Das Vier-Ecken-Modell von Peppol für den geschäftlichen Austausch verstehen

Die Non-Profit-Organisation OpenPeppol hat das Peppol-Netzwerk entwickelt, um die internationale Beschaffung über Grenzen hinweg zu standardisieren und zu vereinfachen; elektronische Rechnungsstellung, elektronische Bestellung und mehr

Sie erreichten dies, indem sie ein Netzwerk schufen, das sowohl flexibel als auch so anpassungsfähig wie möglich für die verschiedenen Geschäftsanforderungen und Transaktionsverfahren von Unternehmen und Regierungsorganisationen innerhalb der EU ist.

Auf den ersten Blick mag es komplex erscheinen. Aber das Verständnis der Funktionsweise des zugrunde liegenden Netzes anhand einiger leicht verständlicher Modelle ist der erste Schritt, um ein Experte für den Informationsaustausch über das Netz zu werden. Und nicht zuletzt ist es viel einfacher zu benutzen und wesentlich kosteneffizienter als frühere Modelle des elektronischen Geschäftsaustauschs, die von traditionellen Dienstleistern gepflegt wurden.

Peppol hat sich zwar mit einem Vier-Ecken-Modell etabliert, entwickelt sein Netz aber mit neuen Funktionen und Verbesserungen ständig weiter. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Modelle für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente und was Peppol auszeichnet.

Im Zusammenhang mit dem Beschaffungswesen von Unternehmen entspricht das Zwei-Ecken-Modell der Art und Weise, wie Informationen in den Anfängen der elektronischen Rechnungsstellung (EDI) verteilt wurden, d. h. ein fest codierter Austausch zwischen zwei Parteien. Bei diesem Peer-to-Peer-Prozess werden in der Regel verschiedene EDI-Nachrichten (electronic data interchange) ausgetauscht, z. B. EDIFACT, benutzerdefinierte Formate wie strukturierter Text oder XML-basierte (extensible markup language) Nachrichten wie UBL.

Es gibt einige Einschränkungen bei dieser Einrichtung. Beide Unternehmen müssen ihre eigenen Kommunikationssysteme einrichten, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Außerdem mussten völlig neue Verbindungen aufgebaut werden, wenn man zum ersten Mal mit einem neuen Unternehmen sprach.

Dies war zwar ein solider Start für den frühen digitalen Handel, der bereits Jahrzehnte auf dem Buckel hatte, aber der Bedarf an einem effizienteren und leichter zugänglichen System war klar.

Bei einem Drei-Ecken-Modell werden die beiden kommunizierenden Parteien durch einen Mittelsmann, in der Regel einen Dienstanbieter, verbunden.

Diese Art der Einrichtung ist flexibler, da sie einen Großteil der Infrastruktur und die Bearbeitung der Nachrichten an einen Dritten auslagert. Dieser Dienstleister, der auch als VAN bekannt ist, kann oft Funktionen wie die Konvertierung von Dateiformaten hinzufügen, um sie an die ERP-Systeme seiner Kunden anzupassen. Es gibt auch Dienstleister, die analoge Formate wie PDFs verwalten können, indem sie optische Zeichenerkennung für die Extraktion und Validierung von Daten in das richtige Format oder Cloud-Konnektivität für Digitalisierungszwecke und einen effizienteren Austausch nutzen.

Der größte Nachteil ist jedoch, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger mit demselben Dienstanbieter kompatibel sein müssen, was bei größeren Netzen zu Problemen führen kann.

Peppol basiert auf dem Vier-Ecken-Modell, das vier Komponenten umfasst, die zusammenarbeiten, um einen Informationsaustausch für Beschaffungsdaten zu ermöglichen: einen Absender, einen Empfänger und zwei Zugangspunkte (einen für jeden von ihnen).

Wenn eine Nachricht über ein Vier-Ecken-Modell gesendet wird, laufen folgende Schritte ab:

Im Vergleich zum Drei-Ecken-Modell und den traditionellen VAN E-Invoicing-Lösungen bietet das Peppol-Vier-Ecken-Modell, das heute im Peppol-Netzwerk eingesetzt wird, eine viel größere Flexibilität.

