Når det gjelder å spare virksomhetens kostnader og forbedre effektiviteten, er automatisering en av de mest lovende veiene for økonomiteamene. Du har sannsynligvis hørt om de enorme forbedringene innen automatiseringsteknologier bare i løpet av de siste årene.
Og nå tenker du kanskje at en eller annen form for automatiseringsløsning er akkurat det virksomheten din trenger. Men er automatisering den rette retningen for virksomheten din?
Selv om automatisering kan forbedre effektiviteten betraktelig når den brukes klokt, er ikke alle løsninger like gode. Mange virksomheter investerer i unødvendig og ikke-skalerbar automatisering og ender opp med å sprenge budsjettet på et system som ikke forbedrer kjernesystemene så mye.
Så hvordan vet du om dette er det rette tidspunktet for virksomheten din til å investere i automatisering av økonomien? Det koker ned til virksomhetens automatiseringspotensial. Hvis du har et høyt automatiseringspotensial, bør investering i automatisering generere en rask avkastning.
Ved å se etter spesifikke måter automatisering kan forbedre virksomheten din på, kan du måle automatiseringspotensialet ditt ganske enkelt. Her er tre aspekter økonomiteamene bør undersøke for å fastslå virksomhetens automatiseringspotensial.
1. Analyser leverandørgjeldsrutinene dine
Leverandørgjeld er et flott sted å starte for enhver bedrift av flere grunner. For det første er denne delen av virksomheten arbeidskrevende og kan utgjøre mye bortkastede ressurser. For det andre kan ikke kundene se bak kulissene hvordan du behandler transaksjoner, så de kan ikke bli avskrekket av at du forbedrer denne delen av virksomheten din.
Automatisering av kjøpstransaksjonene dine er både budsjettvennlig og enkelt å implementere, så hvis det er rom for å forbedre dette aspektet av virksomheten din, er det et flott første skritt mot ende-til-ende-automatisering.
En grundig og potensielt lukrativ måte å analysere innkjøpene på er å utføre en recovery audit, en finansiell datamining-konsulenttjeneste som fokuserer på å identifisere feilaktig fakturahåndtering, skjulte svakheter i prosessene og kapitallekkasje. Penger som har gått tapt i tidligere transaksjoner, for eksempel på grunn av feil i forbindelse med betaling eller merverdiavgift, er (i mange tilfeller) mulig å få tilbake.
2. Kontroller innkommende fakturaer
Du bør se på hvordan du samhandler med leverandørene dine. Oppdateres leverandørreskontroen din kontinuerlig? Overvåker du for svindel eller insolvens? Hvor mange av dem gir deg papir- eller PDF-fakturaer?
Formatspørsmålet er et naturlig utgangspunkt når økonomiprosesser skal digitaliseres. Papir- og PDF-filer er et stort hinder for automatisering generelt, ettersom de nesten alltid krever at et menneske leser, tolker og taster inn informasjon.
Hvis du er i stand til å erstatte disse analoge dataformatene med digitale, blir det mye enklere å behandle dem på en effektiv måte via automatisering. Med strukturerte inndata i økonomiprosessen din vil du kunne transformere prosessene dine hele veien til regnskap og rapporter. Med andre ord bidrar hver kilde til analogt papirarbeid til virksomhetens automatiseringspotensial.
Qvalias e-faktureringsløsning ble utviklet av denne grunn. Det er et robust verktøy som gjør det mulig for bedrifter, selv de minste leverandørene dine, å digitalisere alle aspekter av faktureringsprosessen og gi deg de strukturerte fakturadataene du trenger.
3. Ikke glem ditt eget papirarbeid
Det er ikke bare leverandørenes fakturaer du bør se på. Avhengig av formatene du bruker, kan dine egne fakturaer og annet papirarbeid du sender ut, gå ut over effektiviteten din.
Hvis virksomheten din har eksistert en stund, er sjansen stor for at du fortsatt bruker papir i en eller annen kapasitet. Du bruker kanskje til og med foreldede løsninger som det fryktede Excel-arket, arkivskap og annen utdatert programvare.
Å bytte fra papir til digitale fakturaer virker kanskje ikke som en spesielt imponerende endring, men det kan gjøre underverker for å forbedre effektiviteten og redusere kostnadene. Men hva slags fordeler gir det egentlig? En rapport fra 2018 fra revisjonsselskapet EY avslørte det:
- En papirfaktura koster i gjennomsnitt 15 euro, mens en digital faktura koster 0,30 euro.
- Et menneske kan i gjennomsnitt behandle 6 000 papirfakturaer per år og 90 000 e-fakturaer.
- Papirfakturaer tar rundt 15 dager å behandle og 3 dager for e-fakturaer.
Og dette er bare noen av de viktigste fordelene. Det er klart at det er mange fordeler med å bytte til et mer tilgjengelig digitalt format. Samlet sett kan denne typen automatisering være gunstig for nesten alle virksomheter, så du bør sørge for at du ser etter en mulighet til å implementere den.
Automatiseringspotensial: Hva er det neste for din bedrift?
Når du vet hvilke områder av virksomheten din som har størst automatiseringspotensial, er du klar til å begynne å lete etter måter å implementere en automatiseringsløsning på. Hvis du vurderer virksomhetens automatiseringspotensial, bør metodene som vil øke effektiviteten din mest, komme naturlig.
Automatiske kjøpstransaksjoner er en enkel måte å forbedre effektiviteten på. En annen måte er å erstatte inngående og utgående fakturaer med e-fakturaer, noe som er nøkkelen til å behandle dem med et automatisert system. Når du har digitalisert alt papirarbeidet ditt, blir det betydelig enklere å automatisere behandlingsaspektet og regnskapsføringen.
Hvis du vurderer å digitalisere og automatisere økonomiprosessen din, finner du praktiske tips og veiledning i e-boken Automating Finance - last den ned gratis.