Digitale transformatie in de financiële sector is complex, maar de eerste stap zetten is misschien wel eenvoudiger dan u denkt. Dit zijn de bouwstenen voor een succesvolle automatisering van financiële processen.
Een succesvolle – en duurzame – digitalisering en automatisering zijn vrijwel onmogelijk zonder gedetailleerd inzicht in de dagelijkse gegevens met betrekking tot de belangrijkste financiële functies.
Elk duurzaam project voor digitale transformatie moet zich richten op data en ervoor zorgen dat de beheerde informatie digitaal, correct en gestructureerd is. Ervoor zorgen dat de financiële gegevens worden verwerkt volgens de algemene regels voor gegevensbeheer is in feite een enorme stap vooruit. Niet in de laatste plaats helpt het je om afwijkingen te voorkomen – misschien wel een van de grootste vijanden van elke automatiseringstechnologie.
Gegevens vormen de bouwstenen van financiële automatisering. Financiële teams en digitale leiders binnen de organisatie moeten deze vragen aanpakken om concrete vooruitgang te boeken:
- Hoe worden de gegevens in het proces ingevoerd?
- Hoe waarborgen we de kwaliteit van de gegevens? Hoe weten we of ze kloppen?
- Hoe kunnen we de gegevens naar onze behoeften structureren, verwerken en visualiseren?
Dankzij de toegenomen digitalisering en betere gegevenskwaliteit beschikt u over aanzienlijk verbeterde mogelijkheden om uw processen op maat van uw organisatie te programmeren, waardoor u meer controle krijgt en efficiënte automatisering mogelijk wordt. Of het nu gaat om rapportage, factuurbeheer, het verkrijgen van nauwkeurige uitgavengegevens, het optimaliseren van de cashflow en betalingen, workflows of enig ander aspect van de financiële bedrijfsvoering.
Laten we deze drie belangrijke gebieden en hun invloed op uw financiële activiteiten eens nader bekijken.
Handmatige invoer elimineren
Door het aantal handmatige handelingen te verminderen, versnelt u niet alleen uw werkprocessen, maar neemt u ook belangrijke maatregelen om kostbare fouten verderop in het proces te voorkomen.
Door gebruik te maken van machinaal leesbare zakelijke documenten, met name e-facturen, en deze te koppelen aan externe, actuele gegevensbronnen, kunt u processen stroomlijnen en het handmatig invoeren van gegevens tot een minimum beperken. Dit is met name van groot belang bij repetitieve taken.
Hier zijn een paar tips om handmatige invoer te beperken:
- Breng je proces in kaart. Maakhet zo visueel mogelijk om een overzicht te krijgen van de hindernissen en mogelijkheden voor verbetering.
- Breng handmatige handelingen in kaart.Maak een overzicht van alle stappen in het proces waarbij handmatige invoer nodig is, van het boeken van facturen tot het toevoegen van nieuwe leveranciers aan het systeem.
- Evalueer uw IT-omgeving en bekijk welke uitbreidingen mogelijk zijn. Bekijk uw huidige IT-systemen en -configuratie en in hoeverre deze handmatige invoer kunnen verminderen. Onderzoek of u met cloudgebaseerde tools de hiaten kunt opvullen.
Haal het maximale uit je gegevenskwaliteit
De kwaliteit van uw informatie is een essentiële factor voor succes bij digitale transformatie. Laten we kort bekijken wat kwaliteit vanuit dataperspectief in de financiële sector inhoudt.
Een belangrijk aspect is ongetwijfeld de juistheid van de informatie. Neem facturen als voorbeeld: bevatten ze de vereiste informatie? Komen ze overeen met de levering en de zakelijke overeenkomst? Een ander aspect is het medium waarop de informatie staat. Is deze gemakkelijk te begrijpen en te verwerken? Is deze machinaal leesbaar? Een absolute meerderheid van de facturen bestaat nog steeds uit PDF's die moeten worden gescand en geïnterpreteerd voordat ze verder kunnen worden verwerkt, wat een belangrijke factor is in het feit dat wereldwijd nog steeds zo'n 90% van de facturen handmatig wordt verwerkt.
