Proces analýzy výdajů: stručný průvodce pro začátečníky

Trpí vaše organizace neefektivními výdaji? Omezují neautorizované výdaje váš čtvrtletní rozpočet? Chcete snížit náklady, ale obáváte se možných důsledků, jako je horší kvalita produktů nebo ohrožení interních operací? Nechtějí manažeři z jiných oddělení vzdát kontrolu nad nákupem? Podívejme se, jak může pomoci proces analýzy výdajů.

To jsou problémy, které se analýza výdajů snaží vyřešit. Provedením tohoto procesu, který je oblíbený u firem po celém světě, brzy zjistíte, co přesně se nakupuje, kdo ve firmě provádí transakce a kteří dodavatelé se využívají. Můžete dokonce porovnat finanční výsledky s výsledky z minulých let a pečlivě sledovat finance, abyste zabránili náhodnému překročení rozpočtu.

Analýza výdajů může být složitým procesem, kterým musí projít každá společnost, pokud chce optimalizovat své výdaje na nákup. Kroky, které společnost podniká, se liší v závislosti na jejích potřebách, ale pojďme si popsat obvyklé kroky, které vedou k úspěšné analýze výdajů.

Není vždy jasné, kde lze najít všechny výdajové aktivity. Některá oddělení formálně zaznamenávají všechny své faktury, zatímco jiná umožňují zaměstnancům provádět drobné transakce, kdykoli je to potřeba. Výsledkem je, že přístup k těmto údajům závisí do značné míry na kvalitě vašeho systému účtování závazků.

Za nákup může být zodpovědná jakákoli část podniku, ať už se jedná o finance, marketing, nákup nebo jiné oddělení. I středně velké firmy nakonec provedou tisíce těchto malých nákupů a sledování všech z nich je zásadní pro zabránění neautorizovaným výdajům. Pravděpodobně nepokryjete všechny zdroje údajů o výdajích, ale snaha o to má velký význam.

Nezapomeňte, že ne všechny nákupy, které podnik provádí, směřují do výroby produktů. Potřebujete také nepřímé výdaje, které pokrývají marketing, poradenství, údržbu, cestování a další služby související s udržováním interních operací. Během analýzy sledujte jak přímé, tak nepřímé výdaje.

Nejlepším řešením je automatizovaná extrakce. V současné době existují řešení pro správu procesu analýzy výdajů, která se integrují s účetními týmy, nástroji ERP a dalšími zdroji dat a automatizují tento proces.

Dalším krokem je extrakce údajů o výdajích a jejich převedení do formátu, který je snadno čitelný pro vaše analytické nástroje. Tento proces, který obvykle zahrnuje shromažďování informací do centrální databáze, zahrnuje následující kroky:

Místo práce s obrovským množstvím jednotlivých faktur vám efektivní klasifikace údajů o výdajích poskytne skupiny nákupů, se kterými můžete pracovat. Populárním taxonomickým systémem je Standardní kód produktů a služeb Organizace spojených národů (UNSPSC).

Finanční analytici sledují určité klíčové ukazatele výkonnosti. V případě systémů nákupu se zaměřte na průměrnou hodnotu objednávek, složení dodavatelů, částky vynaložené na jednotlivá oddělení nebo kategorie produktů a dokonce i na smluvní podmínky. Existuje mnoho dalších ukazatelů, proto vyberte ty, které jsou pro vaši situaci nejvhodnější.

Čím více podrobných informací máte k dispozici, tím užitečnější mohou být výsledky. Analýza výdajů končí vaší schopností změnit způsob, jakým podnik provádí nákup. Na základě zjištění mohou existovat příležitosti k:

Součástí realizace plánu analýzy výdajů je zapojení všech oddělení a vrcholového managementu do iniciativy analýzy výdajů. Může být obtížné přesvědčit ostatní manažery, aby změnili své zvyky v oblasti nákupu produktů, proto jim včas jasně sdělte své záměry a očekávané přínosy.

Není žádným tajemstvím, že analýza výdajů je mocným nástrojem pro podniky prakticky ve všech odvětvích. Dalším krokem je její uvedení do praxe. Největší výzvou je zavedení správných procesů, které odhalí její skutečný potenciál, a nalezení správných nástrojů, které vám pomohou začít. Excel samozřejmě nepřichází v úvahu. Váš účetní software tuto práci nezvládne.

Qvalia má vše, co potřebujete k rychlému získání hlubokých poznatků o analýze výdajů vaší společnosti. Objednejte si demo a dozvíte se více.