عملية تحليل الإنفاق: دليل سريع للمبتدئين

هل تعاني مؤسستك من عدم كفاءة الإنفاق؟ هل تؤدي النفقات غير المصرح بها إلى استنزاف ميزانيتك الفصلية؟ هل ترغب في خفض التكاليف ولكنك تخشى العواقب المحتملة، مثل انخفاض جودة المنتجات أو تأثر سير العمليات الداخلية؟ هل يتردد المديرون في الأقسام الأخرى في التخلي عن سيطرتهم على عمليات الشراء؟ دعونا نلقي نظرة على الكيفية التي يمكن أن تساعد بها عملية تحليل الإنفاق.

هذه هي المشكلات التي يهدف تحليل الإنفاق إلى حلها. ومن خلال اتباع هذه العملية الشائعة بين الشركات في كل مكان، ستتمكن قريبًا من معرفة ما يتم شراؤه بالضبط، ومن يقوم بهذه المعاملات داخل الشركة، وما هي قائمة الموردين الذين يتم التعامل معهم. بل ويمكنك مقارنة الأداء المالي بأداء السنوات السابقة ومتابعة الشؤون المالية عن كثب لمنع تجاوز الميزانية عن غير قصد.

يمكن أن يكون تحليل الإنفاق عملية معقدة يتعين على كل شركة القيام بها إذا أرادت تحسين كفاءة الإنفاق على المشتريات. وتختلف الخطوات التي تتبعها الشركة باختلاف احتياجاتها، لكن دعونا نتحدث عن الخطوات المعتادة التي تشكل جزءًا من مبادرة ناجحة لتحليل الإنفاق.

ليس من الواضح دائمًا أين يمكنك البحث للعثور على جميع أنشطة الإنفاق. فهناك بعض الإدارات التي تسجل جميع فواتيرها بشكل رسمي، في حين تسمح إدارات أخرى للموظفين بإجراء معاملات بسيطة كلما دعت الحاجة. ونتيجة لذلك، فإن الوصول إلى هذه البيانات يعتمد إلى حد كبير على جودة نظام حسابات الدفع لديك.

يمكن أن يتولى أي قسم في الشركة مسؤولية عملية الشراء، سواء كان قسم الشؤون المالية أو التسويق أو المشتريات أو غيرها. فحتى الشركات متوسطة الحجم تقوم في نهاية المطاف بآلاف من عمليات الشراء الصغيرة هذه، ويعد تتبعها جميعًا أمرًا ضروريًا لمنع الإنفاق غير المنضبط. وعلى الأرجح لن تتمكن من تغطية جميع مصادر بيانات الإنفاق، لكن بذل هذا الجهد سيكون له أثر كبير.

لا تنسَ أن ليس كل ما تنفقه الشركة يذهب إلى تصنيع المنتجات. فأنت بحاجة أيضًا إلى النفقات غير المباشرة، التي تشمل التسويق والاستشارات والصيانة والسفر والخدمات الأخرى المتعلقة بالحفاظ على سير العمليات الداخلية. تابع كلاً من النفقات المباشرة وغير المباشرة أثناء التحليل.

الحل الأمثل هو الاستخراج الآلي. هناك حلول حالية لإدارة عملية تحليل الإنفاق تتكامل مع فرق المحاسبة وأدوات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومصادر البيانات الأخرى من أجل أتمتة العملية.

الخطوة التالية هي استخراج بيانات الإنفاق وتحويلها إلى تنسيق يسهل على أدوات التحليل الخاصة بك قراءته. تتضمن هذه العملية، التي عادةً ما تنطوي على تجميع المعلومات في قاعدة بيانات مركزية، خطوات مثل:

بدلاً من التعامل مع مجموعة ضخمة من الفواتير الفردية، يتيح لك تصنيف بيانات الإنفاق بشكل فعال الحصول على مجموعات من المشتريات يمكنك التعامل معها. ومن أنظمة التصنيف الشائعة الاستخدام «رمز الأمم المتحدة الموحد للمنتجات والخدمات» (UNSPSC).

يُركز المحللون الماليون اهتمامهم على بعض مؤشرات الأداء الرئيسية. بالنسبة لأنظمة المشتريات، يجب النظر إلى متوسط قيمة أوامر الشراء، وتوزيع الموردين، والمبالغ التي يتم إنفاقها لكل قسم أو فئة منتجات، وحتى شروط وأحكام العقود. وهناك العديد من المؤشرات الأخرى أيضًا، لذا عليك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر ملاءمة لظروفك.

كلما زادت التفاصيل المتاحة لك، زادت فائدة النتائج. وينتهي تحليل الإنفاق بقدرتك على تغيير الطريقة التي تنفذ بها الشركة عمليات الشراء. وبناءً على النتائج، قد تتاح فرص للقيام بما يلي:

يتمثل جزء من تنفيذ خطة عملية تحليل الإنفاق في إشراك جميع الإدارات والإدارة العليا في مبادرة تحليل الإنفاق. قد يكون من الصعب إقناع المديرين الآخرين بتغيير عاداتهم في شراء المنتجات، لذا عليك أن توضح نواياك والفوائد المتوقعة منذ البداية.

ليس سراً أن تحليل الإنفاق يُعد أداة فعالة للشركات في جميع القطاعات تقريباً. والخطوة التالية هي تطبيق ذلك عملياً. ويكمن التحدي الأكبر في وضع الإجراءات الصحيحة لتفعيل إمكاناته الحقيقية — وتحديد الأدوات المناسبة للبدء في ذلك. ومن الواضح أن برنامج Excel ليس خياراً مناسباً. كما أن برنامج المحاسبة الخاص بك لن يفي بالغرض.

توفر Qvalia ما تحتاجه لاكتشاف رؤى متعمقة حول تحليلات الإنفاق في شركتك بسرعة. احجز عرضًا توضيحيًا لمعرفة المزيد.