Udgiftsanalyseprocessen: en hurtig vejledning for begyndere

Lider din organisation af ineffektive udgifter? Skærer uautoriserede udgifter ned på dit kvartalsbudget? Ønsker du at reducere omkostningerne, men frygter potentielle konsekvenser som f.eks. dårligere produktkvalitet eller kompromitterede interne operationer? Er ledere fra andre afdelinger modvillige over for at afgive kontrollen over indkøb? Lad os se på, hvordan udgiftsanalyseprocessen kan hjælpe dig.

Det er disse problemer, som udgiftsanalysen har til formål at løse. Ved at gennemgå denne proces, der er populær blandt virksomheder overalt, vil du snart vide, hvad der præcist bliver købt, hvem i virksomheden der foretager transaktionerne, og hvilke leverandører der anvendes. Du kan endda sammenligne de økonomiske resultater med tidligere års resultater og holde nøje styr på økonomien for at undgå utilsigtet budgetoverskridelse.

Udgiftsanalyse kan være en kompliceret overvejelse, som enhver virksomhed skal gennemgå, hvis den ønsker at optimere indkøbsudgifterne. De trin, som en virksomhed gennemgår, varierer afhængigt af dens behov, men lad os tale om de sædvanlige trin, der indgår i et vellykket udgiftsanalyseinitiativ.

Det er ikke altid klart, hvor man kan finde alle udgiftsaktiviteterne. Nogle afdelinger registrerer formelt alle deres fakturaer, mens andre tillader medarbejdere at foretage mindre transaktioner, når de har brug for det. Resultatet er, at adgangen til disse data i høj grad afhænger af kvaliteten af dit kreditorbogholderisystem.

Enhver del af virksomheden kan være ansvarlig for et køb, uanset om det er økonomi, marketing, indkøb eller andet. Selv mellemstore virksomheder ender med at foretage tusindvis af disse små indkøb, og det er vigtigt at holde styr på dem alle for at forhindre ukontrollerede udgifter. Du vil sandsynligvis ikke dække alle kilder til udgiftsdata, men hvis du gør en indsats, kommer du langt.

Glem ikke, at ikke alle indkøb, som en virksomhed foretager, går til fremstilling af produkter. Du har også brug for indirekte udgifter, som omfatter markedsføring, rådgivning, vedligeholdelse, rejser og andre tjenester i forbindelse med opretholdelse af den interne drift. Hold styr på både de direkte og indirekte udgifter under analysen.

Den bedste løsning er automatiseret udtrækning. Der findes nu løsninger til håndtering af udgiftsanalyseprocessen, som integreres med regnskabsteams, ERP-værktøjer og andre datakilder for at automatisere processen.

Det næste skridt er at udtrække forbrugsdataene og lægge dem i et format, der er let læseligt for dine analyseværktøjer. Denne proces, som normalt indebærer indsamling af oplysningerne i en central database, omfatter trin som f.eks:

I stedet for at arbejde med et stort udvalg af individuelle fakturaer giver en effektiv klassificering af udgiftsdata dig grupper af køb at arbejde med. Et populært taxonomisystem er United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).

Finansanalytikere holder øje med visse nøgleresultatindikatorer. For indkøbssystemer skal du se på den gennemsnitlige værdi af indkøbsordrer, leverandørernes sammensætning, det beløb, der bruges pr. afdeling eller produktkategori, og endda vilkårene for dine kontrakter. Der er også mange andre, så find de KPI'er, der giver mest mening under dine omstændigheder.

Jo flere detaljer du har at arbejde med, jo mere brugbare kan resultaterne være. Udgiftsanalysen slutter med din evne til at ændre den måde, hvorpå virksomheden gennemfører indkøb. På baggrund af resultaterne kan der være muligheder for at:

En del af gennemførelsen af din procesplan for udgiftsanalyse er at få alle afdelinger og den øverste ledelse med på udgiftsanalyseinitiativet. Det kan være svært at overbevise andre ledere om at ændre deres indkøbsvaner, så gør det tidligt klart, hvad dine intentioner og forventede fordele er.

Det er ingen hemmelighed, at udgiftsanalyse er et effektivt værktøj for virksomheder i stort set alle brancher. Det næste skridt er at omsætte dem til praksis. Den største udfordring er at få de rigtige processer på plads for at frigøre dets sande potentiale - og identificere de rigtige værktøjer til at komme i gang. Excel er naturligvis ikke en mulighed. Dit regnskabsprogram vil ikke kunne klare opgaven.

Qvalia har det, du har brug for til hurtigt at få dyb indsigt i din virksomheds udgiftsanalyser. Book en demo for at få mere at vide.