Inzicht in het vierhoekmodel van Peppol voor zakelijke uitwisseling

De non-profitorganisatie OpenPeppol heeft het Peppol-netwerk ontwikkeld om internationale grensoverschrijdende aanbestedingen te standaardiseren en te vereenvoudigen; elektronische facturering, elektronische bestellingen en meer

Ze hebben dit bereikt door een netwerk op te zetten dat zo flexibel en aanpasbaar mogelijk is aan de uiteenlopende zakelijke behoeften en transactieprocedures van bedrijven en overheidsinstanties binnen de EU.

Op het eerste gezicht lijkt het misschien ingewikkeld. Maar als je aan de hand van enkele eenvoudig te begrijpen modellen doorhebt hoe het onderliggende netwerk werkt, zet je de eerste stap om een expert te worden in de manier waarop informatie via het netwerk wordt uitgewisseld. En niet in de laatste plaats is het veel gebruiksvriendelijker en aanzienlijk kostenefficiënter dan eerdere modellen voor elektronische zakelijke uitwisseling die door traditionele serviceproviders werden beheerd.

Hoewel Peppol zich heeft gevestigd met een vierhoekmodel, blijft het zijn netwerk verder ontwikkelen met nieuwe functies en verbeteringen. Laten we eens kijken naar de verschillende modellen voor de uitwisseling van elektronische bedrijfsdocumenten en wat Peppol zo bijzonder maakt.

In de context van zakelijke inkoop verwijst het ‘two-corner’-model naar de manier waarop informatie werd uitgewisseld in de beginjaren van EDI-e-facturering: een vastgelegde uitwisseling tussen twee partijen. Dit peer-to-peer-proces omvat doorgaans de uitwisseling van diverse EDI-berichten (electronic data interchange), zoals EDIFACT, aangepaste formaten (zoals gestructureerde tekst) of op XML (Extensible Markup Language) gebaseerde berichten, zoals UBL.

Deze opzet kent een aantal beperkingen. Beide bedrijven moeten hun eigen communicatiesystemen opzetten om berichten te kunnen verzenden en ontvangen. Bovendien moesten er telkens wanneer je voor het eerst met een nieuw bedrijf communiceerde, geheel nieuwe verbindingen worden opgezet.

Hoewel dit een solide start was voor de digitale handel in de beginjaren, met al tientallen jaren ervaring achter de rug, was de behoefte aan een efficiënter en toegankelijker systeem duidelijk.

In een driezijdig model staan de twee communicerende partijen in verbinding via een tussenpersoon, meestal een dienstverlener.

Deze opzet biedt meer flexibiliteit, omdat een groot deel van de infrastructuur en de verwerking van de berichten wordt uitbesteed aan een derde partij. Deze dienstverlener, ook wel een VAN genoemd, biedt vaak extra functies aan, zoals het converteren van bestandsformaten zodat deze compatibel zijn met de ERP-systemen van hun klanten. Er zijn ook dienstverleners die analoge formaten zoals PDF’s kunnen verwerken door middel van optische tekenherkenning (OCR) voor het extraheren en valideren van gegevens naar het juiste formaat, of via cloudconnectiviteit voor digitalisering en efficiëntere uitwisselingen.

Het grootste nadeel is echter dat zowel de afzender als de ontvanger gebruik moeten maken van dezelfde serviceprovider, wat bij grotere netwerken tot problemen kan leiden.

Peppol is gebaseerd op het vierhoekmodel, dat kan worden samengevat als vier onderdelen die samenwerken om de uitwisseling van inkoopgegevens mogelijk te maken: een verzender, een ontvanger en twee toegangspunten (één voor elk van hen).

Wanneer een bericht via een vierhoekmodel wordt verzonden, vinden de volgende stappen plaats:

In vergelijking met het driepuntmodel en traditionele VAN -oplossingen VAN biedt het vierpuntmodel van Peppol, dat momenteel in het Peppol-netwerk wordt gebruikt, veel meer flexibiliteit.

