De ulike typene utgiftsanalyse - og hva du trenger å vite om dem

Det finnes ingen "one size fits all"-tilnærming til analyse av anskaffelsesutgifter. Hva din organisasjon kjøper fra leverandører er forskjellig fra andre, og hvordan du går frem for å inngå leverandøravtaler er også forskjellig. Her er de ulike typene utgiftsanalyse.

Bedrifter i ulike størrelser og bransjer trenger generelt en spesialisert, skreddersydd måte å gjennomføre utgiftsanalyser på.

Selv om fordelene og den generelle prosessen med utgiftsanalyse forblir konstant overalt, la oss snakke om noen av systemtypene som er i bruk i dag.

Når det gjelder bedriftens utgifter, tenker de fleste på fabrikker som kjøper inn råvarene som trengs for å produsere produkter. I de fleste tilfeller dekker imidlertid ikke disse direkte utgiftene alle behov. Noen innkjøp gjøres for å håndtere den interne driften av virksomheten. Disse indirekte utgiftene kan blant annet omfatte konsulenttjenester, markedsføring, vedlikehold, IT-tjenester, verktøy og menneskelige ressurser.

Hvorfor er dette skillet viktig? Her er hvordan vi ser på direkte og indirekte utgifter på forskjellige måter:

Tilnærming til utgiftsanalyse går utover bare direkte og indirekte utgifter. Gjør rede for hvordan du kommer til å se på de økonomiske dataene.

Avhengig av din spesifikke bransje og dine behov er det mange ting du kan gjøre med informasjonen du samler inn. Enten du ser på utgifter etter kategori, post, kontrakt, leverandør eller annet, er dette noen utgangspunkt du bør vurdere. Dette er de vanligste typene utgiftsanalyse.

Hvorfor klassifiserer analytikerne kjøpene først før de starter analysen? Å ta seg tid til å forstå nøyaktig hva du betaler for, er viktig for å vite hvordan pengene flyter gjennom selskapet.

Hvor mye tar for eksempel en bestemt kategori opp i budsjettet hvert kvartal? Er det mulig at flere avdelinger kjøper lignende produkter som muligens kan utføre samme oppgave?

Kategorier anbefales generelt sterkt av denne grunn: å prioritere budsjettet og gi deg innsikt i "hvorfor" utgiftene dine.

Et annet alternativ er å se på utgifter etter spesifikk vare eller SKU. Identifiser hvem som kjøpte varen og hvilken leverandør som er ansvarlig for bestillingen. På samme måte kan du organisere basert på kontrakter inngått med leverandører for å sikre overholdelse av vilkårene og reforhandle bedre avtaler.

En annen lignende strategi er å se på betalingsbetingelsene når du analyserer utgiftene. Finn måter å betale fakturaer tidlig på, ettersom noen leverandører tilbyr rabatter for å gjøre det. Bare husk at å betale alt for tidlig kan redusere arbeidskapitalen din.

Vurder også å opprette individuelle profiler for hver leverandør du bruker. Registrer tidligere transaksjoner og linjeposter med hver leverandør, og ta beslutninger om fremtidige utgifter basert på dataene. På denne måten kan du kanskje forhandle frem bedre avtaler, identifisere avvik fra rammeavtaler og forbedre forholdet til leverandørene på en effektiv måte.

De fleste utgiftsanalyseprosesser vil bare dekke størstedelen av virksomhetens økonomiske aktivitet. En liten del av utgiftene dekker vanligvis alle de små eller sjeldne innkjøpene som gjøres av ansatte, og som de fleste registreringer ikke tar hensyn til. Disse "haleutgiftene" får ikke mye oppmerksomhet og er derfor ineffektive og ukontrollerte.

Last ned den gratis e-boken "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement" og lær mer om hvordan utgiftsanalyse kan brukes i organisasjonen din.

Utgiftsanalyse kan virke komplisert sett utenfra, men det grunnleggende kan utgjøre en betydelig forskjell i bedriftens økonomiske prosesser.

Med Spend MonitorQvalias sømløst integrerte funksjon for utgiftsanalyse får du mer verdi ut av de økonomiske dataene dine fra første stund.