Trpí vaša organizácia neefektívnymi výdavkami? Neoprávnené výdavky znižujú váš štvrťročný rozpočet? Chcete znížiť náklady, ale obávate sa možných dôsledkov, ako je zhoršenie kvality výrobkov alebo ohrozenie interných operácií? Manažéri z iných oddelení sa zdráhajú vzdať sa kontroly nad obstarávaním? Pozrime sa, ako môže pomôcť proces analýzy výdavkov.
Toto sú problémy, ktoré analýza výdavkov zamýšľa riešiť. Prechodom týmto procesom, ktorý je populárny vo všetkých podnikoch, čoskoro zistíte, čo presne sa nakupuje, kto v spoločnosti vykonáva transakcie a ktorí dodávatelia sa využívajú. Môžete dokonca porovnať finančné výsledky s výsledkami z minulých rokov a dôsledne sledovať financie, aby ste predišli náhodnému prekročeniu rozpočtu.
Analýza výdavkov môže byť zložitý proces, ktorým musí prejsť každá firma, ak chce optimalizovať svoje výdavky na nákup. Kroky, ktoré firma podniká, sa líšia v závislosti od jej potrieb, ale poďme sa pozrieť na bežné kroky, ktoré vedú k úspešnej analýze výdavkov.
Vyhľadajte údaje o výdavkoch
Nie vždy je jasné, kde môžete nájsť všetky výdavkové aktivity. Niektoré oddelenia formálne zaznamenávajú všetky svoje faktúry, zatiaľ čo iné umožňujú zamestnancom vykonávať menšie transakcie, kedykoľvek je to potrebné. Výsledkom je, že prístup k týmto údajom závisí do veľkej miery od kvality vášho systému účtovných záväzkov.
Za nákup môže byť zodpovedná akákoľvek časť podniku, či už ide o financie, marketing, obstarávanie alebo iné oddelenie. Aj stredne veľké firmy nakoniec realizujú tisíce takýchto malých nákupov a sledovanie všetkých z nich je nevyhnutné na zabránenie neplánovaným výdavkom. Pravdepodobne nezachytíte všetky zdroje údajov o výdavkoch, ale snaha o to má veľký význam.
Nezabúdajte, že nie všetky nákupy, ktoré podnik realizuje, sú určené na výrobu produktov. Potrebujete aj nepriame výdavky, ktoré pokrývajú marketing, poradenstvo, údržbu, cestovanie a ďalšie služby súvisiace s udržiavaním vnútorných prevádzok. Počas analýzy sledujte priame aj nepriame výdavky.
Najlepším riešením je automatizovaná extrakcia. Existujú riešenia na riadenie procesu analýzy výdavkov, ktoré sa integrujú s účtovnými tímami, nástrojmi ERP a inými zdrojmi údajov s cieľom automatizovať tento proces.
Zbierať
Ďalším krokom je extrakcia údajov o výdavkoch a ich premena do formátu, ktorý je ľahko čitateľný pre vaše analytické nástroje. Tento proces, ktorý zvyčajne zahŕňa zhromažďovanie informácií do centrálnej databázy, zahŕňa kroky ako:
- Zaznamenávanie informácií v reálnom čase a ich štandardizácia: Údaje z rôznych častí spoločnosti môžu mať rôzne formáty (napríklad rôzne formáty faktúr od rôznych dodávateľov). Uľahčite porovnávanie tým, že všetko prevediete do spoločného formátu.
- Prejdite a skontrolujte chybné alebo neaktuálne údaje: Užitočné výsledky je možné dosiahnuť len vtedy, ak je vaše úložisko údajov presné.
- Pochopenie, že s správnymi údajmi sa môže pracovať ťažko: To platí najmä v prípade, ak sa týkajú len náhodného výberu tovarov a služieb. Chcete klasifikovať nákupy napríklad podľa dodávateľa alebo typu produktu. Tento krok vám ukáže, kam v spoločnosti smerujú peniaze.
Namiesto práce s obrovským množstvom jednotlivých faktúr vám efektívne triedenie údajov o výdavkoch poskytuje skupiny nákupov, s ktorými môžete pracovať. Populárnym taxonomickým systémom je Štandardný kód produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC).
Analyzujte to
Finanční analytici sledujú určité kľúčové ukazovatele výkonnosti. V prípade systémov obstarávania sa zameriavajte na priemernú hodnotu objednávok, zloženie dodávateľov, sumu vynaloženú na jedno oddelenie alebo kategóriu produktov a dokonca aj na podmienky vašich zmlúv. Existuje mnoho ďalších ukazovateľov, takže nájdite tie KPI, ktoré majú vo vašej situácii najväčší zmysel.
Čím viac detailov máte k dispozícii, tým užitočnejšie môžu byť výsledky. Analýza výdavkov končí vašou schopnosťou zmeniť spôsob, akým firma realizuje obstarávanie. Na základe zistení môžu existovať príležitosti na:
- Objednávajte lacnejšie tovary od rôznych dodávateľov bez kompromisov v kvalite
- Vyjednajte lepšie zmluvy so súčasnými dodávateľmi
- Objednávajte tovar vo veľkom množstve, aby ste mohli využiť zľavy (napríklad ak dve oddelenia nevedomky objednávajú podobné produkty).
Súčasťou realizácie plánu procesu analýzy výdavkov je zapojenie všetkých oddelení a vrcholového manažmentu do iniciatívy analýzy výdavkov. Môže byť ťažké presvedčiť ostatných manažérov, aby zmenili svoje zvyky v oblasti nákupu produktov, preto im vopred jasne vysvetlite svoje zámery a očakávané výhody.
Implementácia analýzy výdavkov do vášho procesu je s Qvalia jednoduchá.
Nie je žiadnym tajomstvom, že analýza výdavkov je výkonným nástrojom pre podniky prakticky vo všetkých odvetviach. Ďalším krokom je jej zavedenie do praxe. Najväčšou výzvou je zavedenie správnych procesov, ktoré odomknú jej skutočný potenciál, a identifikácia správnych nástrojov, ktoré vám pomôžu začať. Excel zrejme nie je tou správnou voľbou. Váš účtovný softvér túto úlohu nezvládne.
Qvalia má všetko, čo potrebujete na rýchle získanie hlbokých poznatkov o analýze výdavkov vašej spoločnosti. Objednajte si ukážku a zistite viac.
Súvisiace články
Štandardný kód produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC) je celosvetovo uznávaný klasifikačný systém pre produkty a služby. Poskytuje štandardizovaný spôsob kategorizácie rôznych tovarov a služieb v rôznych odvetviach.
V dnešnom svete založenom na údajoch podniky neustále hľadajú inovatívne spôsoby, ako získať hodnotu zo svojich obrovských množstiev informácií. Jedným z cenných aktív, ktoré často zostáva nevyužité, sú štruktúrované obchodné údaje.
Štruktúrovanie a klasifikácia vašich údajov Efektívna klasifikácia transakcií – prehľad o tom, čo prechádza vašou organizáciou z hľadiska faktúr a výdavkov ...