Omdat Peppol de toegangspunten beheert, hoeven beide bedrijven zich niet bij dezelfde dienstverlener aan te melden. Bovendien hoeven deze dienstverleners geen specifieke instellingen te configureren of overeenkomsten te sluiten om berichten uit te wisselen. De afzender hoeft zelfs niet bij Peppol geregistreerd te zijn en hoeft geen eigen Peppol ID te hebben; het enige wat nodig is, is de ID van de ontvanger om e-facturen en andere inkoopinformatie uit te wisselen.

Peppol verandert de manier waarop bedrijven zakelijke transacties afhandelen. Veiliger en efficiënter transactiebeheer met Peppol is slechts een paar muisklikken verwijderd wanneer u samenwerkt met een Peppol-toegangspuntprovider zoals Qvalia. Ontdek hoe wij belangrijke financiële processen binnen uw organisatie kunnen versnellen door middel van gestroomlijnde Peppol-toegang en financiële automatisering. Boek vandaag nog een demo om aan de slag te gaan.

De organisatie OpenPeppol werkt aan nieuwe ontwikkelingen om de afhandeling van B2B-transacties te verbeteren.

Naast de voortdurende inspanningen om nieuwe nationale Peppol-autoriteiten aan te sluiten, wordt er een nieuw vijfhoekig model ontwikkeld waarbij een centraal belastingplatform aan de infrastructuur wordt toegevoegd.

Overheden zien Peppol als een kans om grip te krijgen op belastingverplichtingen in het internationale en binnenlandse handelsverkeer, de urgente kwestie van de btw-tekorten aan te pakken en de rapportage efficiënter te maken. Door deze vijfde hoek aan het netwerk toe te voegen, kunnen – of moeten – Peppol-gebruikers communiceren met belastingautoriteiten en btw-heffingen naadlozer in het e-factureringsproces opnemen. Het resultaat is een betere naleving van de wetgeving voor alle betrokkenen.

Naast het ‘corners’-model maakt Peppol gebruik van diverse interoperabele documentformaten en modellen, waardoor het in tal van landen in Europa en Azië kan worden ingezet.

De Europese Unie werkt met haar eigen norm voor elektronische facturering, met de codenaam EN 16931. Deze systematische aanpak van facturering sluit aan bij diverse EU-wetgeving en -richtlijnen, zoals de basisrichtlijn BTW voor belastingdoeleinden.

De concrete toepassing van deze norm is het Peppol BIS Billing .0 -formaat, dat elke Europese overheidsinstantie wettelijk verplicht is te volgen.

Hoewel andere landen, zoals die in de regio Azië-Pacific, niet noodzakelijkerwijs compatibel zijn met de EU-richtlijnen, is Peppol BIS Billing .0 daar eveneens uitgebreid via PINT, zoals in het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd.

PINT is een verkorte versie van het internationale Peppol-documentmodel, dat is ontworpen om de facturering in Europa en de regio Azië-Pacific op een uniforme manier te laten verlopen.

De overgrote meerderheid van de PINT-facturen heeft gemeenschappelijke specificaties om wereldwijde interoperabiliteit te waarborgen, maar afzonderlijke rechtsgebieden mogen nog steeds hun eigen regels toevoegen die niet noodzakelijkerwijs van toepassing zijn op het algemene netwerk.

Een van de punten waarover overheden hebben gevraagd, is de integratie van belastingdiensten in Peppol. De zogenaamde Continuous Transaction Controls (CTC’s) zijn ontwikkeld om de belastinginning te digitaliseren en in het netwerk te integreren. Op deze manier worden btw en GST nauwkeurig bijgehouden, waardoor de kans op belastingfraude en -ontduiking aanzienlijk kleiner wordt.

Peppol maakt CTC mogelijk door realtime gegevensverzameling over grensoverschrijdende transacties te faciliteren, waardoor het beheer van indirecte belastingen wordt vereenvoudigd. Het concept van het vijfhoekmodel is namelijk gebaseerd op de toevoeging van een extra hoek in de vorm van een belastingdienst en mogelijk zelfs een dienstverlener die deze ondersteunt.