Wenn es darum geht, die Kosten Ihres Unternehmens zu senken und seine Effizienz zu verbessern, ist einer der vielversprechendsten Wege für Finanzteams die Automatisierung. Wahrscheinlich haben Sie schon von den massiven Verbesserungen der Automatisierungstechnologien allein in den letzten Jahren gehört.
Und jetzt denken Sie vielleicht, dass eine Automatisierungslösung genau das ist, was Ihr Unternehmen braucht. Aber ist Automatisierung die richtige Richtung für Ihr Unternehmen?
Automatisierung kann zwar die Effizienz erheblich steigern, wenn sie sinnvoll eingesetzt wird, aber nicht alle Lösungen sind gleich. Viele Unternehmen investieren in nicht benötigte und nicht skalierbare Automatisierungslösungen und verpulvern ihr Budget für ein System, das ihre Kernsysteme nicht sonderlich verbessert.
Woher wissen Sie also, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für Ihr Unternehmen gekommen ist, um in die Automatisierung des Finanzwesens zu investieren? Das kommt auf das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens an. Wenn Sie ein hohes Automatisierungspotenzial haben, sollte sich die Investition in die Automatisierung schnell amortisieren.
Wenn Sie herausfinden, auf welche Weise die Automatisierung Ihr Unternehmen verbessern kann, können Sie Ihr Automatisierungspotenzial relativ leicht einschätzen. Im Folgenden finden Sie drei Aspekte, die Finanzteams untersuchen sollten, um das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens zu ermitteln.
1. Analysieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsroutinen
Die Kreditorenbuchhaltung ist aus mehreren Gründen ein guter Ausgangspunkt für jedes Unternehmen. Erstens ist dieser Teil Ihres Unternehmens arbeitsintensiv und kann für viele verschwendete Ressourcen verantwortlich sein. Zweitens können die Kunden nicht hinter die Kulissen sehen, wie Sie Transaktionen verarbeiten, so dass sie sich nicht davon abschrecken lassen, wenn Sie diesen Teil Ihres Unternehmens verbessern.
Die Automatisierung Ihrer Einkaufstransaktionen ist budgetschonend und einfach zu implementieren. Wenn Sie also diesen Aspekt Ihres Unternehmens verbessern können, ist das ein guter erster Schritt zu einer durchgängigen Automatisierung.
Eine gründliche und potenziell lukrative Methode zur Analyse von Einkäufen ist die Durchführung eines recovery audit, eines Beratungsdienstes für Finanzdaten, der sich auf die Identifizierung von fehlerhafter Rechnungsbearbeitung, versteckten Prozessschwächen und Kapitalverlusten konzentriert. Geld, das bei früheren Transaktionen aufgrund von Zahlungs- oder Mehrwertsteuerfehlern verloren gegangen ist, kann (in vielen Fällen) zurückgeholt werden.
2. Eingangsrechnungen prüfen
Sie sollten sich ansehen, wie Sie mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten. Wird Ihr Lieferantenbuch ständig aktualisiert? Überwachen Sie sie auf Betrug oder Insolvenz? Wie viele von ihnen stellen Ihnen Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format aus?
Die Formatfrage ist ein natürlicher Ausgangspunkt für die Digitalisierung von Finanzprozessen. Papier- und PDF-Dateien sind ein großes Hindernis für die Automatisierung, da sie fast immer einen Menschen zum Lesen, Interpretieren und Eingeben von Informationen erfordern.
Wenn es Ihnen gelingt, diese analogen Datenformate durch digitale zu ersetzen, wird es Ihnen viel leichter fallen, sie durch Automatisierung effizient zu verarbeiten. Mit strukturierten Eingabedaten in Ihrem Finanzprozess sind Sie in der Lage, Ihre Prozesse bis hin zu Buchhaltung und Berichten zu transformieren. Mit anderen Worten: Jede analoge Papierquelle erhöht das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens.
Die E-Invoicing-Lösung von Qvalia wurde aus diesem Grund entwickelt. Es handelt sich um ein robustes Tool, das es Unternehmen, selbst Ihren kleinsten Lieferanten, ermöglicht, jeden Aspekt des Rechnungsstellungsprozesses zu digitalisieren und Ihnen die strukturierten Rechnungsdaten zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen.
3. Vergessen Sie Ihren eigenen Papierkram nicht
Sie sollten nicht nur auf die Rechnungen Ihrer Lieferanten achten. Je nachdem, welche Formate Sie verwenden, können auch Ihre eigenen Rechnungen und andere Unterlagen Ihre Effizienz beeinträchtigen.
Wenn Ihr Unternehmen schon eine Weile besteht, ist es wahrscheinlich, dass Sie immer noch in irgendeiner Form mit Papier arbeiten. Vielleicht verlassen Sie sich sogar auf archaische Lösungen wie die gefürchtete Excel-Tabelle, Aktenschränke und andere veraltete Software.
Die Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen mag nicht besonders beeindruckend erscheinen, aber sie kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, Ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Aber welche Vorteile bringt das genau mit sich? Ein Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY aus dem Jahr 2018 hat gezeigt, dass:
- Die durchschnittlichen Kosten einer Papierrechnung betragen 15 Euro, die einer digitalen Rechnung 0,30 Euro.
- Ein Mensch kann durchschnittlich 6.000 Papierrechnungen pro Jahr und 90.000 elektronische Rechnungen bearbeiten.
- Die Bearbeitung von Papierrechnungen dauert etwa 15 Tage, die von elektronischen Rechnungen 3 Tage.
Dies sind nur einige der wichtigsten Vorteile. Die Umstellung auf ein leichter zugängliches digitales Format hat viele Vorteile. Insgesamt kann diese Art der Automatisierung für fast alle Unternehmen von Vorteil sein, daher sollten Sie nach einer Möglichkeit suchen, sie einzuführen.
Automatisierungspotenzial: Was kommt als Nächstes auf Ihr Unternehmen zu?
Sobald Sie wissen, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens das meiste Automatisierungspotenzial steckt, können Sie sich auf die Suche nach Möglichkeiten zur Implementierung einer Automatisierungslösung machen. Wenn Sie das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens einschätzen, sollten sich die Methoden, mit denen Sie Ihre Effizienz am meisten steigern können, von selbst ergeben.
Automatische Einkaufstransaktionen sind eine einfache Möglichkeit, die Effizienz zu steigern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen durch elektronische Rechnungen zu ersetzen, was der Schlüssel zu deren automatisierter Verarbeitung ist. Wenn Sie Ihren Papierkram erst einmal digitalisiert haben, wird die Automatisierung der Verarbeitung und der Buchhaltung wesentlich unkomplizierter.
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