Různé typy analýzy výdajů – a co o nich potřebujete vědět

Neexistuje žádný univerzální přístup k analýze výdajů na nákup. To, co vaše organizace nakupuje od dodavatelů, se liší od toho, co nakupují jiné organizace, a liší se také způsob, jakým uzavíráte smlouvy s dodavateli. Zde jsou různé typy analýzy výdajů.

Podniky různé velikosti a z různých odvětví obecně potřebují specializovaný, na míru šitý způsob provádění analýzy výdajů.

Zatímco výhody a obecný proces analýzy výdajů zůstávají všude stejné, pojďme si nyní představit některé typy systémů, které se dnes používají.

Pokud jde o firemní výdaje, většina lidí si představí továrny nakupující suroviny potřebné k výrobě produktů. Tyto přímé výdaje však většinou nepokrývají všechny potřeby. Některé nákupy se provádějí za účelem zajištění vnitřního chodu firmy. Tyto nepřímé výdaje mohou zahrnovat mimo jiné poradenské služby, marketing, údržbu, IT služby, služby veřejných služeb a lidské zdroje.

Proč je tento rozdíl důležitý? Zde jsou způsoby, jakými se liší náš pohled na přímé a nepřímé výdaje:

Analýza výdajů přesahuje rámec přímých a nepřímých výdajů. Zvažte, jak budete finanční data vyhodnocovat.

V závislosti na konkrétním odvětví a potřebách existuje mnoho možností, jak využít shromážděné informace. Ať už se zajímáte o výdaje podle kategorie, položky, smlouvy, dodavatele nebo jiného kritéria, zde je několik výchozích bodů, které je třeba zvážit. Jedná se o nejběžnější typy analýzy výdajů.

Proč analytici nejprve klasifikují nákupy, než zahájí analýzu? Pokud si uděláte čas na to, abyste pochopili, za co přesně platíte, pomůže vám to lépe pochopit, jak peníze v rámci společnosti proudí.

Například, kolik prostředků z rozpočtu každé čtvrtletí připadá na určitou kategorii? Je možné, že více oddělení nakupuje podobné produkty, které by mohly plnit stejnou funkci?

Kategorie jsou obecně velmi doporučovány z tohoto důvodu: upřednostňují rozpočet a poskytují vám přehled o tom, na co utrácíte.

Další možností je podívat se na výdaje podle konkrétní položky nebo SKU. Zjistěte, kdo danou položku zakoupil a který dodavatel je za objednávku zodpovědný. Podobně můžete organizovat na základě smluv uzavřených s dodavateli, abyste zajistili dodržování podmínek a vyjednali lepší podmínky.

Další podobnou strategií je při analýze výdajů zohlednit platební podmínky. Najděte způsoby, jak faktury platit předčasně, protože někteří dodavatelé za to nabízejí slevy. Nezapomeňte však, že příliš brzké placení všech faktur může snížit váš provozní kapitál.

Zvažte také vytvoření individuálních profilů pro každého dodavatele, kterého využíváte. Zaznamenávejte minulé transakce a položky u každého dodavatele a na základě těchto údajů rozhodujte o budoucích výdajích. Tímto způsobem můžete vyjednat lepší podmínky, identifikovat odchylky od rámcových smluv a efektivně zlepšit vztahy s dodavateli.

Většina procesů analýzy výdajů pokrývá pouze většinu finančních aktivit podniku. Malá část výdajů obvykle zahrnuje všechny malé nebo nepravidelné nákupy zaměstnanců, které většina záznamů nezohledňuje. Tyto „drobné výdaje“ nejsou příliš sledovány, a proto jsou neefektivní a nekontrolované.

Stáhněte si bezplatnou elektronickou knihu„Průvodce analýzou výdajů: Jak umožnit rozhodování na základě dat v oblasti nákupu“a dozvíte se více o tom, jak lze analýzu výdajů využít ve vaší organizaci.

Analýza výdajů se zvenčí může jevit jako složitá, ale její základní principy mohou mít významný vliv na finanční procesy ve vaší společnosti.

Díky funkci Spend Monitor, která je součástí softwaru Qvalia a umožňuje hladkou integraci analýzy výdajů, získáte ze svých finančních dat od samého začátku větší hodnotu.