أنواع تحليل الإنفاق المختلفة — وما تحتاج إلى معرفته عنها

لا يوجد نهج «واحد يناسب الجميع» لتحليل نفقات المشتريات. فما تشتريه مؤسستك من الموردين يختلف عما تشتريه مؤسسة أخرى، كما تختلف الطريقة التي تتبعها في إبرام الاتفاقيات مع الموردين. وفيما يلي الأنواع المختلفة لتحليل النفقات.

تحتاج الشركات من مختلف الأحجام والقطاعات، بشكل عام، إلى طريقة متخصصة ومصممة خصيصًا لإجراء تحليل الإنفاق.

على الرغم من أن فوائد تحليل الإنفاق وإجراءاته العامة لا تختلف من مكان إلى آخر، فلنتحدث عن بعض أنواع الأنظمة المستخدمة حاليًا.

عندما يتعلق الأمر بالنفقات التجارية، يتصور معظم الناس أن المصانع تشتري المواد الخام اللازمة لتصنيع المنتجات. ومع ذلك، فإن هذا الإنفاق المباشر لا يغطي جميع الاحتياجات في معظم الأحيان. فهناك بعض المشتريات التي تتم من أجل إدارة العمليات الداخلية للشركة. وقد يشمل هذا الإنفاق غير المباشر خدمات الاستشارات، والتسويق، والصيانة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات، والمرافق العامة، والموارد البشرية، من بين أمور أخرى.

لماذا يُعد هذا التمييز مهمًا؟ فيما يلي الطرق التي ننظر بها إلى الإنفاق المباشر وغير المباشر بشكل مختلف:

لا يقتصر تحليل الإنفاق على النفقات المباشرة وغير المباشرة فحسب. بل يجب أن تأخذ في الاعتبار الطريقة التي ستنظر بها إلى البيانات المالية.

اعتمادًا على مجال عملك واحتياجاتك المحددة، هناك العديد من الأمور التي يمكنك القيام بها باستخدام المعلومات التي تجمعها. وسواء كنت تدرس النفقات حسب الفئة أو البند أو العقد أو المورد أو أي تصنيف آخر، فهذه بعض النقاط التي يمكنك البدء منها. وفيما يلي أكثر أنواع تحليل الإنفاق شيوعًا.

لماذا يقوم المحللون بتصنيف المشتريات أولاً قبل الشروع في التحليل؟ إن تخصيص الوقت الكافي لفهم ما تدفع مقابله بالضبط يساعد بشكل كبير في فهم كيفية تدفق الأموال داخل الشركة.

على سبيل المثال، ما هو حجم الميزانية المخصصة لفئة معينة كل ربع سنة؟ وهل من الممكن أن تقوم عدة إدارات بشراء منتجات متشابهة يمكن أن تؤدي نفس المهمة؟

يُنصح بشدة باستخدام الفئات بشكل عام لهذا السبب: تحديد أولويات الميزانية وإطلاعك على الأسباب الكامنة وراء إنفاقك.

هناك خيار آخر يتمثل في فحص النفقات حسب كل بند أو رمز منتج (SKU) على حدة. حدد من اشترى هذا البند والمورد المسؤول عن الطلب. وبالمثل، يمكنك تصنيف البيانات استنادًا إلى العقود المبرمة مع الموردين لضمان الامتثال للشروط وإعادة التفاوض للحصول على صفقات أفضل.

هناك استراتيجية أخرى مشابهة تتمثل في النظر في شروط الدفع عند إجراء تحليل الإنفاق. ابحث عن طرق لتسديد الفواتير مبكرًا، حيث يقدم بعض الموردين خصومات مقابل ذلك. لكن تذكر أن تسديد جميع المبالغ في وقت مبكر جدًا قد يؤدي إلى انخفاض رأس المال العامل لديك.

كما يُنصح بإنشاء ملفات تعريف فردية لكل مورد تتعامل معه. قم بتسجيل المعاملات السابقة والبنود التفصيلية مع كل مورد، واتخذ قرارات الإنفاق المستقبلية استنادًا إلى هذه البيانات. قد تتمكن بهذه الطريقة من التفاوض للحصول على صفقات أفضل، وتحديد أي انحرافات عن الاتفاقيات الإطارية، وتحسين العلاقات مع الموردين بفعالية.

لا تغطي معظم عمليات تحليل الإنفاق سوى الجزء الأكبر من الأنشطة المالية للشركة. وعادةً ما يشمل جزء صغير من الإنفاق جميع المشتريات الصغيرة أو غير المتكررة التي يقوم بها الموظفون، والتي لا تدرجها معظم السجلات. ولا يحظى هذا «الإنفاق المتفرق» باهتمام كبير، وبالتالي فهو غير فعال وغير خاضع للرقابة.

قم بتنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني«دليل تحليل الإنفاق: كيفية تمكين اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات في مجال المشتريات»وتعرف على المزيد حول كيفية الاستفادة من تحليل الإنفاق في مؤسستك.

قد يبدو تحليل النفقات معقدًا للوهلة الأولى، لكن أساسياته يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في العمليات المالية لشركتك.

بفضل " Spend Monitor"، وهي ميزة تحليل الإنفاق المدمجة بشكل سلس في Qvalia، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من بياناتك المالية منذ البداية.