Die verschiedenen Arten der Ausgabenanalyse - und was Sie über sie wissen müssen

Für die Analyse der Beschaffungsausgaben gibt es kein Patentrezept. Was Ihr Unternehmen von Lieferanten kauft, unterscheidet sich von dem eines anderen, und auch die Art und Weise, wie Sie mit Lieferantenvereinbarungen umgehen, ist unterschiedlich. Hier sind die verschiedenen Arten der Ausgabenanalyse.

Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen benötigen im Allgemeinen eine spezielle, maßgeschneiderte Methode zur Durchführung von Ausgabenanalysen.

Während die Vorteile und der allgemeine Prozess der Ausgabenanalyse überall gleich bleiben, lassen Sie uns über einige der heute verwendeten Systemtypen sprechen.

Die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Ausgaben

Wenn es um Unternehmensausgaben geht, denken die meisten Menschen an Fabriken, die die für die Herstellung von Produkten benötigten Rohstoffe kaufen. Diese direkten Ausgaben decken jedoch in den meisten Fällen nicht den gesamten Bedarf ab. Einige Käufe werden getätigt, um die internen Abläufe eines Unternehmens zu steuern. Zu diesen indirekten Ausgaben gehören u. a. Beratungsdienste, Marketing, Wartung, IT-Dienste, Versorgungsleistungen und Personalwesen.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Im Folgenden werden die direkten und indirekten Ausgaben unterschiedlich betrachtet:

Die Beschaffungsteams rechnen damit, dass sie einen angemessenen Betrag für direkte Einkäufe ausgeben werden: Sie schätzen, wie viel bestimmte Rohstoffe kosten sollten, und verhandeln entsprechend mit den Auftragnehmern. Bei den indirekten Ausgaben hingegen wird oft mit einem Null-Budget gearbeitet, bei dem das Team versucht, so viel wie möglich zu sparen. Die Manager müssen jede Ausgabe rechtfertigen, bevor sie in die Rechnung aufgenommen wird.
Direkte Ausgaben sind naturgemäß jederzeit erforderlich, um weiterhin Produkte und Dienstleistungen zu produzieren und zu verkaufen: Der Bedarf an indirekten Ausgaben wird ausschließlich von der Nachfrage bestimmt. Das Unternehmen bestellt zum Beispiel Beratungsleistungen nur dann, wenn es sie braucht.
Eine zentrale Stelle, in der Regel ein Lieferketten-Team, kümmert sich um die direkten Kosten: Indirekte Kosten entstehen je nach Bedarf und fallen daher oft in die Zuständigkeit unabhängiger Akteure im gesamten Unternehmen.

Bei der Analyse der Ausgaben geht es nicht nur um direkte und indirekte Ausgaben. Berücksichtigen Sie, wie Sie die Finanzdaten betrachten werden.

Methoden zur Kategorisierung und Analyse von Ausgabendaten

Je nach Branche und Bedarf gibt es viele Möglichkeiten, die gesammelten Informationen zu nutzen. Unabhängig davon, ob Sie die Ausgaben nach Kategorie, Artikel, Vertrag, Lieferant oder anderweitig betrachten, sind dies einige Ansatzpunkte, die Sie berücksichtigen sollten. Dies sind die gängigsten Arten der Ausgabenanalyse.

Analyse der Ausgaben für Kategorien

Warum klassifizieren die Analysten die Käufe zuerst, bevor sie mit der Analyse beginnen? Wenn man sich die Zeit nimmt, um zu verstehen, wofür genau man bezahlt, weiß man viel besser, wie das Geld durch das Unternehmen fließt.

Wie hoch ist beispielsweise der Anteil, den eine bestimmte Kategorie pro Quartal im Budget einnimmt? Ist es möglich, dass mehrere Abteilungen ähnliche Produkte kaufen, die möglicherweise dieselbe Aufgabe erfüllen könnten?

Aus diesem Grund sind Kategorien im Allgemeinen sehr empfehlenswert: Sie setzen Prioritäten im Budget und geben Ihnen Einblick in das "Warum" Ihrer Ausgaben.

Analyse der Ausgaben für Artikel oder Verträge

Eine andere Möglichkeit ist die Betrachtung der Ausgaben nach bestimmten Artikeln oder SKU. Ermitteln Sie, wer den Artikel gekauft hat und welcher Lieferant für die Bestellung verantwortlich ist. Ebenso können Sie die mit den Lieferanten abgeschlossenen Verträge aufschlüsseln, um die Einhaltung der Bedingungen sicherzustellen und bessere Konditionen auszuhandeln.

Eine ähnliche Strategie besteht darin, bei der Ausgabenanalyse die Zahlungsbedingungen zu berücksichtigen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Rechnungen vorzeitig zu bezahlen, da einige Lieferanten dafür Rabatte anbieten. Bedenken Sie aber, dass eine zu frühe Zahlung Ihr Betriebskapital schmälern könnte.

Analyse der Ausgaben des Lieferantenprofils

Erwägen Sie auch die Erstellung individueller Profile für jeden Lieferanten, mit dem Sie arbeiten. Zeichnen Sie vergangene Transaktionen und Einzelposten mit jedem Lieferanten auf und treffen Sie auf der Grundlage der Daten Entscheidungen über zukünftige Ausgaben. Auf diese Weise können Sie möglicherweise bessere Angebote aushandeln, Abweichungen von Rahmenvereinbarungen erkennen und die Beziehungen zu den Lieferanten effektiv verbessern.

Analyse der Endverbraucherausgaben

Die meisten Ausgabenanalyseverfahren erfassen nur den Großteil der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens. Ein kleiner Teil der Ausgaben umfasst in der Regel all die kleinen oder seltenen Einkäufe der Mitarbeiter, die in den meisten Aufzeichnungen nicht erfasst werden. Diese "Schwanzausgaben" werden kaum beachtet und sind daher ineffizient und unkontrolliert.

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