokroku, kterého automatizační technologie dosáhly jen za posledních několik let.
A teď si možná myslíte, že nějaké automatizační řešení je přesně to, co vaše firma potřebuje. Ale je automatizace pro vaši firmu správným směrem?
Ačkoli automatizace může při správném použití výrazně zvýšit efektivitu, ne všechna řešení jsou stejná. Mnoho firem investuje do nepotřebné a neškálovatelné automatizace a nakonec utratí svůj rozpočet za systém, který jejich základní systémy příliš nezlepší.
Jak tedy poznáte, že je nyní ten správný čas pro vaši firmu investovat do automatizace financí? To záleží na automatizačním potenciálu vaší firmy. Pokud máte vysoký automatizační potenciál, investice do automatizace by měla přinést rychlou návratnost investic.
Pokud se zaměříte na konkrétní způsoby, jakými může automatizace zlepšit vaše podnikání, můžete poměrně snadno odhadnout svůj automatizační potenciál. Zde jsou tři aspekty, které by finanční týmy měly prozkoumat, aby určily automatizační potenciál vašeho podnikání.
1. Analyzujte své postupy při zpracování závazků
Účty splatné jsou pro každou firmu skvělým místem, kde začít, a to z několika důvodů. Za prvé, tato část vašeho podnikání je náročná na pracovní sílu a může představovat mnoho zbytečně vynaložených zdrojů. Za druhé, zákazníci nevidí, jak za kulisami zpracováváte transakce, takže je nemůže odradit, když tuto část svého podnikání vylepšíte.
Automatizace nákupních transakcí je cenově výhodná a snadno proveditelná, takže pokud můžete tento aspekt svého podnikání vylepšit, je to skvělý první krok k úplné automatizaci.
Důkladným a potenciálně lukrativním způsobem analýzy nákupů je provedení recovery audit, což je poradenská služba v oblasti finančního dataminingu, která se zaměřuje na identifikaci chybného zpracování faktur, skrytých slabých míst procesů a úniku kapitálu. Peníze ztracené v minulých transakcích v důsledku chyb v platbách nebo DPH je (v mnoha případech) možné získat zpět.
2. Kontrola příchozích faktur
Měli byste se zamyslet nad tím, jak komunikujete se svými dodavateli. Je vaše dodavatelská kniha průběžně aktualizována? Sledujete podvody nebo platební neschopnost? Kolik z nich vám poskytuje papírové nebo PDF faktury?
Problém formátu je přirozeným výchozím bodem při digitalizaci finančních procesů. Papírové a PDF soubory představují velkou překážku automatizace, protože téměř vždy vyžadují, aby člověk informace přečetl, interpretoval a zadal.
Pokud se vám podaří nahradit tyto analogové datové formáty digitálními, bude pro vás mnohem snazší je efektivně zpracovávat pomocí automatizace. Díky strukturovaným vstupním datům ve vašem finančním procesu budete moci transformovat své procesy až po účetnictví a výkaznictví. Jinými slovy, každý zdroj analogové papírové dokumentace zvyšuje automatizační potenciál vašeho podnikání.
Řešení elektronické fakturace společnosti Qvalia bylo navrženo právě z tohoto důvodu. Jedná se o robustní nástroj, který umožňuje podnikům, a to i těm nejmenším dodavatelům, digitalizovat všechny aspekty fakturačního procesu a poskytovat vám strukturované fakturační údaje, které potřebujete.
3. Nezapomeňte na vlastní papírování
Neměli byste se zaměřovat pouze na faktury od dodavatelů. V závislosti na formátech, které používáte, mohou vaši efektivitu ovlivňovat také vaše vlastní faktury a další dokumenty.
Pokud vaše firma existuje již delší dobu, je pravděpodobné, že stále v určité míře používáte papír. Možná dokonce spoléháte na zastaralá řešení, jako jsou obávané staré tabulky Excel, kartotéky a další zastaralý software.
Přechod z papírových faktur na digitální faktury se nemusí jevit jako nijak zvlášť významná změna, ale může mít zázračný vliv na zvýšení vaší efektivity a snížení nákladů. Jaké výhody však přináší? Zpráva účetní firmy EY z roku 2018 odhalila, že:
- Průměrná cena papírové faktury je 15 eur, zatímco cena digitální faktury je 0,30 eur.
- Člověk dokáže zpracovat v průměru 6 000 papírových faktur ročně a 90 000 elektronických faktur.
- Zpracování papírových faktur trvá přibližně 15 dní, elektronických faktur 3 dny.
To je jen několik z hlavních výhod. Přechod na přístupnější digitální formát má mnoho výhod. Celkově lze říci, že tento typ automatizace může být přínosem pro téměř všechny podniky, proto byste měli hledat příležitost k jeho zavedení.
Potenciál automatizace: Co čeká vaši společnost v budoucnu?
Jakmile zjistíte, které oblasti vašeho podnikání mají největší potenciál pro automatizaci, můžete začít hledat způsoby, jak automatizační řešení implementovat. Pokud vyhodnotíte automatizační potenciál svého podnikání, metody, které nejvíce zvýší vaši efektivitu, by měly přijít samy.
Automatické nákupní transakce jsou jedním ze snadných způsobů, jak zvýšit efektivitu. Dalším způsobem je nahrazení příchozích a odchozích faktur elektronickými fakturami, což je klíčové pro jejich zpracování automatizovaným systémem. Jakmile digitalizujete své papírové dokumenty, automatizace zpracování a účetnictví se stane mnohem jednodušší.
Pokud uvažujete o digitalizaci a automatizaci svých finančních procesů, praktické tipy a pokyny najdete v elektronické knize Automatizace financí, kterou si můžete zdarma stáhnout.
Související články
Umělá inteligence mění podobu podnikových operací a finance nejsou výjimkou. Naše nejnovější whitepaper přehled o umělé inteligenci ve financích a účetnictví, zkoumá praktické příklady použití a nastiňuje, jak začít s implementací.
Zavádění elektronické fakturace a elektronického zadávání veřejných zakázek se ve veřejné správě v Evropě zrychluje. Nedávná švédská studie nabízí pohled na situaci v obcích a ústředních vládních orgánech.
Představujeme PDF invoice capture – výkonný nástroj pro převod PDF do XML, který slouží k digitalizaci, transformaci, analýze a obohacování PDF faktur. Tento nástroj je odlehčenou bezplatnou verzí našeho řešení pro zpracování dokumentů pomocí umělé inteligence.