Rôzne typy analýzy výdavkov – a čo o nich potrebujete vedieť

Neexistuje žiadny univerzálny prístup k analýze výdavkov na obstarávanie. Vaša organizácia nakupuje od dodávateľov iné veci ako iné organizácie a aj spôsob uzatvárania zmlúv s dodávateľmi sa líši. Tu sú rôzne typy analýzy výdavkov.

Podniky rôznej veľkosti a z rôznych odvetví vo všeobecnosti potrebujú špecializovaný, na mieru prispôsobený spôsob vykonávania analýzy výdavkov.

Zatiaľ čo výhody a všeobecný proces analýzy výdavkov zostávajú všade rovnaké, poďme sa pozrieť na niektoré typy systémov, ktoré sa dnes používajú.

Keď ide o výdavky podnikov, väčšina ľudí si predstaví továrne nakupujúce suroviny potrebné na výrobu produktov. Tieto priame výdavky však vo väčšine prípadov nepokrývajú všetky potreby. Niektoré nákupy sa realizujú na účely zabezpečenia vnútorného chodu podniku. Tieto nepriame výdavky môžu zahŕňať okrem iného poradenské služby, marketing, údržbu, IT služby, energie a ľudské zdroje.

Prečo je toto rozlíšenie dôležité? Tu sú spôsoby, akými sa pozeráme na priame a nepriame výdavky odlišne:

Analýza výdavkov presahuje rámec priamych a nepriamych výdavkov. Zohľadnite, ako budete analyzovať finančné údaje.

V závislosti od konkrétneho odvetvia a potrieb existuje mnoho možností, ako môžete využiť zhromaždené informácie. Nech už sa zameriavate na výdavky podľa kategórie, položky, zmluvy, dodávateľa alebo inak, tu je niekoľko východiskových bodov, ktoré stojí za zváženie. Ide o najbežnejšie typy analýzy výdavkov.

Prečo analytici najprv klasifikujú nákupy a až potom začínajú s analýzou? Venovanie času tomu, aby ste pochopili, za čo presne platíte, vám pomôže zistiť, ako peniaze prúdia v spoločnosti.

Napríklad, koľko prostriedkov z rozpočtu spotrebuje určitá kategória každý štvrťrok? Je možné, že viaceré oddelenia nakupujú podobné produkty, ktoré by mohli plniť rovnakú úlohu?

Kategórie sa z tohto dôvodu vo všeobecnosti dôrazne odporúčajú: uprednostňujú rozpočet a poskytujú vám prehľad o dôvodoch vašich výdavkov.

Ďalšou možnosťou je pozrieť sa na výdavky podľa konkrétnej položky alebo SKU. Zistite, kto položku kúpil a ktorý dodávateľ je zodpovedný za objednávku. Podobne môžete organizovať na základe zmlúv uzatvorených s dodávateľmi, aby ste zabezpečili dodržiavanie podmienok a vyjednali lepšie podmienky.

Ďalšou podobnou stratégiou je pri analýze výdavkov venovať pozornosť platobným podmienkam. Hľadajte spôsoby, ako faktúry uhradiť skôr, pretože niektorí dodávatelia za to ponúkajú zľavy. Nezabúdajte však, že príliš skoré uhradenie všetkých faktúr môže znížiť váš prevádzkový kapitál.

Zvážte tiež vytvorenie individuálnych profilov pre každého dodávateľa, ktorého využívate. Zapisujte si minulé transakcie a položky s každým dodávateľom a na základe týchto údajov rozhodujte o budúcich výdavkoch. Týmto spôsobom môžete vyjednať lepšie podmienky, identifikovať odchýlky od rámcových dohôd a efektívne zlepšiť vzťahy s dodávateľmi.

Väčšina procesov analýzy výdavkov pokrýva len väčšinu finančných aktivít podniku. Malá časť výdavkov zvyčajne pokrýva všetky malé alebo zriedkavé nákupy zamestnancov, ktoré väčšina záznamov nezohľadňuje. Tieto „drobné výdavky“ sa príliš nevenuje pozornosť, a preto sú neefektívne a nekontrolované.

Stiahnite si bezplatnú elektronickú knihu„Príručka k analýze výdavkov: Ako umožniť rozhodovanie na základe údajov v oblasti nákupu“a dozviete sa viac o tom, ako môžete analýzu výdavkov využiť vo vašej organizácii.

Analýza výdavkov sa zvonku môže zdať zložitá, ale jej základné princípy môžu mať významný vplyv na finančné procesy vašej spoločnosti.

S funkciou Spend Monitor, ktorá je súčasťou Qvalia a slúži na analýzu výdavkov, získate zo svojich finančných údajov viac hodnoty už od začiatku.