عندما يتعلق الأمر بتخفيض تكاليف شركتك وتحسين كفاءتها، فإن الأتمتة تُعد أحد أكثر السبل الواعدة المتاحة لفرق الشؤون المالية. ومن المرجح أنك قد سمعت عن التحسينات الهائلة التي شهدتها تقنيات الأتمتة خلال السنوات القليلة الماضية وحدها.
وربما تعتقد الآن أن حلًا ما للأتمتة هو بالضبط ما تحتاجه شركتك. لكن هل الأتمتة هي الاتجاه الصحيح لشركتك؟
ورغم أن الأتمتة يمكن أن تحسّن الكفاءة بشكل كبير عند استخدامها بحكمة، إلا أن الحلول ليست جميعها متساوية. فالعديد من الشركات تستثمر في أنظمة أتمتة غير ضرورية وغير قابلة للتطوير، لتجد نفسها في النهاية قد أهدرت ميزانيتها على نظام لا يُحدث تحسناً كبيراً في أنظمتها الأساسية.
إذن، كيف تعرف أن الوقت الحالي هو الأنسب لشركتك للاستثمار في أتمتة العمليات المالية؟ يعود ذلك إلى مدى إمكانية أتمتة عمليات شركتك. فإذا كانت إمكانية الأتمتة لديك عالية، فمن المفترض أن يؤدي الاستثمار في الأتمتة إلى تحقيق عائد سريع على الاستثمار.
من خلال البحث عن طرق محددة يمكن أن تساهم بها الأتمتة في تحسين أعمالك، يمكنك تقييم إمكانات الأتمتة لديك بسهولة تامة. وفيما يلي ثلاثة جوانب ينبغي على فرق الشؤون المالية دراستها لتحديد إمكانات الأتمتة في شركتك.
1. تحليل إجراءات إدارة الذمم الدائنة
تعد حسابات الدفع نقطة انطلاق ممتازة لأي شركة لعدة أسباب. أولاً، هذا الجانب من عملك يتطلب جهدًا كبيرًا وقد يتسبب في إهدار الكثير من الموارد. ثانيًا، لا يمكن للعملاء رؤية الكواليس التي تتم فيها معالجة المعاملات، لذا لن ينفروا منك إذا قمت بتحسين هذا الجانب من عملك.
تعد أتمتة معاملات الشراء الخاصة بك خيارًا اقتصاديًا وسهل التنفيذ؛ لذا، فإن تحسين هذا الجانب من أعمالك يمثل خطوة أولى رائعة نحو الأتمتة الشاملة.
تعد إجراء "recovery audit" طريقة شاملة ومربحة لتحليل عمليات الشراء، وهي خدمة استشارية في مجال استخراج البيانات المالية تركز على تحديد الأخطاء في معالجة الفواتير، ونقاط الضعف الخفية في العمليات، وتسرب رأس المال. ومن الممكن (في كثير من الحالات) استرداد الأموال المفقودة في المعاملات السابقة بسبب أخطاء في الدفع أو ضريبة القيمة المضافة.
2. التحقق من الفواتير الواردة
يجب أن تراجع طريقة تعاملك مع الموردين. هل يتم تحديث دفتر حسابات الموردين باستمرار؟ هل تراقب أي حالات احتيال أو إفلاس؟ وكم منهم يزودك بفواتير ورقية أو بصيغة PDF؟
تعد مسألة التنسيق نقطة انطلاق طبيعية عند رقمنة العمليات المالية. وتشكل الملفات الورقية وملفات PDF عقبة كبيرة أمام الأتمتة، حيث إنها تتطلب في الغالب تدخلًا بشريًا لقراءة المعلومات وتفسيرها وإدخالها.
إذا تمكنت من استبدال صيغ البيانات التناظرية هذه بأخرى رقمية، فسيصبح من الأسهل بكثير معالجتها بكفاءة من خلال الأتمتة. وبوجود بيانات إدخال منظمة في عملياتك المالية، ستتمكن من تحويل عملياتك حتى مرحلة المحاسبة وإعداد التقارير. بعبارة أخرى، كل مصدر من مصادر الأعمال الورقية التناظرية يساهم في تعزيز إمكانات الأتمتة في شركتك.
