Lider organisasjonen din av ineffektive utgifter? Kutter uautoriserte utgifter ned på kvartalsbudsjettet ditt? Ønsker du å redusere kostnadene, men frykter potensielle konsekvenser som dårligere produktkvalitet eller svekket intern drift? Er ledere fra andre avdelinger motvillige til å gi fra seg kontrollen over anskaffelser? La oss ta en titt på hvordan utgiftsanalyseprosessen kan hjelpe deg.
Dette er problemene som utgiftsanalyse har til hensikt å løse. Ved å gå gjennom denne prosessen som er populær blant bedrifter overalt, vil du snart vite nøyaktig hva som kjøpes, hvem i selskapet som foretar transaksjonene, og hvilke leverandører som brukes. Du kan til og med sammenligne økonomiske resultater med tidligere år og følge nøye med på økonomien for å forhindre utilsiktede budsjettoverskridelser.
Utgiftsanalyse kan være en komplisert vurdering som alle virksomheter må gjennomgå hvis de ønsker å optimalisere anskaffelsesutgiftene. Trinnene som et selskap går gjennom, varierer avhengig av behovene, men la oss snakke om de vanlige trinnene som inngår i et vellykket utgiftsanalyseinitiativ.
Finn utgiftsdata
Det er ikke alltid klart hvor du kan lete for å finne alle utgiftsaktiviteter. Noen avdelinger registrerer formelt alle fakturaene sine, mens andre lar de ansatte foreta mindre transaksjoner når de har behov for det. Resultatet er at tilgangen til disse dataene i stor grad avhenger av kvaliteten på systemet for leverandørgjeld.
Enhver del av virksomheten kan være ansvarlig for et innkjøp, enten det er økonomi, markedsføring, innkjøp eller annet. Selv bedrifter av moderat størrelse ender opp med å gjøre tusenvis av slike små innkjøp, og det er viktig å holde oversikt over dem alle for å forhindre at de blir brukt på feil steder. Du vil sannsynligvis ikke dekke alle kilder til utgiftsdata, men du kommer langt ved å gjøre en innsats.
Ikke glem at ikke alle innkjøp en bedrift gjør, går til produksjon av produkter. Du trenger også indirekte utgifter, som dekker markedsføring, rådgivning, vedlikehold, reiser og andre tjenester knyttet til å opprettholde den interne driften. Hold oversikt over både direkte og indirekte utgifter under analysen.
Den beste løsningen er automatisert uttrekk. Det finnes nå løsninger for å administrere utgiftsanalyseprosessen som integreres med regnskapsteam, ERP-verktøy og andre datakilder for å automatisere prosessen.
Samle det inn
Neste trinn er å trekke ut forbruksdataene og legge dem inn i et format som er lett lesbart for analyseverktøyene dine. Denne prosessen, som vanligvis innebærer å samle informasjonen i en sentral database, omfatter blant annet følgende trinn:
- Innhenting av informasjonen i sanntid og standardisering av den: Data fra ulike deler av selskapet kan komme i ulike formater (tenk på ulike fakturaoppsett fra ulike leverandører). Gjør sammenligninger enklere ved å legge alt inn i et felles format.
- Gå gjennom og se etter feilaktige eller foreldede data: Du kan bare generere nyttige resultater hvis datalageret ditt er nøyaktig.
- Å forstå at korrekte data kan være vanskelig å arbeide med: Dette gjelder særlig hvis de bare dekker et tilfeldig utvalg av varer og tjenester. Du ønsker å klassifisere innkjøpene etter for eksempel leverandør eller produkttype. Dette trinnet vil fortelle deg hvor pengene går i selskapet.
I stedet for å jobbe med et stort utvalg av individuelle fakturaer, gir klassifisering av utgiftsdata deg effektivt grupper av innkjøp å jobbe med. Et populært taksonomisystem å bruke er United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).
Analysere det
Finansanalytikere holder øye med visse viktige resultatindikatorer. For innkjøpssystemer kan du se etter gjennomsnittlig innkjøpsordreverdi, leverandørsammensetning, beløp brukt per avdeling eller produktkategori og til og med vilkårene og betingelsene i kontraktene dine. Det finnes mange andre også, så finn de KPI-ene som gir mest mening i din situasjon.
Jo flere detaljer du har å jobbe med, desto mer nyttige kan resultatene bli. Utgiftsanalysen ender med at du kan endre hvordan virksomheten gjennomfører anskaffelser. Basert på funnene kan det være muligheter for å gjøre det:
- Bestille billigere varer fra ulike leverandører uten å gå på kompromiss med kvaliteten.
- Forhandle fram bedre kontrakter med nåværende leverandører
- Bestille varer i bulk for å dra nytte av rabatter (for eksempel hvis to avdelinger bestiller lignende produkter uten å vite om det).
En del av arbeidet med å sette planen for utgiftsanalyseprosessen ut i livet er å få alle avdelingene og toppledelsen med på utgiftsanalyseinitiativet. Det kan være vanskelig å overbevise andre ledere om å endre innkjøpsvanene sine, så gjør det klart på et tidlig tidspunkt hvilke intensjoner du har og hvilke fordeler du forventer.
Det er enkelt å implementere utgiftsanalyse i prosessen din med Qvalia.
Det er ingen hemmelighet at utgiftsanalyse er et kraftfullt verktøy for bedrifter i praktisk talt alle bransjer. Neste skritt er å ta dem i bruk i praksis. Den største utfordringen er å få på plass de riktige prosessene for å frigjøre det virkelige potensialet - og finne de riktige verktøyene for å komme i gang. Excel er åpenbart ikke et alternativ. Regnskapsprogrammet ditt vil ikke gjøre jobben.
Qvalia har det du trenger for raskt å avdekke dyp innsikt i bedriftens utgiftsanalyser. Bestill en demo for å lære mer.
Relaterte artikler
I dagens datadrevne verden er bedrifter stadig på jakt etter innovative måter å utnytte de enorme mengdene med informasjon på. En verdifull ressurs som ofte går ...
Strukturering og klassifisering av dataene dine Effektiv klassifisering av transaksjoner - innsikt i hva som faktisk flyter gjennom organisasjonen din når det gjelder fakturaer og ...
Få mer verdi ut av transaksjonsdataene dine. Oppdag fordelene med datadrevet innkjøpsanalyse, og begynn å forbedre innkjøpsstrategiene allerede i dag. Organisasjonens transaksjonsdata ...