Kulutusanalyysin eri tyypit - ja mitä sinun on tiedettävä niistä?

Hankintakustannusten analysointiin ei ole olemassa "yhden koon" lähestymistapaa. Se, mitä organisaatiosi ostaa tavarantoimittajilta, on erilaista kuin toisen organisaation, ja myös se, miten hoidat toimittajasopimukset, on erilaista. Seuraavassa esitellään erityyppisiä menoanalyysejä.

Erikokoiset ja eri toimialoilla toimivat yritykset tarvitsevat yleensä erikoistuneen ja räätälöidyn tavan tehdä menoanalyysejä.

Vaikka menoanalyysin hyödyt ja yleinen prosessi pysyvät kaikkialla samoina, puhutaanpa muutamista nykyisin käytössä olevista järjestelmätyypeistä.

Kun puhutaan yritysten rahankäytöstä, useimmat ihmiset ajattelevat tehtaita, jotka ostavat tuotteiden valmistukseen tarvittavia raaka-aineita. Nämä suorat menot eivät kuitenkaan useimmiten kata kaikkia tarpeita. Joitakin hankintoja tehdään yrityksen sisäisten toimintojen hoitamiseksi. Tällaisia epäsuoria menoja voivat olla muun muassa konsultointipalvelut, markkinointi, huolto, tietotekniikkapalvelut, yleishyödylliset palvelut ja henkilöstöhallinto.

Miksi tällä erottelulla on merkitystä? Tarkastelemme suoria ja epäsuoria menoja eri tavoin:

Menoanalyysi ei rajoitu vain suoriin ja välillisiin kuluihin. Ota huomioon, miten aiot tarkastella taloudellisia tietoja.

Toimialastasi ja tarpeistasi riippuen voit tehdä kerätyillä tiedoilla monia asioita. Olipa kyseessä menojen tarkastelu luokittain, tuotteittain, sopimuksittain, toimittajittain tai muulla tavoin, nämä ovat joitakin lähtökohtia, joita kannattaa harkita. Nämä ovat yleisimpiä menoanalyysityyppejä.

Miksi analyytikot luokittelevat ostot ensin ennen analyysin aloittamista? Jos käytät aikaa ymmärtääksesi, mistä tarkalleen ottaen maksat, tiedät paljon siitä, miten raha virtaa yrityksen läpi.

Kuinka paljon esimerkiksi tietty luokka vie budjetista neljännesvuosittain? Onko mahdollista, että useat osastot ostavat samankaltaisia tuotteita, joilla voitaisiin mahdollisesti suorittaa sama tehtävä?

Luokkia suositellaan yleisesti ottaen juuri tästä syystä: niiden avulla voit asettaa budjetin tärkeysjärjestykseen ja saada selville, miksi käytät rahaa.

Toinen vaihtoehto on tarkastella menoja tietyn tuotteen tai SKU:n mukaan. Selvitä, kuka on ostanut tuotteen ja mikä toimittaja on vastuussa tilauksesta. Vastaavasti voit järjestellä toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten perusteella, jotta voit varmistaa ehtojen noudattamisen ja neuvotella uudelleen paremmista sopimuksista.

Toinen samankaltainen strategia on maksuehtojen tarkastelu, kun tehdään menoanalyysiä. Etsi keinoja laskujen maksamiseksi etuajassa, sillä jotkut toimittajat tarjoavat alennuksia. Muista kuitenkin, että kaiken liian aikaisin maksaminen saattaa vähentää käyttöpääomaasi.

Harkitse myös omien profiilien luomista jokaiselle käyttämällesi toimittajalle. Kirjaa aiemmat tapahtumat ja budjettikohdat kunkin toimittajan kanssa ja päätä tulevista menopäätöksistä näiden tietojen perusteella. Voit ehkä neuvotella parempia sopimuksia, tunnistaa poikkeamat puitesopimuksista ja parantaa suhteita toimittajiin tehokkaasti tällä tavoin.

Useimmat menoanalyysiprosessit kattavat vain suurimman osan yrityksen taloudellisesta toiminnasta. Pieni osa menoista kattaa tyypillisesti kaikki työntekijöiden tekemät pienet tai harvinaiset ostot, joita ei useimmiten kirjata. Tähän "vähäiseen kulutukseen" ei kiinnitetä paljon huomiota, ja siksi se on tehotonta ja hallitsematonta.

Lataa ilmainen e-kirja "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement" (Opas kulutusanalyysiin: miten mahdollistetaan tietoon perustuva päätöksenteko hankinnoissa) ja opi lisää siitä, miten kulutusanalyysiä voidaan käyttää organisaatiossasi.

Menoanalyysi saattaa vaikuttaa ulkopuolelta monimutkaiselta, mutta sen perusteet voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksesi talousprosesseihin.

Osoitteessa Spend MonitorQvalian saumattomasti integroidun kulujen analysointiominaisuuden avulla saat taloustiedoistasi enemmän arvoa heti alusta alkaen.