وقد صُمم حل الفواتير الإلكترونية من Qvalia لهذا الغرض تحديدًا. فهو أداة فعالة تتيح للشركات، حتى أصغر الموردين لديك، رقمنة كل جوانب عملية إصدار الفواتير وتزويدك ببيانات الفواتير المنظمة التي تحتاجها.
3. لا تنسَ الأوراق الخاصة بك
لا ينبغي أن تقتصر على مراجعة فواتير الموردين فقط. فحسب الأشكال التي تستخدمها، قد تؤثر فواتيرك الخاصة وغيرها من المستندات الورقية على كفاءتك.
إذا كان عملك قائماً منذ فترة، فمن المرجح أنك لا تزال تستخدم الورق بشكل أو بآخر. بل ربما تعتمد على حلول قديمة مثل جداول «إكسل» القديمة المزعجة، وخزائن الملفات، والبرامج الأخرى التي عفا عليها الزمن.
قد لا يبدو التحول من الفواتير الورقية إلى الفواتير الرقمية تغييرًا مثيرًا للإعجاب بشكل خاص، لكنه يمكن أن يحقق نتائج مذهلة في تحسين كفاءتك وخفض التكاليف. ولكن ما هي الفوائد التي يقدمها بالضبط؟ كشف تقرير صادر عام 2018 عن شركة المحاسبة «EY» أن:
- يبلغ متوسط تكلفة الفاتورة الورقية 15 يورو، في حين تبلغ تكلفة الفاتورة الرقمية 0,30 يورو
- يمكن للإنسان معالجة ما معدله 6,000 فاتورة ورقية سنويًا و90,000 فاتورة إلكترونية
- تستغرق معالجة الفواتير الورقية حوالي 15 يومًا، بينما تستغرق الفواتير الإلكترونية 3 أيام
هذه ليست سوى بعض الفوائد الرئيسية. فالتحول إلى تنسيق رقمي يسهل الوصول إليه ينطوي على العديد من المزايا. وبشكل عام، يمكن لهذا النوع من الأتمتة أن يعود بالفائدة على جميع الشركات تقريبًا، لذا عليك أن تبحث عن فرصة لتطبيقه.
إمكانات الأتمتة: ما هي الخطوة التالية لشركتك؟
بمجرد أن تتعرف على المجالات التي تنطوي على أكبر قدر من إمكانات الأتمتة في شركتك، تكون جاهزًا للبدء في البحث عن طرق لتطبيق حلول الأتمتة. فإذا قمت بتقييم إمكانات الأتمتة في شركتك، فستتضح لك بشكل تلقائي الأساليب التي من شأنها أن تزيد كفاءتك إلى أقصى حد.
تعد معاملات الشراء التلقائية إحدى الطرق السهلة لتحسين الكفاءة. وهناك طريقة أخرى تتمثل في استبدال الفواتير الواردة والصادرة بالفواتير الإلكترونية، وهو أمر أساسي لمعالجتها باستخدام نظام آلي. وبمجرد رقمنة المستندات الورقية، تصبح أتمتة عملية المعالجة والمحاسبة أسهل بكثير.
إذا كنت تفكر في رقمنة عملياتك المالية وأتمتتها، فستجد نصائح وإرشادات عملية في الكتاب الإلكتروني «أتمتة العمليات المالية» — قم بتنزيله مجانًا.
مقالات ذات صلة
إذا كنت تستعد للانتقال إلى SAP S/4HANA أو لتطبيق نظام الفواتير الإلكترونية، فمن المحتمل أنك قد صادفت نظام UNSPSC — وهو نظام التصنيف الذي توصي به SAP للمنتجات …
يعمل الذكاء الاصطناعي على إعادة تشكيل العمليات التجارية، ولا يُستثنى من ذلك قطاع الشؤون المالية. whitepaper الأخيرة لمحة عامة عن الذكاء الاصطناعي في مجالي الشؤون المالية والمحاسبة، وتستكشف حالات الاستخدام العملية، وتوضح كيفية البدء في تطبيقه.
يتسارع وتيرة اعتماد الفواتير الإلكترونية والمشتريات الإلكترونية في جميع أنحاء الإدارة العامة في أوروبا. وتقدم دراسة سويدية حديثة نظرة ثاقبة حول الوضع في البلديات والوكالات الحكومية المركزية.