Rahoituksen digitaalinen muutos on monimutkainen, mutta alkuun pääseminen voi olla helpompaa kuin luuletkaan. Tässä ovat onnistuneen rahoitusautomaation rakennuspalikat.
Onnistunut - ja kestävä - digitalisointi ja automatisointi ovat lähes mahdottomia ilman taloushallinnon ydintoimintoihin liittyvien päivittäisten tietojen tarkkaa hallintaa.
Kaikissa kestävissä digitaalisen muutoksen hankkeissa on keskityttävä tietoon ja siihen, että hallinnoitu tieto on digitaalista, oikeaa ja jäsenneltyä. Sen varmistaminen, että taloustietoja käsitellään tiedonhallinnan yleisten sääntöjen mukaisesti, on itse asiassa valtava edistysaskel. Eikä vähiten se auttaa välttämään poikkeamia - kiistatta yksi minkä tahansa automaatioteknologian pahimmista vihollisista.
Tiedot ovat rahoituksen automatisoinnin rakennuspalikoita. Taloushallinnon tiimien ja organisaation digitaalisten johtajien on vastattava näihin kysymyksiin, jotta saavutetaan konkreettista edistystä:
- Miten tiedot syötetään prosessiin?
- Miten varmistamme tietojen laadun? Mistä tiedämme, että se on oikein?
- Miten jäsennämme, käsittelemme ja visualisoimme tiedot tarpeidemme mukaisesti?
Lisääntyneen digitalisoinnin ja paremman tiedonlaadun ansiosta sinulla on radikaalisti paremmat valmiudet ohjelmoida organisaatiollesi räätälöityjä prosesseja ja saada enemmän hallintaa ja mahdollistaa tehokas automatisointi. Olipa kyse sitten raportoinnista, laskujen hallinnasta, tarkkojen kulutustietojen saamisesta, kassavirran ja maksujen optimoinnista, työnkuluista ja mistä tahansa muusta taloushallinnon toimintojen osa-alueesta.
Tutustutaanpa tarkemmin näihin kolmeen keskeiseen osa-alueeseen ja niiden vaikutukseen taloushallintoon.
Manuaalisten kirjausten poistaminen
Vähentämällä manuaalisten kosketuspisteiden määrää parannat toimintojesi nopeutta ja otat myös tärkeitä askeleita kalliiden virheiden välttämiseksi myöhemmässä vaiheessa.
Käyttämällä koneellisesti luettavia liiketoiminta-asiakirjoja, erityisesti verkkolaskuja, ja integroimalla ne ulkoisiin päivitettyihin tietolähteisiin voit virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää tietojen näppäilemisen tarvetta. Tämä on erityisen tärkeää toistuvissa tehtävissä.
Seuraavassa on muutamia lähtökohtia, joiden avulla voit vähentää manuaalisten kirjausten tarvetta:
- Kartoita prosessisi. Tee siitä mahdollisimman visuaalinen, jotta saat yleiskuvan esteistä ja optimointimahdollisuuksista.
- Paikanna manuaaliset kosketuspisteet. Tee luettelo kaikista prosessin vaiheista, joissa tarvitaan manuaalisia kirjauksia, aina laskujen kirjaamisesta uusien toimittajien lisäämiseen.
- Arvioi pinoasi, tutki lisäyksiä. Tarkastele nykyisiä IT-järjestelmiäsi ja -asetuksiasi sekä niiden mahdollisuuksia vähentää manuaalisia kirjauksia. Tutki mahdollisuutta lisätä pilvipohjaisia työkaluja täyttämään aukkoja.
Maksimoi tietojen laatu
Tietojen laatu on olennainen tekijä digitaalisen muutoksen onnistumisessa. Tarkastellaan lyhyesti, mikä määrittelee laadun tiedon näkökulmasta taloushallinnossa.
Tärkeä näkökohta on varmasti tietojen oikeellisuus. Otetaan esimerkiksi laskut; sisältävätkö ne vaaditut tiedot? Vastaavatko ne toimitusta ja liiketoimintasopimusta? Toinen näkökohta on tiedon välittäjä. Onko se helposti ymmärrettävissä ja käsiteltävissä? Onko se koneellisesti luettavissa? Ehdoton enemmistö laskuista on edelleen PDF-tiedostoja, jotka on skannattava ja tulkittava ennen jatkokäsittelyä, mikä on suuri syy siihen, että noin 90 prosenttia laskuista käsitellään maailmanlaajuisesti edelleen manuaalisesti.