Door de gegevenskwaliteit te verbeteren, bent u beter in staat om uw processen te stroomlijnen en automatisering effectiever te maken. Aangezien afwijkingen in 99 van de 100 gevallen handmatig werk vereisen – of het nu gaat om factuurverwerking, boekhouding, betalingen, rapportage of enig ander aspect van de financiële bedrijfsvoering – vormen ze altijd een risico dat geautomatiseerde processen worden onderbroken.
Het verbeteren van de gegevenskwaliteit is voor veel bedrijven de logische eerste stap op weg naar een solide en duurzame automatisering van de financiële processen.
- Ga digitaal. Bedrijven die de gegevenskwaliteit snel willen verbeteren, moeten e-facturering als hoeksteen van hun transacties gaan gebruiken. Vraag uw leveranciers om e-facturen te versturen om het aandeel van elektronische gegevens te vergroten. Andere stappen zijn bijvoorbeeld digitale contracten en het onderzoeken van de beschikbaarheid (en bruikbaarheid) van infrastructuren voor elektronische post. Zorg ervoor dat nieuwe processen voor opslag en integraties duidelijk worden gedefinieerd en geïmplementeerd.
- Automatiseer de validatie. Zorg ervoor dat u over de juiste tools beschikt om de validatie van grote hoeveelheden arbeidsintensieve bedrijfsdocumenten, zoals facturen, te automatiseren. Stel uw specifieke regels en vereisten vast en maak gebruik van technologie die afwijkingen voor u opspoort en beheert.
- Gebruik internationale normen. Voorkom interoperabiliteitsproblemen (en advieskosten) door wereldwijde normen zoals Peppol te gebruiken.
Breng structuur aan in je gegevens
Hoogwaardige, machinaal leesbare gegevens kunnen wonderen doen voor uw financiële processen. Met de juiste technologie zijn gestructureerde financiële gegevens niet alleen een voorwaarde om fouten te voorkomen, maar ook een manier om nieuwe inzichten te verkrijgen, met name op cruciale gebieden zoals inkoop of boekhouding.
Digitaal gestructureerde, gevalideerde en goedgekeurde transacties kunnen bijvoorbeeld automatisch op regelniveau in uw grootboek worden geboekt. Zo krijgt u met veel minder moeite inzicht in uw zakelijke uitgaven. De analyses tonen niet alleen de aankoopbedragen op factuurniveau, maar ook per aangekocht product of dienst.
- Stel maatstaven op voor uitgavenanalyse. Koopt u bij de juiste leveranciers tegen de juiste prijs? Zijn er verborgen kansen voor centrale overeenkomsten? Moet u meer grip krijgen op ongeoorloofde uitgaven? Bepaal welke KPI het meest waardevol is en uw strategische inkoopbeslissingen ondersteunt.
- Bepaal de mogelijkheden en tijdschema’s. Wat is uw huidige verhouding tussen analoge en digitale gestructureerde formaten? Tussen pdf’s en e-facturen? De omvang van de gestructureerde gegevens in uw huidige financiële gegevensbestand bepaalt hoe ver u vanaf het begin kunt komen.
- Vereenvoudig de boekhouding. Met een gedigitaliseerd financieel proces en gestructureerde transactiegegevens kunt u de complexiteit van de boekhouding terugdringen. Heeft uw rekeningstelsel wel honderden rekeningen nodig als de gegevens digitaal gestructureerd en gemakkelijk toegankelijk zijn? Digitale transformatie op financieel gebied vereist aanpassing aan regels voor gegevensbeheer – niet aan eeuwenoude principes die zijn bedacht voor een wereld van pen en papier.
Financiële automatisering eenvoudig gemaakt
Qvalia is anders. We hebben een platform ontwikkeld om financiële processen te transformeren op basis van de principes van gegevensbeheer. Het resultaat is een aanzienlijk verbeterde automatisering, meer controle en eenvoudigere toegang tot uw uitgavengegevens. Onze cloudgebaseerde technologie is eenvoudig te installeren en te integreren in uw bestaande ERP-systeem.