De verschillende soorten uitgavenanalyses — en wat u daarover moet weten

Er bestaat geen standaardaanpak voor het analyseren van inkoopuitgaven. Wat uw organisatie bij leveranciers inkoopt, verschilt van wat andere organisaties inkopen, en ook de manier waarop u leveranciersovereenkomsten afsluit, verschilt. Hieronder vindt u de verschillende soorten uitgavenanalyses.

Bedrijven van verschillende omvang en uit diverse sectoren hebben over het algemeen behoefte aan een gespecialiseerde, op maat gemaakte methode voor het uitvoeren van uitgavenanalyses.

Hoewel de voordelen en de algemene werkwijze van uitgavenanalyse overal hetzelfde blijven, gaan we het nu eens hebben over enkele soorten systemen die tegenwoordig worden gebruikt.

Als het gaat om bedrijfsuitgaven, denken de meeste mensen aan fabrieken die de grondstoffen inkopen die nodig zijn om producten te vervaardigen. Deze directe uitgaven dekken echter meestal niet alle behoeften. Sommige aankopen worden gedaan om de interne bedrijfsvoering te ondersteunen. Deze indirecte uitgaven kunnen onder meer bestaan uit adviesdiensten, marketing, onderhoud, IT-diensten, nutsvoorzieningen en personeelszaken.

Waarom is dit onderscheid van belang? Hieronder volgt een overzicht van de manieren waarop we direct en indirect bestedingen verschillend benaderen:

Bij het analyseren van uitgaven gaat het om meer dan alleen directe en indirecte kosten. Bedenk goed hoe je de financiële gegevens gaat bekijken.

Afhankelijk van uw specifieke branche en behoeften zijn er tal van mogelijkheden om de verzamelde informatie te benutten. Of u nu kijkt naar uitgaven per categorie, artikel, contract, leverancier of op een andere manier, dit zijn enkele aanknopingspunten om mee te beginnen. Dit zijn de meest voorkomende vormen van uitgavenanalyse.

Waarom brengen analisten de aankopen eerst in kaart voordat ze met hun analyse beginnen? Door de tijd te nemen om te begrijpen waarvoor je precies betaalt, krijg je een veel beter inzicht in hoe het geld binnen het bedrijf stroomt.

Hoeveel ruimte neemt een bepaalde categorie bijvoorbeeld elk kwartaal in beslag binnen het budget? Is het mogelijk dat meerdere afdelingen soortgelijke producten aanschaffen die mogelijk dezelfde functie vervullen?

Categorieën worden om deze reden over het algemeen sterk aangeraden: ze helpen je prioriteiten te stellen binnen je budget en geven je inzicht in het ‘waarom’ van je uitgaven.

Een andere mogelijkheid is om de uitgaven per specifiek artikel of SKU te bekijken. Ga na wie het artikel heeft gekocht en welke leverancier verantwoordelijk is voor de bestelling. Op dezelfde manier kunt u de gegevens ordenen op basis van contracten met leveranciers, om ervoor te zorgen dat de voorwaarden worden nageleefd en om betere voorwaarden te bedingen.

Een andere, vergelijkbare strategie is om bij het analyseren van uitgaven aandacht te besteden aan de betalingsvoorwaarden. Zoek naar manieren om facturen vervroegd te betalen, aangezien sommige leveranciers hiervoor korting geven. Houd er wel rekening mee dat als je alles te vroeg betaalt, dit ten koste kan gaan van je werkkapitaal.

Overweeg ook om voor elke leverancier waarmee u werkt een apart profiel aan te maken. Leg eerdere transacties en afzonderlijke posten per leverancier vast en baseer toekomstige aankoopbeslissingen op deze gegevens. Op deze manier kunt u wellicht betere voorwaarden bedingen, afwijkingen van raamovereenkomsten signaleren en de relaties met leveranciers effectief verbeteren.

De meeste processen voor uitgavenanalyse bestrijken slechts het grootste deel van de financiële activiteiten van een bedrijf. Een klein deel van de uitgaven bestaat doorgaans uit alle kleine of incidentele aankopen die door medewerkers worden gedaan en die in de meeste administraties niet worden meegenomen. Deze „tail spend“ krijgt weinig aandacht en is daardoor inefficiënt en onbeheerst.

Download het gratis e-book„Een gids voor uitgavenanalyse: hoe u datagestuurde besluitvorming in de inkoop mogelijk maakt“en ontdek hoe u uitgavenanalyse in uw organisatie kunt toepassen.

Uitgavenanalyse lijkt misschien ingewikkeld als je er van buitenaf naar kijkt, maar de basisprincipes kunnen een groot verschil maken voor de financiële processen van je bedrijf.

Met Spend Monitor, de naadloos geïntegreerde functie voor uitgavenanalyse van Qvalia, haalt u vanaf het begin meer waarde uit uw financiële gegevens.