Parantamalla tietojen laatua voit virtaviivaistaa prosesseja ja tehostaa automaatiota. Koska poikkeamat vaativat 99 kertaa sadasta manuaalista työtä - liittyivätpä ne sitten laskujen käsittelyyn, kirjanpitoon, maksuihin, raportointiin tai mihin tahansa muuhun rahoitustoiminnan osa-alueeseen - on aina vaarana, että automatisoidut prosessit menevät oikosulkuun.
Tietojen laadun parantaminen on monille yrityksille luonnollinen ensimmäinen askel kohti vakaata ja kestävää automaatiota taloushallinnossa.
- Siirry digitaalisuuteen. Yritysten, jotka haluavat nopeasti parantaa tietojen laatua, olisi otettava sähköinen laskutus käyttöön liiketoimiensa kulmakiveksi. Vaadi tavarantoimittajiltasi verkkolaskuja sähköisen tiedon osuuden lisäämiseksi. Muita askeleita voivat olla digitaaliset sopimukset ja sähköisten posti-infrastruktuurien saatavuuden (ja käytettävyyden) tutkiminen. Varmista, että uudet tallennus- ja integraatioprosessit määritellään ja toteutetaan selkeästi.
- Automatisoi validointi. Varmista, että käytössäsi on oikeat työkalut, joilla voit automatisoida suuren määrän ja paljon työtä vaativien liiketoiminta-asiakirjojen, kuten laskujen, validoinnin. Määrittele erityiset säännöt ja vaatimukset ja ota käyttöön teknologia, joka tunnistaa ja hallitsee poikkeamat puolestasi.
- Käytä kansainvälisiä standardeja. Vältä yhteentoimivuusongelmia (ja konsultointimaksuja) käyttämällä maailmanlaajuisia standardeja, kuten Peppolia.
Tietojen jäsentäminen
Laadukkaat, koneellisesti luettavat tiedot voivat tehdä ihmeitä rahoitusprosessissasi. Oikean tekniikan avulla jäsennelty talousdata ei ole vain edellytys virheiden välttämiseksi, vaan myös keino tarjota uusia oivalluksia erityisesti hankintojen ja kirjanpidon kaltaisilla kiireellisillä aloilla.
Digitaalisesti jäsennellyt, validoidut ja hyväksytyt tapahtumat voidaan esimerkiksi kirjata automaattisesti pääkirjanpitoon rivikohtaisesti. Liiketoimintasi kulut voidaan tehdä näkyviksi paljon vähemmällä vaivalla. Analytiikka voi näyttää paitsi ostot laskun summatasolla - myös jokaisen ostetun tuotteen tai palvelun.
- Määritä kulujen analysoinnin mittarit. Ostatko oikeilta toimittajilta oikeaan hintaan? Onko keskitettyjä sopimuksia varten piilotettuja mahdollisuuksia? Tarvitsetko enemmän valvontaa poikkeavien menojen suhteen? Määrittele tärkeimmät suorituskykyindikaattorit, joilla on eniten arvoa ja jotka tukevat strategisia hankintapäätöksiäsi.
- Määrittele valmiudet ja aikataulu. Mikä on nykyinen analogisten ja digitaalisten rakenteellisten formaattien suhde? PDF-tiedostot vs. verkkolaskut? Strukturoitujen tietojen määrä nykyisessä taloustietovarannossasi määrittää, kuinka pitkälle voit päästä alusta alkaen.
- Yksinkertaisesti kirjanpitoprosessi. Digitalisoidun talousprosessin ja jäsenneltyjen tapahtumatietojen avulla voit vähentää kirjanpidon monimutkaisuutta. Tarvitseeko tilikarttasi satoja tilejä, jos tiedot ovat digitaalisesti jäsenneltyjä ja helposti saatavilla? Digitaalinen muutos taloushallinnossa edellyttää sopeutumista tiedonhallintasääntöihin - ei vuosisatoja vanhoihin periaatteisiin, jotka on tehty kynien ja paperien maailmaan.
Rahoituksen automatisointi helpoksi
Qvalia on erilainen. Kehitimme tiedonhallinnan periaatteisiin perustuvan alustan rahoitustoimintojen muuttamiseksi. Tuloksena on radikaalisti parannettu automatisointi, parempi valvonta ja yksinkertaisempi pääsy kulutustietoihin. Pilvipohjainen teknologiamme on helppo ottaa käyttöön ja integroida olemassa olevaan toiminnanohjausjärjestelmäänne.