Da Peppol die Zugangspunkte kontrolliert, müssen sich beide Unternehmen nicht bei demselben Dienstanbieter anmelden. Außerdem müssen diese Diensteanbieter keine spezielle Einrichtung vornehmen oder eine Vereinbarung treffen, um Nachrichten auszutauschen. Der Absender muss nicht einmal bei Peppol registriert sein und über eine eigene Peppol ID verfügen; es genügt die ID des Empfängers, um elektronische Rechnungen und andere Beschaffungsinformationen auszutauschen.

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Die OpenPeppol-Organisation arbeitet an neuen Entwicklungen, um die Abwicklung des B2B-Handels zu verbessern.

Neben den kontinuierlichen Bemühungen, neue nationale Peppol-Behörden an Bord zu holen, wird derzeit ein neues Fünf-Ecken-Modell entwickelt, das die Infrastruktur um eine zentrale Steuerplattform erweitert.

Die Regierungen sehen in Peppol eine Möglichkeit, die Kontrolle über die Steuerverbindlichkeiten im internationalen und nationalen Handel zu übernehmen, das drängende Problem der Mehrwertsteuerlücke anzugehen und die Berichterstattung effizienter zu gestalten. Durch das Hinzufügen dieser fünften Ecke zum Netzwerk können - oder müssen - Peppol-Benutzer mit den Steuerbehörden kommunizieren und die Mehrwertsteuerabgaben nahtloser in den E-Invoicing-Prozess integrieren. Das Ergebnis ist eine bessere Einhaltung der Rechtsvorschriften für alle Beteiligten.

Neben dem "Ecken"-Modell arbeitet Peppol mit einer Vielzahl von interoperablen Dokumentenformaten und -modellen, die es ihm ermöglichen, in mehreren Ländern in Europa und Asien zu arbeiten.

Die Europäische Union arbeitet mit einer eigenen Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit der Codenummer EN 16931. Dieser systematische Ansatz für die Rechnungsstellung unterstützt mehrere EU-Rechtsvorschriften und Richtlinien, wie z. B. die MwSt.-Grundsatzrichtlinie für Steuerzwecke.

Die konkrete Umsetzung dieser Norm ist das Format Peppol BIS Billing 3.0, zu dessen Einhaltung jede europäische Behörde per Gesetz verpflichtet ist.

Während andere Länder, z. B. im asiatisch-pazifischen Raum, nicht unbedingt mit den EU-Richtlinien kompatibel sind, wurde Peppol BIS Billing 3.0 auch dort durch PINT erweitert, wie im nächsten Abschnitt erläutert wird.

PINT ist eine Kurzversion des internationalen Peppol-Dokumentenmodells, mit dem die Rechnungsstellung im europäischen und asiatisch-pazifischen Raum vereinheitlicht werden soll.

Die überwiegende Mehrheit der PINT-Rechnungen verfügt über gemeinsame Spezifikationen, um eine globale Interoperabilität zu gewährleisten, aber einzelne Länder können immer noch ihre eigenen Regeln hinzufügen, die nicht unbedingt für das allgemeine Netz gelten.

Eine Überlegung, die von den Regierungen gefordert wurde, ist die Integration der Steuerbehörden in Peppol. Kontinuierliche Transaktionskontrollen (Continuous Transaction Controls, CTCs) wurden entwickelt, um die Steuererhebung zu digitalisieren und in das Netzwerk zu implementieren. Auf diese Weise werden Mehrwertsteuer und GST ordnungsgemäß nachverfolgt, und Steuerbetrug und -hinterziehung sind weit weniger wahrscheinlich.

Peppol erreicht CTC, indem es die Sammlung von Daten über grenzüberschreitende Transaktionen in Echtzeit ermöglicht, um die Verwaltung der indirekten Steuern zu erleichtern. Das Konzept des Fünf-Ecken-Modells beruht darauf, dass es eine zusätzliche Ecke in Form einer Steuerbehörde und möglicherweise sogar eines Dienstleisters gibt, der sie bedient.