Menoanalyysiprosessi: pikaopas aloittelijoille

Kärsiikö organisaatiosi tehottomista menoista? Leikkaavatko luvattomat menot neljännesvuosibudjettiänne? Haluatko vähentää kustannuksia, mutta pelkäätkö mahdollisia seurauksia, kuten huonompilaatuisia tuotoksia tai sisäisten toimintojen vaarantumista? Ovatko muiden osastojen johtajat haluttomia luopumaan hankintojen valvonnasta? Katsotaanpa, miten menoanalyysiprosessi voi auttaa.

Nämä ovat ongelmia, jotka menoanalyysillä pyritään ratkaisemaan. Käymällä läpi tämän kaikkialla yrityksissä suositun prosessin saat pian tietää, mitä tarkalleen ottaen ostetaan, kuka yrityksessä tekee ostotapahtumat ja mitä toimittajia käytetään. Voit jopa verrata taloudellista suorituskykyä aiempiin vuosiin ja seurata taloutta tarkasti, jotta vältät budjetin tahattoman ylittämisen.

Menoanalyysi voi olla monimutkainen asia, joka jokaisen yrityksen on otettava huomioon, jos se haluaa optimoida hankintamenot. Vaiheet, jotka yritys käy läpi, vaihtelevat sen tarpeiden mukaan, mutta puhutaanpa tavanomaisista vaiheista, jotka kuuluvat onnistuneeseen kulujen analysointia koskevaan aloitteeseen.

Aina ei ole selvää, mistä kaikki kulutustoimet löytyvät. Jotkin osastot kirjaavat virallisesti kaikki laskunsa, kun taas toisissa osastoissa henkilökunta voi tehdä pieniä tapahtumia aina tarvittaessa. Tämän seurauksena näiden tietojen saanti riippuu pitkälti kirjanpitojärjestelmän laadusta.

Mikä tahansa yrityksen osa voi olla vastuussa ostosta, olipa kyseessä sitten taloushallinto, markkinointi, hankinta tai muu osa. Jopa kohtuullisen kokoiset yritykset tekevät tuhansia tällaisia pieniä hankintoja, ja niiden kaikkien seuraaminen on elintärkeää, jotta voidaan estää omapäinen kuluttaminen. Et todennäköisesti pysty kattamaan kaikkia kulutustietojen lähteitä, mutta ponnisteluilla pääsee pitkälle.

Älä unohda, että kaikki yrityksen tekemät ostot eivät mene tuotteiden valmistukseen. Tarvitset myös välillisiä menoja, jotka kattavat markkinoinnin, konsultoinnin, huollon, matkat ja muut sisäisten toimintojen ylläpitoon liittyvät palvelut. Seuraa analyysin aikana sekä suoria että epäsuoria menoja.

Paras ratkaisu on automaattinen louhinta. Nykyään on olemassa ratkaisuja, jotka integroituvat kirjanpitoryhmiin, ERP-työkaluihin ja muihin tietolähteisiin ja automatisoivat prosessin.

Seuraava vaihe on poimia kulutustiedot ja saattaa ne muotoon, jota analyysityökalut voivat helposti lukea. Tähän prosessiin, johon yleensä kuuluu tietojen kerääminen keskustietokantaan, kuuluu muun muassa seuraavia vaiheita:

Sen sijaan, että työskentelisit yksittäisten laskujen massiivisen valikoiman kanssa, kulutustietojen luokittelun avulla saat ostojen ryhmät, joiden kanssa voit työskennellä. Suosittu taksonomiajärjestelmä on Yhdistyneiden kansakuntien standardituotteiden ja -palvelujen koodi (UNSPSC).

Talousanalyytikot pitävät silmällä tiettyjä keskeisiä tulosindikaattoreita. Hankintajärjestelmistä kannattaa tarkastella ostotilausten keskimääräistä arvoa, toimittajien koostumusta, osastoittain tai tuoteryhmittäin käytettyä määrää ja jopa sopimusehtoja. On myös monia muita tunnuslukuja, joten etsi omissa oloissasi järkevimmät tunnusluvut.

Mitä enemmän yksityiskohtia sinulla on käytettävänäsi, sitä hyödyllisempiä tulokset voivat olla. Menoanalyysi päättyy siihen, että pystyt muuttamaan yrityksen hankintatapoja. Tulosten perusteella voi olla mahdollisuuksia:

Kulutusanalyysiprosessisuunnitelman toteuttaminen edellyttää, että kaikki osastot ja ylempi johto otetaan mukaan kulutusanalyysialoitteeseen. Muita johtajia voi olla vaikea saada muuttamaan tuotteiden hankintatapojaan, joten tee aikanaan selväksi aikomuksesi ja odotetut hyödyt.

Ei ole mikään salaisuus, että menoanalyysi on tehokas työkalu yrityksille lähes kaikilla toimialoilla. Seuraava askel on niiden toteuttaminen käytännössä. Suurin haaste on oikeiden prosessien käyttöönotto, jotta sen todellinen potentiaali saadaan käyttöön - ja oikeiden työkalujen tunnistaminen, joilla pääset alkuun. Excel ei tietenkään ole vaihtoehto. Kirjanpitoohjelmistosi ei riitä tähän työhön.

Qvalialla on kaikki, mitä tarvitset, jotta voit nopeasti saada syvällisiä tietoja yrityksesi kulutusanalytiikasta. Varaa esittelytilaisuus saadaksesi lisätietoja.