Der findes ikke nogen "one size fits all"-tilgang til analyse af indkøbsudgifter. Hvad din organisation køber fra leverandører er forskelligt fra en anden, og hvordan du håndterer leverandøraftalerne er også forskellig. Her er de forskellige typer af udgiftsanalyser.
Virksomheder i forskellige størrelser og brancher har generelt brug for en specialiseret, skræddersyet måde at foretage udgiftsanalyser på.
Mens fordelene og den generelle proces for udgiftsanalyse er konstant overalt, kan vi tale om nogle af de typer systemer, der anvendes i dag.
sondringen mellem direkte og indirekte udgifter
Når det drejer sig om virksomheders udgifter, tænker de fleste på fabrikker, der køber de råvarer, der er nødvendige for at fremstille produkter. Men dette direkte forbrug dækker ikke alle behov det meste af tiden. Nogle indkøb foretages for at håndtere den interne drift af en virksomhed. Disse indirekte udgifter kan bl.a. omfatte konsulenttjenester, marketing, vedligeholdelse, IT-tjenester, forsyningsselskaber og menneskelige ressourcer.
Hvorfor er denne sondring vigtig? Her er de måder, hvorpå vi ser forskelligt på direkte og indirekte udgifter:
- Indkøbsteams forventer at bruge et rimeligt beløb på direkte indkøb: De anslår, hvor meget visse råmaterialer skal koste, og forhandler med entreprenørerne i overensstemmelse hermed. Indirekte udgifter indebærer derimod ofte et nulbudget, hvor teamet forsøger at spare så meget som muligt. Lederne skal begrunde alle udgifter, før de føjes til fakturaen.
- Direkte udgifter er i sagens natur altid nødvendige for at fortsætte med at producere produkter og tjenester, der skal sælges: Behovet for indirekte udgifter er udelukkende dikteret af efterspørgslen. Virksomheden bestiller f.eks. kun konsulentydelser, når den har brug for dem.
- En central myndighed, normalt et forsyningskædeteam, håndterer de direkte udgifter: Indirekte omkostninger opstår afhængigt af behovet, så de er ofte uafhængige interessenters ansvar i hele virksomheden.
En analyse af udgifter går længere end blot direkte og indirekte udgifter. Tænk på, hvordan du vil se på de finansielle data.
Metoder til kategorisering og analyse af udgiftsdata
Afhængigt af din specifikke branche og dine behov er der mange ting, du kan gøre med de indsamlede oplysninger. Uanset om du ser på udgifter pr. kategori, vare, kontrakt, leverandør eller andet, kan du overveje følgende udgangspunkter. Dette er de mest almindelige typer af udgiftsanalyser.
Analyse af udgifter til kategorier
Hvorfor klassificerer analytikerne først indkøbene, før de påbegynder analysen? Hvis man tager sig tid til at forstå, hvad man præcist betaler for, er man langt mere vidende om, hvordan pengene strømmer gennem virksomheden.
Hvor meget fylder en bestemt kategori f.eks. i budgettet hvert kvartal? Er det muligt, at flere afdelinger køber lignende produkter, som muligvis kan udføre den samme opgave?
Kategorier anbefales generelt stærkt af denne grund: de prioriterer budgettet og giver dig indsigt i "hvorfor" dine udgifter.
Analyse af udgifter til varer eller kontrakter
En anden mulighed er at se på udgifter efter specifik vare eller SKU. Identificer, hvem der har købt varen, og hvilken leverandør der er ansvarlig for ordren. På samme måde kan du organisere på baggrund af kontrakter indgået med leverandører for at sikre overholdelse af vilkårene og genforhandle bedre aftaler.
En anden lignende strategi er at se på betalingsbetingelserne, når du foretager en analyse af udgifterne. Find måder at betale fakturaer tidligt på, da nogle leverandører tilbyder rabatter for at gøre det. Husk blot, at hvis du betaler alt for tidligt, kan det reducere din driftskapital.
Analyse af leverandørprofilen og udgifterne
Overvej også at oprette individuelle profiler for hver enkelt leverandør, du bruger. Registrer tidligere transaktioner og poster med hver enkelt leverandør, og tag beslutninger om fremtidige udgifter på baggrund af disse data. Du kan måske forhandle bedre aftaler, identificere afvigelser fra rammeaftaler og forbedre forholdet til leverandørerne effektivt på denne måde.
Analyse af udgifter til hale
De fleste udgiftsanalyseprocesser vil kun dække størstedelen af virksomhedens finansielle aktivitet. En lille del af udgifterne dækker typisk alle de små eller sjældne indkøb, som medarbejderne foretager, og som de fleste registreringer ikke tager højde for. Dette "tail spend" får ikke megen opmærksomhed og er derfor ineffektivt og ukontrolleret.
Download den gratis e-bog "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement" og få mere at vide om, hvordan spend analysis kan bruges i din organisation.
Få software til analyse af udgifter
Udgiftsanalyse kan se kompliceret ud udefra, men de grundlæggende elementer kan gøre en betydelig forskel i din virksomheds finansielle processer.
Med Spend MonitorQvalias sømløst integrerede udgiftsanalysefunktion får du mere værdi ud af dine økonomiske data fra starten.
Relaterede artikler
I nutidens datadrevne verden søger virksomheder konstant innovative måder at udvinde værdi fra deres enorme mængder information. Et værdifuldt aktiv, der ofte går ...
Strukturering og klassificering af dine data Effektiv klassifikation af transaktioner - indsigt i, hvad der rent faktisk strømmer gennem din organisation i form af fakturaer og ...
Få mere værdi ud af dine transaktionsdata. Opdag fordelene ved datadrevet spend analytics, og begynd at forbedre dine indkøbsstrategier i dag. Din organisations transaktionsdata ...