Der Prozess der Ausgabenanalyse: eine Kurzanleitung für Anfänger

Leidet Ihre Organisation unter ineffizienten Ausgaben? Wird Ihr Quartalsbudget durch nicht genehmigte Ausgaben geschmälert? Möchten Sie die Kosten senken, fürchten aber mögliche Konsequenzen wie eine schlechtere Produktqualität oder eine Beeinträchtigung der internen Abläufe? Widerstrebt es Managern aus anderen Abteilungen, die Kontrolle über die Beschaffung abzugeben? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie der Prozess der Ausgabenanalyse helfen kann.

Das sind die Probleme, die die Ausgabenanalyse zu lösen versucht. Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, der bei Unternehmen überall beliebt ist, werden Sie bald wissen, was genau eingekauft wird, wer im Unternehmen die Transaktionen durchführt und welche Lieferanten genutzt werden. Sie können sogar die finanzielle Leistung mit der der vergangenen Jahre vergleichen und die Finanzen genau verfolgen, um versehentliche Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Die Ausgabenanalyse kann eine komplizierte Angelegenheit sein, die jedes Unternehmen durchlaufen muss, wenn es seine Beschaffungsausgaben optimieren will. Die Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, unterscheiden sich je nach seinen Bedürfnissen, aber lassen Sie uns über die üblichen Schritte sprechen, die zu einer erfolgreichen Ausgabenanalyse-Initiative gehören.

Es ist nicht immer klar, wo Sie alle Ausgabenaktivitäten finden können. In einigen Abteilungen werden alle Rechnungen formell erfasst, während in anderen Abteilungen die Mitarbeiter bei Bedarf auch kleinere Transaktionen vornehmen können. Das Ergebnis ist, dass der Zugriff auf diese Daten weitgehend von der Qualität Ihres Kreditorenbuchhaltungssystems abhängt.

Jeder Teil des Unternehmens kann für einen Kauf verantwortlich sein, sei es die Finanzabteilung, das Marketing, die Beschaffung oder ein anderer Bereich. Selbst mittelgroße Unternehmen tätigen Tausende dieser kleinen Käufe, und es ist von entscheidender Bedeutung, den Überblick über sie alle zu behalten, um unkontrollierte Ausgaben zu verhindern. Wahrscheinlich werden Sie nicht alle Quellen von Ausgabendaten erfassen können, aber wenn Sie sich bemühen, können Sie viel erreichen.

Vergessen Sie nicht, dass nicht alle Käufe, die ein Unternehmen tätigt, der Herstellung von Produkten dienen. Sie benötigen auch indirekte Ausgaben, die Marketing, Beratung, Wartung, Reisen und andere Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung des internen Betriebs umfassen. Behalten Sie bei der Analyse sowohl die direkten als auch die indirekten Ausgaben im Auge.

Die beste Lösung ist die automatische Extraktion. Es gibt jetzt Lösungen für die Verwaltung des Ausgabenanalyseprozesses, die mit Buchhaltungsteams, ERP-Tools und anderen Datenquellen integriert werden können, um den Prozess zu automatisieren.

Der nächste Schritt besteht darin, die Ausgabendaten zu extrahieren und sie in ein Format zu bringen, das von Ihren Analysetools leicht gelesen werden kann. Dieser Prozess, bei dem die Informationen in der Regel in einer zentralen Datenbank gesammelt werden, umfasst Schritte wie:

Anstatt mit einem riesigen Sortiment einzelner Rechnungen zu arbeiten, können Sie durch die Klassifizierung von Ausgabendaten effektiv mit Gruppen von Käufen arbeiten. Ein beliebtes Taxonomiesystem ist der United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).

Finanzanalysten haben ein Auge auf bestimmte wichtige Leistungsindikatoren. Bei Beschaffungssystemen sollten Sie auf den durchschnittlichen Bestellwert, die Zusammensetzung der Lieferanten, die Ausgaben pro Abteilung oder Produktkategorie und sogar auf die Vertragsbedingungen achten. Es gibt noch viele andere, also finden Sie die KPIs, die unter Ihren Umständen am sinnvollsten sind.

Je mehr Details Sie zur Verfügung haben, desto nützlicher sind die Ergebnisse. Die Ausgabenanalyse endet mit der Möglichkeit, die Art und Weise, wie das Unternehmen die Beschaffung durchführt, zu ändern. Auf der Grundlage der Ergebnisse könnten sich folgende Möglichkeiten ergeben:

Ein Teil der Umsetzung Ihres Prozessplans zur Ausgabenanalyse besteht darin, alle Abteilungen und das obere Management in die Initiative zur Ausgabenanalyse einzubeziehen. Es kann schwierig sein, andere Manager davon zu überzeugen, ihre Gewohnheiten bei der Produktbeschaffung zu ändern, daher sollten Sie Ihre Absichten und die erwarteten Vorteile frühzeitig deutlich machen.

Es ist kein Geheimnis, dass die Ausgabenanalyse ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen in praktisch jeder Branche ist. Der nächste Schritt besteht darin, sie in die Praxis umzusetzen. Die größte Herausforderung besteht darin, die richtigen Prozesse einzurichten, um das wahre Potenzial zu erschließen - und die richtigen Tools für den Anfang zu finden. Excel ist natürlich keine Option. Ihre Buchhaltungssoftware wird diese Aufgabe nicht erfüllen.

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