Pri znižovaní nákladov vašej spoločnosti a zvyšovaní jej efektívnosti je jednou z najsľubnejších ciest pre finančné tímy automatizácia. Pravdepodobne ste už počuli o obrovských zlepšeniach v oblasti automatizačných technológií, ku ktorým došlo len za posledných pár rokov.
A teraz si možno myslíte, že nejaké automatizačné riešenie je presne to, čo vaša firma potrebuje. Ale je automatizácia správnym smerom pre vašu firmu?
Hoci automatizácia môže pri správnom použití výrazne zvýšiť efektivitu, nie všetky riešenia sú rovnaké. Mnohé firmy investujú do nepotrebnej a neškálovateľnej automatizácie a nakoniec minú svoj rozpočet na systém, ktorý ich základné systémy príliš nezlepší.
Ako teda zistíte, že teraz je ten správny čas pre vašu firmu investovať do automatizácie financií? Záleží to na automatizačnom potenciáli vašej firmy. Ak máte vysoký automatizačný potenciál, investícia do automatizácie by mala priniesť rýchlu návratnosť investícií.
Ak sa zameriate na konkrétne spôsoby, ako automatizácia môže zlepšiť vaše podnikanie, môžete pomerne ľahko odhadnúť svoj potenciál automatizácie. Tu sú tri aspekty, ktoré by mali finančné tímy preskúmať, aby určili potenciál automatizácie vášho podnikania.
1. Analyzujte svoje postupy pri úhrade záväzkov
Záväzky sú skvelým východiskovým bodom pre každú firmu z viacerých dôvodov. Po prvé, táto časť vášho podnikania je náročná na pracovnú silu a môže predstavovať veľké plytvanie zdrojmi. Po druhé, zákazníci nemajú prehľad o tom, ako spracovávate transakcie, takže ich nemôže odradiť, ak túto časť svojho podnikania vylepšíte.
Automatizácia nákupných transakcií je finančne nenáročná a jednoduchá na implementáciu, takže ak dokážete zlepšiť túto oblasť svojho podnikania, bude to skvelý prvý krok k komplexnej automatizácii.
Dôkladným a potenciálne lukratívnym spôsobom analýzy nákupov je vykonanie recovery audit, konzultačnej služby v oblasti finančného dátového dolovania, ktorá sa zameriava na identifikáciu chybného spracovania faktúr, skrytých slabín procesov a úniku kapitálu. Peniaze stratené v minulých transakciách v dôsledku chýb v platbách alebo DPH je (v mnohých prípadoch) možné získať späť.
2. Kontrola prichádzajúcich faktúr
Mali by ste sa zamerať na to, ako komunikujete so svojimi dodávateľmi. Je vaša kniha dodávateľov neustále aktualizovaná? Sledujete podvody alebo platobnú neschopnosť? Koľkí z nich vám posielajú faktúry v papierovej alebo PDF forme?
Problém formátu je pri digitalizácii finančných procesov prirodzeným východiskovým bodom. Papierové a PDF súbory predstavujú veľkú prekážku automatizácie, pretože takmer vždy vyžadujú, aby človek prečítal, interpretoval a zadal informácie.
Ak dokážete nahradiť tieto analógové formáty údajov digitálnymi, ich automatizované spracovanie bude oveľa jednoduchšie. Vďaka štruktúrovaným vstupným údajom vo vašich finančných procesoch budete môcť transformovať svoje procesy až po účtovníctvo a správy. Inými slovami, každý zdroj analógovej papierovej dokumentácie prispieva k automatizačnému potenciálu vašej firmy.
Riešenie elektronického fakturovania spoločnosti Qvalia bolo navrhnuté práve z tohto dôvodu. Je to robustný nástroj, ktorý umožňuje podnikom, aj tým najmenším dodávateľom, digitalizovať všetky aspekty fakturačného procesu a poskytovať vám štruktúrované fakturačné údaje, ktoré potrebujete.
3. Nezabudnite na svoje vlastné dokumenty
Nemali by ste sa zameriavať len na faktúry od dodávateľov. V závislosti od formátov, ktoré používate, môžu vašu efektivitu ovplyvňovať aj vaše vlastné faktúry a iné dokumenty.
Ak vaša firma existuje už nejaký čas, je pravdepodobné, že stále používate papier v určitej miere. Možno sa dokonca spoliehate na archaické riešenia, ako sú obávané staré tabuľky Excel, kartotéky a iný zastaraný softvér.
Prechod z papierových faktúr na digitálne faktúry sa nemusí zdať ako zvlášť významná zmena, ale môže priniesť úžasné výsledky v oblasti zvýšenia efektívnosti a zníženia nákladov. Aké výhody však tento prechod ponúka? Správa účtovnej firmy EY z roku 2018 odhalila, že:
- Priemerná cena papierovej faktúry je 15 eur, zatiaľ čo cena digitálnej faktúry je 0,30 eur.
- Človek dokáže spracovať v priemere 6 000 papierových faktúr ročne a 90 000 elektronických faktúr.
- Spracovanie papierových faktúr trvá približne 15 dní a elektronických faktúr 3 dni.
Toto sú len niektoré z hlavných výhod. Prechod na dostupnejší digitálny formát má mnoho výhod. Celkovo môže tento typ automatizácie priniesť výhody takmer všetkým podnikom, preto by ste mali hľadať príležitosť na jeho implementáciu.
Potenciál automatizácie: Čo bude ďalej s vašou spoločnosťou?
Akonáhle zistíte, ktoré oblasti vášho podnikania majú najväčší potenciál pre automatizáciu, môžete začať hľadať spôsoby, ako implementovať automatizačné riešenie. Ak posúdite automatizačný potenciál svojho podnikania, metódy, ktoré najviac zvýšia vašu efektívnosť, by mali prísť samy od seba.
Automatické nákupné transakcie sú jedným z jednoduchých spôsobov, ako zvýšiť efektívnosť. Ďalším spôsobom je nahradenie prichádzajúcich a odchádzajúcich faktúr elektronickými faktúrami, čo je kľúčom k ich spracovaniu automatizovaným systémom. Po digitalizácii papierovej dokumentácie sa automatizácia spracovania a účtovníctva stáva podstatne jednoduchšou.
Ak zvažujete digitalizáciu a automatizáciu svojich finančných procesov, praktické tipy a rady nájdete v e-knihe Automatizácia financií – stiahnite si ju zadarmo.
Súvisiace články
Umelá inteligencia mení fungovanie podnikov a financie nie sú výnimkou. Naša najnovšia whitepaper prehľad o umelej inteligencii vo financiách a účtovníctve, skúma praktické príklady použitia a opisuje, ako začať s implementáciou.
Verejná správa v Európe čoraz rýchlejšie prechádza na elektronickú fakturáciu a elektronické obstarávanie. Nedávna švédska štúdia ponúka pohľad na situáciu v obciach a ústredných vládnych inštitúciách.
Predstavujeme PDF invoice capture – výkonný nástroj na digitalizáciu, transformáciu, analýzu a obohatenie PDF faktúr. Tento nástroj je odľahčenou bezplatnou verziou nášho riešenia na spracovanie dokumentov pomocou umelej inteligencie.