Forstå Peppols firehjørnemodell for forretningsutveksling

Den ideelle organisasjonen OpenPeppol utviklet Peppol-nettverket for å standardisere og forenkle internasjonale anskaffelser på tvers av landegrensene; e-fakturering, e-bestilling med mer.

De oppnådde dette ved å skape et nettverk som er så fleksibelt og tilrettelagt som mulig for de ulike forretningsbehovene og transaksjonsprosedyrene til bedrifter og offentlige organisasjoner i EU.

Ved første øyekast kan det virke komplisert. Men å forstå hvordan det underliggende nettverket fungerer gjennom noen lettfattelige modeller er det første skrittet mot å bli ekspert på hvordan informasjon utveksles gjennom nettverket. Og ikke minst er det mye enklere å bruke og betydelig mer kostnadseffektivt enn tidligere modeller for elektronisk forretningsutveksling som vedlikeholdes av tradisjonelle tjenesteoperatører.

Selv om Peppol etablerte seg ved hjelp av en firehjørnemodell, fortsetter nettverket å utvikle seg med nye funksjoner og forbedringer. La oss ta en titt på de ulike modellene for utveksling av elektroniske forretningsdokumenter og hva som gjør at Peppol skiller seg ut.

I innkjøpssammenheng er to-hjørne-modellen den måten informasjon ble distribuert på i begynnelsen av EDI e-fakturering, en hardkodet utveksling mellom to parter. Denne peer-to-peer-prosessen innebærer vanligvis utveksling av ulike EDI-meldinger (electronic data interchange), for eksempel EDIFACT, tilpassede formater som strukturert tekst eller XML-baserte (extensible markup language) meldinger som UBL.

Det er flere begrensninger ved dette oppsettet. Begge selskapene må sette opp sine egne kommunikasjonssystemer for å sende og motta meldinger. I tillegg måtte det opprettes helt nye forbindelser hver gang du snakket med et nytt selskap for første gang.

En solid start for tidlig digital handel med flere tiår på baken, men etterspørselen etter et mer effektivt og tilgjengelig system var tydelig.

I en tre-hjørne-modell er de to kommuniserende partene koblet sammen av en mellommann, vanligvis en tjenesteleverandør.

Denne typen oppsett er mer fleksibelt ettersom mye av infrastrukturen og håndteringen av meldingene settes ut til en tredjepart. Denne tjenesteleverandøren, også kjent som en VAN operatør, kan ofte legge til funksjoner som konvertering av filformater slik at de passer til kundens ERP-system. Det finnes også tjenesteleverandører som kan håndtere analoge formater som PDF-filer ved hjelp av optisk tegngjenkjenning for å trekke ut og validere data til riktig format, eller skytilkobling for digitalisering og mer effektiv utveksling.

Den største ulempen er imidlertid at både avsender og mottaker må være kompatible med samme tjenesteleverandør, noe som kan skape problemer for større nettverk.

Peppol kjører på firehjørnemodellen, som kan oppsummeres som fire komponenter som arbeider sammen for å muliggjøre informasjonsutveksling for anskaffelsesdata: en avsender, en mottaker og to tilgangspunkter (ett for hver av dem).

Når en melding sendes gjennom en firehjørnemodell, skjer følgende trinn:

Sammenlignet med tre-hjørne-modellen og de tradisjonelle e-fakturaløsningene på VAN , gir Peppols fire-hjørne-modell, som i dag brukes i Peppol-nettverket, mye større fleksibilitet.

Fordi Peppol kontrollerer aksesspunktene, trenger ikke begge selskapene å registrere seg hos samme tjenesteleverandør. I tillegg trenger ikke disse tjenesteleverandørene å utføre et spesifikt oppsett eller inngå en avtale for å utveksle meldinger. Faktisk trenger ikke avsenderen engang å være registrert i Peppol og ha sin egen Peppol ID; alt som trengs, er mottakerens ID for å utveksle e-fakturaer og annen innkjøpsinformasjon.

Peppol endrer måten selskaper gjør forretningstransaksjoner på. Sikrere og mer effektiv transaksjonshåndtering med Peppol er bare noen få klikk unna når du samarbeider med en Peppol-tilgangsleverandør som Qvalia. Oppdag hvordan vi kan akselerere viktige finansprosesser i organisasjonen din gjennom strømlinjeformet Peppol-tilgang og finansautomatisering. Bestill en demo i dag for å komme i gang.

OpenPeppol-organisasjonen jobber med ny utvikling for å forbedre hvordan vi håndterer B2B-handel.

I tillegg til den kontinuerlige innsatsen for å få med nye nasjonale Peppol-myndigheter, utvikles det en ny femhjørnet modell som tilfører infrastrukturen en sentral skatteplattform.

Myndighetene ser på Peppol som en mulighet til å ta kontroll over avgiftsforpliktelser ved internasjonal og innenlandsk handel, løse det presserende problemet med momsgapet og gjøre rapporteringen mer effektiv. Ved å legge til dette femte hjørnet i nettverket kan - eller må - Peppol-brukere kommunisere med skattemyndighetene og inkludere merverdiavgift i e-faktureringsprosessen på en mer sømløs måte. Resultatet er en sterkere holdning til overholdelse av regelverket for alle involverte.

I tillegg til "hjørnemodellen" arbeider Peppol med en rekke interoperable dokumentformater og modeller som gjør det mulig å arbeide i flere land i Europa og Asia.

EU arbeider med sin egen e-faktureringsstandard med kodenavn EN 16931. Denne systematiske tilnærmingen til fakturering støtter flere EU-lover og -direktiver, for eksempel hoveddirektivet om merverdiavgift for skatteformål.

Den spesifikke implementeringen av denne standarden er formatet Peppol BIS Billing 3.0, som alle europeiske offentlige myndigheter er lovpålagt å følge.

Selv om andre land, for eksempel i Asia-Stillehavsregionen, ikke nødvendigvis er kompatible med EU-direktivene, ble Peppol BIS Billing 3.0 utvidet til disse landene gjennom PINT, som forklart i neste avsnitt.

PINT er en kortversjon av den internasjonale dokumentmodellen Peppol som er utformet for å gjøre faktureringen enhetlig i hele Europa og Asia-Stillehavsregionen.

De aller fleste PINT-fakturaer har felles spesifikasjoner for å gi global interoperabilitet, men unike jurisdiksjoner har fortsatt lov til å legge til sine egne regler som ikke nødvendigvis vil gjelde for det generelle nettverket.

Et hensyn som regjeringene har bedt om, er integrering av skattemyndighetene i Peppol. Kontinuerlige transaksjonskontroller (CTC) ble utformet for å digitalisere og implementere skatteinnkreving i nettverket. På denne måten blir merverdiavgift og GST holdt ordentlig oversikt over, og det er langt mindre sannsynlig at skattesvindel og skatteunndragelse forekommer.

Peppol oppnår CTC ved å muliggjøre datainnsamling i sanntid om grenseoverskridende transaksjoner for å lette forvaltningen av indirekte skatter. Konseptet med femhjørnemodellen er faktisk avhengig av å ha et ekstra hjørne i form av en skattemyndighet og muligens til og med en tjenesteleverandør som betjener den.