Het proces van uitgavenanalyse: een korte handleiding voor beginners

Heeft uw organisatie te kampen met inefficiënte uitgaven? Drukken ongeoorloofde uitgaven uw kwartaalbudget? Wilt u kosten besparen, maar bent u bang voor mogelijke gevolgen zoals een lagere productkwaliteit of verstoring van de interne bedrijfsvoering? Zijn managers van andere afdelingen terughoudend om de controle over de inkoop uit handen te geven? Laten we eens bekijken hoe het proces van uitgavenanalyse hierbij kan helpen.

Dit zijn de problemen die uitgavenanalyse beoogt op te lossen. Door dit proces te doorlopen, dat bij bedrijven overal ter wereld populair is, weet u al snel precies wat er wordt aangeschaft, wie binnen het bedrijf de transacties uitvoert en met welke leveranciers er wordt gewerkt. U kunt zelfs de financiële resultaten vergelijken met die van voorgaande jaren en de financiën nauwlettend in de gaten houden om te voorkomen dat het budget onbedoeld wordt overschreden.

Uitgavenanalyse kan een complex proces zijn dat elk bedrijf moet doorlopen als het zijn inkoopuitgaven wil optimaliseren. De stappen die een bedrijf doorloopt, verschillen naargelang de behoeften, maar laten we het eens hebben over de gebruikelijke stappen die bij een succesvol uitgavenanalyseproject horen.

Het is niet altijd duidelijk waar je terecht kunt om alle uitgaven te vinden. Sommige afdelingen registreren al hun facturen formeel, terwijl andere hun medewerkers toestaan om kleine transacties te verrichten wanneer dat nodig is. Het gevolg is dat de toegankelijkheid van deze gegevens grotendeels afhangt van de kwaliteit van je crediteurenadministratie.

Elke afdeling binnen het bedrijf kan verantwoordelijk zijn voor een aankoop, of het nu gaat om de financiële afdeling, marketing, inkoop of een andere afdeling. Zelfs middelgrote bedrijven doen uiteindelijk duizenden van dit soort kleine aankopen, en het is van cruciaal belang om ze allemaal bij te houden om ongeoorloofde uitgaven te voorkomen. U zult waarschijnlijk niet alle bronnen van uitgavengegevens kunnen dekken, maar het loont de moeite om hier moeite voor te doen.

Vergeet niet dat niet alle uitgaven van een bedrijf bestemd zijn voor de productie van producten. Er zijn ook indirecte kosten, zoals marketing, advies, onderhoud, reiskosten en andere diensten die nodig zijn om de interne bedrijfsvoering draaiende te houden. Houd bij het analyseren zowel de directe als de indirecte kosten bij.

De beste oplossing is geautomatiseerde gegevensverzameling. Er zijn tegenwoordig oplossingen voor het beheer van het uitgavenanalyseproces die kunnen worden geïntegreerd met boekhoudteams, ERP-systemen en andere gegevensbronnen om het proces te automatiseren.

De volgende stap is het extraheren van de uitgavengegevens en deze om te zetten in een formaat dat gemakkelijk door uw analysetools kan worden gelezen. Dit proces, waarbij de informatie doorgaans in een centrale database wordt verzameld, omvat stappen zoals:

In plaats van te werken met een enorme hoeveelheid afzonderlijke facturen, kunt u door uitgavengegevens effectief te classificeren werken met groepen aankopen. Een veelgebruikt classificatiesysteem is de United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).

Financiële analisten houden bepaalde belangrijke prestatie-indicatoren nauwlettend in de gaten. Bij inkoopsystemen moet u letten op de gemiddelde waarde van inkooporders, de samenstelling van leveranciers, de uitgaven per afdeling of productcategorie, en zelfs de voorwaarden van uw contracten. Er zijn nog tal van andere indicatoren, dus zoek de KPI’s die in uw situatie het meest relevant zijn.

Hoe meer gedetailleerde gegevens u tot uw beschikking heeft, hoe nuttiger de resultaten kunnen zijn. Een uitgavenanalyse leidt ertoe dat u de inkoopprocessen van uw bedrijf kunt aanpassen. Op basis van de bevindingen kunnen er mogelijkheden zijn om:

Een belangrijk onderdeel van het in praktijk brengen van uw plan voor uitgavenanalyse is het betrekken van alle afdelingen en het hoger management bij dit initiatief. Het kan lastig zijn om andere managers te overtuigen hun inkoopgewoonten aan te passen, dus maak al in een vroeg stadium duidelijk wat uw bedoelingen zijn en welke voordelen u verwacht.

Het is geen geheim dat uitgavenanalyse een krachtig hulpmiddel is voor bedrijven in vrijwel elke sector. De volgende stap is om dit in de praktijk te brengen. De grootste uitdaging is het opzetten van de juiste processen om het ware potentieel ervan te benutten – en de juiste tools te vinden om mee te beginnen. Excel is duidelijk geen optie. Uw boekhoudsoftware volstaat hier niet voor.

Qvalia biedt u alles wat u nodig hebt om snel diepgaande inzichten te verkrijgen in de uitgavenanalyse van uw bedrijf. Boek een demo voor meer informatie.